ActiveCampaign Felder: Anleitung zum individualisieren und personalisieren

Individuelle Felder in ActiveCampaign speichern kontaktbezogene Daten, die du in E-Mails, Segmentierungen und Automationen weiterverwendest. Jeder Feldtyp hat einen eigenen Verwendungszweck: Dropdown-Felder erzeugen konsistente Datensätze, Datumsfelder lösen zeitgesteuerte Automationen aus, Textfelder fangen freie Eingaben auf. Wer die Feldstruktur einmal sauber anlegt, spart sich dauerhaft manuelle Korrekturen.

Das Wichtigste in Kürze

• Individuelle Felder speichern stabile Kontaktdaten; Tags bilden Ereignisse und Zustände ab – die Rollen sollten nicht vermischt werden.
• ActiveCampaign stellt sieben Feldtypen bereit; Dropdown und Checkboxen sind fast immer besser als Freitext, weil sie Tippfehler und Schreibvarianten ausschließen.
• Aus jedem Feld entsteht automatisch ein Personalisierungstag, den du in E-Mail-Texten und Betreffzeilen einsetzen kannst.
• Datumsfelder können Automationen pünktlich auslösen – etwa für Geburtstagsmails oder Verlängerungserinnerungen.
• Felder lassen sich in Gruppen organisieren; eine klare Gruppenstruktur spart Zeit bei Pflege und Troubleshooting.

Felder oder Tags – was ist der richtige Datenbehälter?

Der häufigste Einrichtungsfehler ist nicht der falsche Feldtyp, sondern das Verwechseln von Feldern und Tags. Beide speichern Informationen zu einem Kontakt, aber mit sehr unterschiedlichen Eigenschaften und Einsatzzwecken.

Felder eignen sich für stabile, dauerhafte Daten eines Kontakts: Geburtsdatum, Firmenname, Jobbezeichnung, bevorzugte Sprache oder Produktkategorie. Das Schlüsselmerkmal: Du willst den Wert abrufen und in einer E-Mail ausgeben. Genau das ermöglichen Personalisierungstags – sie greifen direkt auf den Feldinhalt zu und setzen ihn in den E-Mail-Text ein.

Tags sind die richtige Wahl für Ereignisse und veränderliche Zustände: „Webinar besucht“, „Testversion gestartet“, „Kaufabbruch August“. Ein Tag ist entweder gesetzt oder nicht – du kannst ihn nicht in einen E-Mail-Text einbetten wie einen Feldwert. Dafür lässt er sich in Segmentierungen und Automationsbedingungen hervorragend kombinieren. Wer Feldinhalte aus Formularen mit Tags spiegeln will, kann dafür die Automation „Apply Tags to Contacts Based on Custom Fields“ nutzen.

Die Faustregel lautet: Würde sich die Information im Kontaktprofil auf einer Visitenkarte befinden, gehört sie in ein Feld. Würde sie einen Zeitstempel oder ein Ereignis beschreiben, gehört sie als Tag. Mehr zur richtigen Nutzung von Tags in ActiveCampaign findest du im separaten Leitfaden.

Alle Feldtypen in ActiveCampaign und wann sie passen

ActiveCampaign bietet sieben Feldtypen für Kontaktfelder. Die Wahl des richtigen Typs entscheidet, ob deine Daten sauber und nutzbar bleiben oder ob du später aufwendig bereinigen musst.

Texteingabe

Einzeiliger Freitext. Sinnvoll für individuelle Angaben, die sich nicht in eine vordefinierte Liste pressen lassen: Firmenname, Jobbezeichnung, LinkedIn-URL. Der Nachteil ist die fehlende Standardisierung – wer „München“ eingibt, wird nicht gefunden, wenn eine Automation „munich“ als Wert prüft. Freitextfelder sparsam einsetzen und möglichst nur für Daten, die nie als Filterbedingung in Automationen gebraucht werden.

Textbereich

Mehrzeiliger Freitext. Geeignet für Notizen, die ein Vertriebsmitarbeiter manuell einträgt, oder für längere Beschreibungen. Nicht sinnvoll für Daten, die in Automationen ausgewertet werden sollen, da mehrzeilige Texte keine verlässliche Bedingungsprüfung erlauben.

