ActiveCampaign Deal Custom Fields: Benutzerdefinierte Deal-Felder einrichten und nutzen

Deal Custom Fields erweitern die Standard-Deal-Daten in ActiveCampaign um alle Felder, die dein Vertriebsprozess braucht – Lead-Quelle, Budget-Status, Zeitrahmen oder interne Bewertungen. Du legst sie einmalig an, nutzt sie als Trigger in Automationen, filterst Deals nach ihrem Wert und personalisierst E-Mails mit dealspezifischen Daten. Dieser Artikel zeigt, wie das in der Praxis funktioniert und welche Fehler sich dabei häufig einschleichen.

Das Wichtigste in Kürze

• Deal Custom Fields erfassen dealspezifische Informationen, die weder zum Kontakt noch zur Pipeline als solcher gehören.
• ActiveCampaign unterscheidet zehn Feldtypen; für konsistente Daten solltest du Dropdowns und Radio Buttons gegenüber freien Textfeldern bevorzugen.
• Jedes Custom Field kann in Automationen als Trigger, Bedingung und Aktion verwendet werden und bekommt automatisch einen Personalization Tag für E-Mails.
• Starte mit maximal acht bis zehn Feldern und gruppiere sie in klare Field Groups – zu viele Felder senken die Datenqualität.
• Deal Custom Fields und Contact Custom Fields sind getrennte Datenbereiche; ein Wert im Deal-Feld überschreibt nie einen Kontaktwert.

Deal Custom Fields vs. Contact Custom Fields – der entscheidende Unterschied

ActiveCampaign führt zwei getrennte Feldbereiche: Contact Custom Fields gehören zur Personenakte und bleiben erhalten, egal an wie vielen Deals ein Kontakt beteiligt ist. Deal Custom Fields gehören zum einzelnen Verkaufsvorgang. Derselbe Kontakt kann in zwei verschiedenen Pipelines zwei Deals haben – mit jeweils eigenen Feldwerten für Lead-Quelle, Zeitrahmen oder Budget. Wer das übersieht, sucht Daten an der falschen Stelle und wundert sich, warum Automationen nicht ansprechen.

Die Trennung ist in der Praxis entscheidend. Ein Kontakt, der zuerst ein kleines und später ein größeres Projekt anfrägt, hat zwei Deals. Der Zeitrahmen des zweiten Deals überschreibt nicht den Wert, den du beim ersten Deal eingetragen hast – beide existieren parallel. Das ist genau die Stärke des ActiveCampaign-CRM: Es bildet reale Vertriebssituationen ab, in denen ein Kontakt mehrere laufende oder vergangene Deals haben kann.

Die Konsequenz für dein Setup: Alles, was zum Menschen gehört – Branche, Unternehmensgröße, bevorzugte Kommunikation – gehört in die Contact Custom Fields. Alles, was zum konkreten Kauf- oder Projektvorhaben gehört – Budget, Zeitrahmen, Verlust-Grund, nächster Schritt – gehört in Deal Custom Fields.

Welchen Feldtyp du für welche Daten verwendest

ActiveCampaign bietet zehn Feldtypen für Deal Custom Fields. Die Wahl des richtigen Typs entscheidet maßgeblich über die Datenqualität: Ein Textfeld, in das verschiedene Teammitglieder "kaltakquise", "Kalt-Akquise" und "cold outreach" schreiben, liefert für Automationen und Berichte unbrauchbare Daten – alle meinen dasselbe, aber kein Filter trifft alle Varianten gleichzeitig.

Die häufigsten Datenqualitätsprobleme entstehen bei Feldern, die eigentlich Dropdowns sein sollten, aber als Textfeld angelegt wurden. Dropdown und Radio Button erzwingen Einheitlichkeit ohne zusätzliche Absprachen im Team – das zahlt sich aus, sobald du Automationen auf Feldwerte aufbaust.

So richtest du Field Groups und Custom Fields in ActiveCampaign ein

Field Groups strukturieren die Custom Fields auf der Deal-Detailseite in übersichtliche Abschnitte. Ohne Field Groups landen alle Felder in einer langen, unsortierten Liste. Mit einer klaren Gruppenstruktur weiß dein Vertriebsteam sofort, wo es schauen muss. Lege Field Groups an, bevor du Felder erstellst – du kannst Felder zwar nachträglich zuordnen, aber das kostet Zeit, die du einsparen kannst.

Empfohlene Field Group-Struktur

Drei Gruppen reichen für die meisten B2B-Vertriebsprozesse:

• Qualifizierung: Lead-Quelle, Budget-Status, Entscheidungsbefugnis, Zeitrahmen – alles, was bestimmt, ob ein Lead in die Pipeline passt
• Vertriebsprozess: Nächster Schritt, Hindernis, Verlust-Grund, Konkurrenz – alles, was den laufenden Vorgang dokumentiert
• Tracking: UTM-Kampagne, Lead-Score, Herkunfts-System – Daten für Berichte und Importe, die Vertriebsmitarbeiter nicht manuell pflegen

Field Group anlegen – Schritt für Schritt

1. Öffne in ActiveCampaign das Menü Deals und klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol oder navigiere direkt zu Deals → Einstellungen → Felder.
2. Klicke auf „Gruppe hinzufügen” (in der englischen Oberfläche: „Add Group”).
3. Vergib einen klaren, selbsterklärenden Namen – zum Beispiel „Qualifizierung”.
4. Bestätige mit „Erstellen”. Die neue Gruppe erscheint unten auf der Felder-Seite.
5. Felder, die du später erstellst, kannst du per Drag and Drop zwischen Gruppen verschieben.

Custom Field anlegen – Schritt für Schritt

1. Klicke in der gewünschten Field Group auf „Feld hinzufügen”.
2. Wähle den Feldtyp aus der Dropdown-Liste (zum Beispiel „Dropdown Menu”).
3. Trage den Feldnamen ein – dieser Name erscheint auf der Deal-Detailseite und bestimmt den Personalization Tag in E-Mails.
4. Wenn du Dropdown, Checkbox, Radio oder List Box gewählt hast: Trage alle Optionswerte ein, einen pro Zeile.
5. Setze einen Standardwert, wenn das Feld später in E-Mails als Personalization Tag verwendet wird – ein leeres Tag in einer gesendeten E-Mail wirkt unprofessionell.
6. Klicke auf „Speichern”. Das Feld ist ab sofort in allen neuen und bestehenden Deals verfügbar.

Der Feldname entscheidet über den Namen des Personalization Tags. „Lead-Quelle” wird zu %DEAL_LEAD_QUELLE%. Sonderzeichen und Leerzeichen werden zu Unterstrichen. Benenne Felder daher konsistent und ohne unnötige Füllwörter – das erspart dir Arbeit bei der Pflege von E-Mail-Vorlagen.

Custom Fields als Trigger, Bedingung und Aktion in Automationen

Deal Custom Fields entfalten ihren größten Nutzen in Automationen. Du kannst sie an drei Stellen einsetzen: als Auslöser (Trigger), als Verzweigungsbedingung und als Aktualisierungsziel. Zusammen ergeben diese drei Rollen ein System, das Vertriebsschritte automatisch dokumentiert und die richtige Kommunikation auslöst – ohne manuellen Eingriff.

Custom Fields als Trigger

Eine Automation kann starten, wenn sich ein Deal Custom Field ändert. Wähle dazu den Trigger-Typ „Deal-Eigenschaft geändert” und selektiere das betreffende Custom Field. Du kannst angeben, ob der Trigger bei jeder Änderung oder nur bei Änderung auf einen bestimmten Wert ausgelöst werden soll.

Praktische Trigger-Beispiele:

• Budget-Status wechselt zu „Bestätigt”: Die Automation sendet automatisch dein Proposal-Template an den Kontakt.
• Verlust-Grund ist nicht leer: Der Kontakt wird in eine Nachfass-Sequenz mit sechsmonatiger Wartezeit eingetragen.
• Nächster Schritt wechselt zu „Demo vereinbart”: Der verantwortliche Sales Manager erhält eine interne Benachrichtigung.

Custom Fields als Bedingung in Verzweigungen

In If-Else-Blöcken und in Warte-Bedingungen kannst du Custom Field-Werte prüfen. Die Automation verzweigt dann abhängig davon, was im Feld steht. Ein konkretes Beispiel: Eine Follow-up-Sequenz sendet nach einer Demo unterschiedliche E-Mails, je nachdem ob das Feld „Zeitrahmen” den Wert „Sofort” oder „3–6 Monate” hat. So erhält jeder Kontakt einen Inhalt, der zu seiner tatsächlichen Kaufsituation passt.

Custom Fields per Automation aktualisieren

Die Aktion „CRM – Deal aktualisieren” erlaubt es dir, Custom Fields direkt aus einer Automation heraus zu beschreiben. So kannst du Daten automatisch tracken, ohne dass Vertriebsmitarbeiter manuell eingreifen müssen. Die Einrichtung folgt einem festen Schema:

1. Füge in der Automation die Aktion CRM → Deal aktualisieren hinzu.
2. Wähle das Custom Field aus, das du aktualisieren möchtest.
3. Trage den neuen Wert ein oder kopiere ihn aus einem Kontakt-Datensatzfeld.
4. Bestimme, welcher Deal betroffen ist – zuletzt erstellt, zuletzt aktualisiert oder ein Deal in einer bestimmten Pipeline.
5. Speichere die Aktion und aktiviere die Automation.

Konkrete Anwendungsfälle:

• Kontakt öffnet die Pricing-Seite → Deal-Feld „Engagement-Status” wechselt auf „Interesse gezeigt”
• Demo-Buchung über ein Kalender-Tool → Deal-Feld „Nächster Schritt” wechselt automatisch auf „Demo vorbereiten”
• Kontakt antwortet nicht auf drei Follow-ups → Deal-Feld „Inaktiv seit” wird mit dem aktuellen Datum beschrieben

Wie du Automationen mit Deals generell aufbaust und welche Trigger-Typen dabei zur Verfügung stehen, beschreibt der Beitrag ActiveCampaign Deals automatisieren im Detail.

Segmentierung, Pipeline-Filter und E-Mail-Personalisierung mit Deal-Daten

Deals in der Pipeline nach Custom Fields filtern

In der Kanban-Ansicht deiner Pipeline kannst du die Filter-Funktion nutzen, um nur Deals mit bestimmten Custom Field-Werten anzuzeigen. Für das Vertriebsteam bedeutet das: Ein Filter auf „Nächster Schritt = Anruf geplant” zeigt zu Tagesbeginn sofort, womit der Tag beginnt. Der Filter „Zeitrahmen = Sofort” identifiziert alle Deals, bei denen Eile geboten ist. Das sind keine Berichte, die jemand manuell auswertet – es sind Tagesansichten, die Prioritäten sichtbar machen.

Kontakte nach Deal-Feldern segmentieren

Im Segment Builder von ActiveCampaign stehen Deal Custom Fields als Filterbedingungen zur Verfügung. Du kannst Kontakte nach den Eigenschaften ihrer verknüpften Deals segmentieren – das eröffnet Möglichkeiten, die mit reinen Kontaktfeldern nicht erreichbar sind.

• Kontakte, deren Deal seit mehr als 30 Tagen im Status „Verhandlung” steckt – für eine gezielt reaktivierende Kampagne
• Kontakte, bei denen das Deal-Feld „Verlust-Grund” den Wert „Preis” trägt und der Abschluss weniger als sechs Monate zurückliegt – um ihnen ein überarbeitetes Angebot zu zeigen
• Kontakte mit einem Deal-Feld „Lead-Quelle = Empfehlung” und einem offenen Deal – für eine referenzspezifische E-Mail-Sequenz

E-Mails mit Deal Custom Field-Daten personalisieren

Jedes Deal Custom Field erhält automatisch einen Personalization Tag. Der Tag-Name leitet sich aus dem Feldnamen ab, dem das Präfix DEAL_ vorangestellt wird. Ein Feld namens „Projektumfang” erzeugt den Tag %DEAL_PROJEKTUMFANG%. Du setzt diesen Tag in Kampagnen und Automation-E-Mails ein wie jeden anderen Personalization Tag auch.

Eine Nachfass-E-Mail nach einem Beratungsgespräch kann so formuliert werden, dass sie den konkreten Projektumfang und den besprochenen Zeitrahmen des Kontakts nennt – ohne dass du für jeden Kontakt eine eigene E-Mail schreibst. Die E-Mail liest sich trotzdem individuell, weil die Deal-Daten aus dem CRM gezogen werden. Definiere für jedes Feld, das du in E-Mails verwendest, einen sinnvollen Standardwert für den Fall, dass das Feld noch nicht befüllt ist – sonst erscheint in der gesendeten E-Mail der rohe Tag-Name.

Conditional Content geht noch einen Schritt weiter: Du kannst ganze Textblöcke einer E-Mail an Bedingungen knüpfen, die auf Deal Custom Fields basieren. Ein Empfänger, dessen Deal-Feld „Interessierter Service” den Wert „SEO” enthält, sieht einen anderen Content-Block als jemand mit dem Wert „Paid Media”. Das lässt sich direkt im E-Mail-Editor über die Conditional-Content-Funktion einrichten.

Typische Fehler beim Aufbau von Deal Custom Fields

Zu viele Felder von Anfang an

Der häufigste Fehler: Beim ersten Setup werden zwanzig oder mehr Custom Fields angelegt. Das Ergebnis ist eine Deal-Detailseite, auf der Vertriebsmitarbeiter scrollen müssen, und eine Akzeptanzrate nahe null. Starte mit acht bis zehn Feldern, die täglich genutzt werden. Weitere Felder kommen hinzu, wenn echte Anforderungen entstehen – nicht prophylaktisch.

Textfelder statt Dropdowns für kategorische Daten

Wenn das Feld „Lead-Quelle” als Textfeld angelegt ist, enthält es nach einem Monat Werte wie „Website”, „website”, „Webseite” und „über die Homepage”. Alle meinen dasselbe, aber keine Automation und kein Filter trifft alle Varianten gleichzeitig. Lege kategorische Felder grundsätzlich als Dropdown oder Radio Button an und definiere die Optionswerte beim Erstellen vollständig – auch wenn es anfangs mehr Aufwand ist.

Fehlende Standardwerte bei Personalization Tags

Wenn ein Custom Field in einer E-Mail als Personalization Tag verwendet wird und das Feld im Deal leer ist, erscheint je nach Konfiguration der rohe Tag-Name in der gesendeten E-Mail. Lege beim Erstellen jedes Feldes, das in E-Mails vorkommt, immer einen Standardwert fest – entweder einen inhaltlich passenden Fallback-Text oder eine leere Zeichenkette, die im Satz noch Sinn ergibt.

Keine Field Groups vor dem Start

Custom Fields ohne Gruppe landen alle in der Standard-Gruppe „General Details”. Bei mehr als fünf Feldern wird die Deal-Detailseite unübersichtlich. Die Gruppenstruktur sollte vor dem ersten Feld feststehen. