ActiveCampaign ist ein visuelles Tool – im Video siehst du jeden Klick in der echten Oberfläche. Der Guide darunter ist dein Nachschlagewerk zum schnellen Wiederfinden.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Datendichte ist das Argument: Der Vertrieb sieht am Deal jede Mail, jeden WhatsApp-Verlauf und die Lead-Quelle.
- Insellösungen kosten dreifach: Software, Schnittstellen-Tools (~50 €/Monat) und regelmäßige Sync-Ausfälle.
- Die vier Anzeigefelder jeder Deal-Karte lassen sich pro Dealstufe unterschiedlich belegen.
- Automationen legen Deals und Aufgaben automatisch an – Vertriebsarbeit entsteht aus Marketing-Signalen.
- Sales Engagement sendet automatisierte echte 1:1-Mails ohne Abmeldelink aus dem Postfach des Vertrieblers – der Follow-up-Gamechanger.
In dieser Lektion
Warum das CRM in ActiveCampaign gehört – nicht daneben
Das Sales-CRM ist als Add-on in den Plänen Plus, Pro und Enterprise buchbar – in zwei Varianten: „Pipelines" und „Pipelines + Sales Engagement". Die Empfehlung vorweg: Probiere es aus, bevor du ein separates CRM anschaffst. Der Grund ist die Datendichte – dein Vertrieb sieht am Deal die komplette Historie: welche Mails rausgingen, wie die WhatsApp-Konversation lief, über welches Formular und welche Quelle der Lead kam. Insellösungen bedeuten dagegen dreifache Softwarekosten plus Schnittstellen über Zapier, Make oder n8n (schnell weitere 50 € im Monat) – die erfahrungsgemäß alle paar Wochen haken und Frust erzeugen.
Pipeline anlegen: Zugriff, Währung, Zuweisung
Beim Anlegen einer Pipeline definierst du Name, Zugriffsrechte (einzelne Benutzer oder Gruppen wie „Outbound-Vertrieb"), die Standardwährung und die Zuweisungsmethode: manuell – oder Ringverteilung (Round-Robin), bei der eingehende Leads gleichmäßig auf deine Vertriebler verteilt werden. Typische Dealstufen sind: Neuer Lead → in Kontakt → Follow-up → Erstgespräch → Follow-up Potenzial → Zweitgespräch → Kunde gewonnen. Es gibt kein Universalrezept – die Stufen folgen deinem Prozess.
Dealstufen im Detail konfigurieren
Jede Stufe lässt sich einzeln einstellen: Farbe, Spaltenbreite (schmal für Follow-up-Spalten), Sortierung der Deals (nach Wert, Alter, nächster Aktion) – und vor allem die vier Anzeigefelder jeder Deal-Karte. Die kannst du pro Stufe unterschiedlich belegen: In „Neuer Lead" zeigt die Karte die Telefonnummer, im Follow-up stattdessen die nächste fällige Aufgabe. Neben dem Kanban-Board mit Drag & Drop (inklusive Ablagezonen für „gewonnen" und „verloren") gibt es eine Listenansicht und eine Aufgaben-Ansicht, die überfällige, ausstehende und geplante Aufgaben zeigt.
Deals, Aufgaben und die Qualifizierungs-Checkliste
Ein Deal trägt Wert, Pipeline-Stufe, Eigentümer, erwartetes Abschlussdatum, Notizen – und beliebige eigene Felder. Damit wandert die komplette Qualifizierungs-Checkliste deines Vertriebs direkt in den Deal: kein separates Formular mehr im Erstgespräch. Aufgaben (Typ Anruf, E-Mail usw.) bekommen Fälligkeitsdatum und Uhrzeit; die Aufgabenliste ist der Morgen-Einstieg für jeden Vertriebler – farblich markiert, was heute fällig oder überfällig ist.
Das CRM in Automationen: Deals und Aufgaben automatisch anlegen
Der eigentliche Hebel: Alles davon steht auch in Automationen als Aktion bereit. Eine Automation kann Deals erstellen („Follow-up nach Weihnachten", 1.000 €, Stufe Follow-up Potenzial) und direkt Aufgaben anhängen – bezogen z. B. auf den zuletzt aktualisierten Deal des Kontakts. So entsteht Vertriebsarbeit automatisch aus Marketing-Signalen, statt dass jemand daran denken muss.
Der Dealbreaker: automatisierte 1:1-Mails (Sales Engagement)
Der Unterschied zwischen den zwei CRM-Varianten entscheidet sich an einer Frage: Sollen automatisierte Mails als echte 1:1-Mails aus dem verknüpften Postfach (Google, Microsoft) des Vertrieblers rausgehen – ohne Abmeldelink, im persönlichen Ton? Mit Sales Engagement baust du z. B. diese Strecke: Der Vertriebler setzt im Deal ein Datumsfeld „Follow-up"; eine Automation prüft täglich um 9 Uhr, ob das Datum erreicht ist, und sendet dann automatisch die persönliche Follow-up-Mail im Namen des Vertrieblers („Hey [Vorname], ich wollte mich bezüglich unseres Telefonats melden…"). Genau diese Follow-ups werden im Alltag am häufigsten vergessen – und sind gleichzeitig die Mails, die Abschlüsse retten. Für kleine Teams, die nur klassische Marketing-Mails versenden, reicht die Pipelines-Variante; wer den Vertrieb automatisieren will, nimmt Sales Engagement.
Häufige Fragen zu dieser Lektion
Was kostet das Sales CRM in ActiveCampaign?
Das CRM ist ein Add-on für die Pläne Plus, Pro und Enterprise, in zwei Varianten: „Pipelines" und „Pipelines + Sales Engagement". Verglichen mit einem separaten CRM plus Schnittstellen-Tools ist das Add-on meist deutlich günstiger.
Was ist der Unterschied zwischen Pipelines und Sales Engagement?
Pipelines liefert Deals, Stufen und Aufgaben. Sales Engagement ergänzt verknüpfte E-Mail-Postfächer und automatisierte persönliche 1:1-Mails ohne Abmeldelink – etwa datumsgesteuerte Follow-ups im Namen des Vertrieblers.
Für wen reicht das ActiveCampaign-CRM aus?
Für rund 95 % der Unternehmen. Nur spezialisierte Kaltakquise-Teams mit Power-Dialer-Bedarf stoßen an Grenzen – für Inbound-Vertrieb mit Marketing-Anbindung ist die native Integration den Insellösungen überlegen.