Datum

Speichert ein Datum im Format JJJJ-MM-TT. Dieser Feldtyp ist besonders mächtig, weil ActiveCampaign darauf eine zeitgesteuerte Automation aufbauen kann: Die Automation beginnt X Tage vor oder nach dem gespeicherten Datum. Einsatzbereiche sind Geburtstage, Vertragslaufzeiten, geplante nächste Kontakttermine oder Kaufdaten.

Dropdown

Auswahl aus vordefinierten Optionen – nur eine Auswahl möglich. Ideal für alle Felder mit begrenzten, klar abgrenzbaren Werten: Geschlecht, Land, bevorzugte Sprache, Kundensegment (Starter / Professional / Enterprise). Dropdown-Felder verhindern Schreibvarianten und machen Segmentierungen zuverlässig. Wer nach Land = Deutschland filtert, findet alle Kontakte, nicht nur jene, die „Deutschland“ exakt so geschrieben haben.

Checkboxen

Mehrfachauswahl aus vordefinierten Optionen. Geeignet für Interessen, Produktkategorien oder Opt-in-Präferenzen. Ein Kontakt kann gleichzeitig „E-Mail-Marketing“, „CRM“ und „Automatisierung“ auswählen. Wichtig: Checkboxen in Bedingungen prüfen bedeutet immer, ob ein bestimmter Wert enthalten ist – nicht ob alle Werte exakt übereinstimmen.

Radio-Buttons

Wie Dropdown, aber als visuelle Auswahl ohne Klappliste. In Formularen eignen sich Radio-Buttons, wenn du maximal fünf Optionen hast und alle auf einen Blick sichtbar sein sollen. In Automationsbedingungen verhalten sie sich identisch zum Dropdown-Typ.

Versteckte Felder

Für Daten, die Kontakte weder sehen noch bearbeiten sollen: UTM-Parameter, interne Scores, Herkunftsquelle oder Kampagnenattribution. Versteckte Felder werden typischerweise über URL-Parameter in Formularen befüllt oder per API gesetzt. Sie erscheinen nicht auf Formularen, stehen aber vollständig für Segmentierungen und Personalisierungstags zur Verfügung.

Felder anlegen: So baust du deine Feldstruktur auf

Bevor du das erste Feld erstellst, lohnt sich eine kurze Strukturüberlegung: Welche Gruppen brauchst du? ActiveCampaign lässt dich Felder in benannten Gruppen organisieren. Gute Gruppen spiegeln Verwendungszwecke wider, nicht Datenquellen. Schlecht wären Gruppen wie „Webformular-Daten“ oder „API-Import“. Gut wären „Personalisierung“, „Vertrieb“, „Präferenzen“ und „Reporting“. Die Unterscheidung klingt klein, macht aber den Unterschied zwischen einer Feldliste, die in drei Jahren noch verständlich ist, und einem Wildwuchs, den niemand mehr durchblickt.

1. Öffne Kontakte → Felder verwalten. Rechts oben findest du die Schaltfläche zum Hinzufügen einer Gruppe.
2. Klicke auf Gruppe hinzufügen, vergib einen sprechenden Namen wie „Personalisierung“ und speichere die Gruppe.
3. Klicke innerhalb der neuen Gruppe auf Feld hinzufügen. Gib dem Feld einen kurzen, eindeutigen Namen ohne Sonderzeichen – dieser Name wird der Stamm des Personalisierungstags.
4. Wähle den passenden Feldtyp aus. Bei Dropdown oder Checkboxen trägst du im nächsten Schritt alle zulässigen Werte ein.
5. Entscheide, ob das Feld in Formularen sichtbar sein soll. Soll es nur intern genutzt werden, deaktivierst du die Sichtbarkeit.
6. Speichere das Feld. ActiveCampaign erzeugt automatisch den Personalisierungstag – du findest ihn im Feld-Detail direkt angezeigt.
7. Teste das Feld: Öffne einen Testkontakt, trage einen Wert ein und prüfe, ob der Tag in einer Test-E-Mail korrekt ausgespielt wird.

Wenn du Felder für Deals brauchst – etwa Projektwert, Phase oder Ansprechpartner auf Kundenseite – legst du diese separat unter Deals → Felder verwalten an. Sie funktionieren nach demselben Prinzip, stehen aber nur im Deal-Kontext zur Verfügung. Der Artikel zu benutzerdefinierten Deal-Feldern in ActiveCampaign zeigt, wie das im CRM-Einsatz aussieht.

Personalisierungstags in E-Mails und Betreffzeilen einsetzen

Sobald ein Feld angelegt ist, erzeugt ActiveCampaign automatisch einen Personalisierungstag. Der Tag besteht aus dem Feldnamen, umgeben von Prozentzeichen: %FELDNAME%. Im E-Mail-Editor kannst du über das Personalisierungs-Menü den passenden Tag einfügen, ohne ihn manuell einzutippen. Beachte dabei, dass der Tag immer genau so geschrieben sein muss, wie ActiveCampaign ihn erzeugt hat – nicht wie du das Feld benannt hast.

Umlaute und Sonderzeichen im Feldnamen

ActiveCampaign ersetzt Umlaute und Leerzeichen im Feldnamen automatisch beim Generieren des Tags: „ü“ wird zu „u“, Leerzeichen werden zu Unterstrichen. Benennst du ein Feld „Berufsfeld“, entsteht der Tag %BERUFSFELD%. Ein Feld namens „Lieblings-Sport“ erzeugt %LIEBLINGS-SPORT%. Prüfe nach dem Anlegen immer den erzeugten Tag direkt in ActiveCampaign – er kann vom erwarteten Namen abweichen.

Fallback-Wert für leere Felder

Wenn ein Feld bei einem Kontakt leer ist und du den Tag verwendest, bleibt die Stelle im E-Mail-Text leer. Das ergibt Sätze wie „Hallo , schön, dass du dabei bist.“ – sichtbar peinlich. ActiveCampaign erlaubt daher einen Standardwert direkt im Tag: %FIRSTNAME|Interessent% gibt bei leerem Vorname-Feld automatisch „Interessent“ aus. Diese Syntax funktioniert mit allen Feldern. Setze immer einen sinnvollen Fallback, bevor du Personalisierungstags in Massenkampagnen verwendest.

Tags in Betreffzeilen

Personalisierungstags funktionieren auch in Betreffzeilen. „Dein Angebot für [Branche], [Vorname]“ wirkt im Posteingang persönlicher als eine generische Betreffzeile. Wichtig: Wenn der Feldwert fehlt, erscheint der Standardwert in der Betreffzeile – plane den Fallback so, dass der Betreff auch dann sinnvoll klingt. Ein Betreff wie „Hallo Interessent, dein Angebot wartet“ ist immer noch besser als ein Betreff mit sichtbarer Lücke.

Felder als Auslöser und Bedingungen in Automationen

Individuelle Felder sind nicht nur Datencontainer – sie steuern aktiv Automationen. Es gibt zwei Hauptmechanismen: Felder als Startauslöser und Felder als Bedingungen innerhalb einer laufenden Automation.

Feldänderung als Startauslöser

Du kannst eine Automation starten, wenn sich der Wert eines Feldes ändert. Der Auslöser heißt in ActiveCampaign „Feldwert ändert sich“. Damit reagierst du etwa darauf, wenn jemand manuell das Feld „Kundenstatus“ von „Interessent“ auf „Kunde“ ändert, oder wenn ein Import einen neuen Wert einträgt. Der Auslöser feuert bei jeder Änderung – prüfe deshalb in der Automation direkt anschließend, ob der neue Wert tatsächlich der erwartete ist.

Datum als Startauslöser

Datumsfelder öffnen einen eigenen Auslöser-Typ: „Datum tritt ein“. Die Automation startet eine bestimmte Anzahl von Tagen vor oder nach dem gespeicherten Datum – oder genau an diesem Tag. Damit lassen sich Geburtstagsmails, Verlängerungserinnerungen und Jahrestage automatisieren, ohne jedes Datum manuell zu verfolgen.

Felder als Bedingungen und Verzweigungen

Innerhalb einer laufenden Automation kannst du Feldwerte abfragen und den weiteren Verlauf davon abhängig machen. „Wenn Feld ‚Sprache' = ‚Deutsch' → sende E-Mail-Vorlage DE; wenn = ‚Englisch' → sende EN“ – das ist eine einfache If/Else-Verzweigung auf Feldbasis. Kombiniert mit Segment-Bedingungen kannst du Kontakte in komplexen Entscheidungsbäumen sehr granular führen, ohne separate Listen anlegen zu müssen.

Geburtstagsmail einrichten: ein Praxisbeispiel mit Datumsfeld

Eine Geburtstagskampagne zeigt besonders gut, wie Felder, Personalisierungstags und zeitgesteuerte Automationen zusammenwirken. Hier siehst du, wie du sie in wenigen Schritten aufbaust.

1. Lege ein Datumsfeld an: Kontakte → Felder verwalten → Feld hinzufügen → Typ „Datum“ → Name „Geburtstag“. Speichere das Feld.
2. Befülle das Feld – entweder über ein Formular, in dem Kontakte ihr Geburtsdatum eintragen, oder per Import aus deiner CRM-Datenbank.
3. Erstelle eine neue Automation: Automationen → Erstellen → leere Automation.
4. Wähle als Startauslöser Datum → Feld „Geburtstag“ → Zeitpunkt „Am Tag selbst“. Alternativ: „1 Tag vorher“, wenn die E-Mail am Vorabend ankommen soll.
5. Füge als ersten Schritt eine Bedingung ein: Prüfe, ob das Feld „Geburtstag“ tatsächlich befüllt ist. Kontakte ohne Datum dürfen die Automation nicht durchlaufen.
6. Füge eine E-Mail-Aktion hinzu. Nutze in der Anrede den Personalisierungstag %FIRSTNAME|Hallo% und optional das Datum im Text.
7. Setze die Automation auf Jedes Jahr wiederholen, damit Kontakte nicht nur im ersten Jahr eine Geburtstagsmail erhalten.
8. Aktiviere die Automation und prüfe mit einem Testkontakt, ob die E-Mail zum richtigen Zeitpunkt versendet und korrekt personalisiert wird.

Das Prinzip lässt sich direkt auf Verlängerungserinnerungen übertragen: Statt „Geburtstag“ heißt das Feld „Vertragsende“ und der Auslöser feuert 30, 14 und 7 Tage vorher. Die Automation verschickt gestaffelte Erinnerungen, ohne dass ein Mitarbeiter ein Datum manuell im Blick haben müsste.

Typische Fehler beim Aufbau der Feldstruktur

Wer Felder einmal falsch angelegt hat, merkt das oft erst, wenn Automationen schief laufen oder Personalisierungstags leer ausgespielt werden. Diese Fehler kommen häufig vor – und sie lassen sich im Voraus vermeiden.

Zu viele Freitextfelder

Freitextfelder laden zu Inkonsistenz ein. „Germany“, „DE“, „Deutschland“ und „deutschland“ werden als vier verschiedene Werte behandelt – Segmentierungen und Automationsbedingungen funktionieren dann nicht. Immer wenn du absehen kannst, dass ein Feld für Filterung oder Automation genutzt wird, wähle Dropdown statt Freitext.

Feldnamen mit Sonderzeichen und Leerzeichen

ActiveCampaign erzeugt den Personalisierungstag aus dem Feldnamen. Sonderzeichen werden dabei teilweise ersetzt, Leerzeichen zu Unterstrichen. Das Ergebnis ist oft unlesbar oder unerwartet. Kurze, einwortige oder durch Unterstriche verbundene Namen wie „Geburtstag“, „Kundenstatus“ oder „Lieblings_Sport“ sind wartbarer als „Lieblingsaktivität (Freizeit)“.

Felder ohne Fallback-Wert in Massen-E-Mails

Wenn auch nur ein Kontakt ein Feld nicht befüllt hat, erscheint an der entsprechenden Stelle im E-Mail-Text eine Lücke. Setze immer einen Standardwert, bevor ein Personalisierungstag in einer Kampagne live geht. Bei Anreden ist %FIRSTNAME|Hallo% ein sicherer Fallback für alle Kontakte ohne gespeicherten Vornamen.

Felder in Bedingungen ohne normalisierte Eingaben

Wenn ein Feld per API oder Import befüllt wird und das sendende System Groß- und Kleinschreibung nicht normalisiert, prüft ActiveCampaign „Kunde“ und „kunde“ als unterschiedliche Werte. Lass Werte vor dem Import normalisieren oder nutze Dropdown-Felder, deren Optionen fest definiert sind und die daher immer in der gleichen Schreibweise ankommen.

Feldwildwuchs ohne Pflege

Wächst die Feldliste über Zeit unkontrolliert, entsteht ein Wildwuchs, den niemand mehr durchblickt. Felder ohne aktiven Verwendungszweck – keine Automation zieht darauf, keine Segmentierung nutzt sie – kosten nur Übersicht. Ein kurzer Review einmal pro Quartal lohnt sich: Welche Felder werden tatsächlich genutzt, welche können archiviert werden?

Wann individuelle Felder nicht die richtige Wahl sind

Felder sind kein Universalmittel. Es gibt Situationen, in denen ein anderes Instrument besser passt.

Wenn du ein Ereignis festhalten willst – „hat Webinar X besucht“, „hat Angebotsseite aufgerufen“ – ist ein Tag die bessere Wahl. Felder beschreiben einen aktuellen Zustand; Tags beschreiben, was passiert ist. Beides gleichzeitig abzubilden – ein Feld „Letztes Webinar“ und zusätzlich ein Tag „Webinar besucht“ – ist Redundanz, die Pflegeaufwand erzeugt.

Wenn du komplexe Produktdaten speichern willst, die sich über Zeit verändern – Warenkörbe, Bestellhistorie, Supporttickets –, stoßen Kontaktfelder an ihre Grenzen. Dafür ist das Custom-Objects-Feature von ActiveCampaign vorgesehen, das relationale Datensätze mit eigenen Feldern und Automationsanbindung erlaubt. Dieses Feature ist ab dem Professional-Plan verfügbar.

Wenn du dieselbe Information für Deals statt für Kontakte brauchst, lege das Feld als Deal-Feld an – nicht als Kontaktfeld, das du mühsam synchronisieren musst. Die Datenbehälter in ActiveCampaign sind bewusst nach Objekt getrennt: Kontakt, Deal, Account, Custom Object. Wer das beachtet, vermeidet doppelte Datenpflege.

Häufige Fragen

Wie viele individuelle Felder kann ich in ActiveCampaign anlegen?

ActiveCampaign begrenzt die Anzahl der Kontaktfelder planabhängig. Im Lite-Plan sind bis zu 100 individuelle Felder möglich, in höheren Plänen ist die Grenze deutlich höher. In der Praxis ist nicht die Feldanzahl die Herausforderung, sondern die Struktur: 30 gut gepflegte Felder mit klaren Gruppen sind nützlicher als 200 schlecht definierte, die niemand mehr zuordnen kann.

Kann ich einen Feldwert aus einer Automation heraus setzen?

Ja. In ActiveCampaign gibt es innerhalb einer Automation die Aktion „Kontaktfeld aktualisieren“. Du kannst damit einen fixen Wert setzen, den vorhandenen Wert leeren oder – bei numerischen Feldern – einen Wert addieren oder subtrahieren. Das ist nützlich, um einen Kundenstatus automatisch zu wechseln, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, ohne dass jemand manuell im Kontakt nacharbeiten muss.

Was passiert mit Personalisierungstags, wenn ich ein Feld umbenenne?

Wenn du ein Feld umbenennst, ändert sich auch der Personalisierungstag. Alle E-Mail-Vorlagen und Automationen, die den alten Tag verwenden, zeigen danach leere Werte an. Benenne Felder daher nur um, wenn du anschließend alle betroffenen E-Mails und Automationen aktualisiert hast. Bei wichtigen Feldern lohnt es sich, vor der Umbenennung eine Liste aller Verwendungsstellen zu erstellen.

Kann ich Felder im Formular vorab befüllen?

Ja, über versteckte Felder in Formularen kannst du Feldwerte per URL-Parameter übergeben. Ein Link mit utm_source=newsletter kann das versteckte Feld „Herkunft“ automatisch mit „newsletter“ befüllen, wenn du das Formular entsprechend konfigurierst. Das ist nützlich für Kampagnenattribution, ohne dass Kontakte etwas manuell eingeben müssen.

Werden Felder in der API genauso benannt wie in der Oberfläche?

In der ActiveCampaign-API werden Kontaktfelder über ihre numerische ID angesprochen, nicht über den Feldnamen. Wenn du Felder per API setzen willst, musst du vorher die Feld-ID abfragen – entweder über den API-Endpunkt für Felder oder direkt in der Feldverwaltung der Benutzeroberfläche, wo die ID in der URL sichtbar ist.

Wer die Feldstruktur in ActiveCampaign einmal systematisch aufgebaut hat, merkt den Unterschied sofort: Personalisierung funktioniert zuverlässig, Automationen verzweigen korrekt, und Segmentierungen liefern saubere Ergebnisse. Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme – welche Felder sind tatsächlich in Gebrauch, welche fehlen noch? Wer dabei eine strukturierte Einführung in alle Einstellungsbereiche sucht, findet in unserem ActiveCampaign-Kurs eine praxisorientierte Übersicht.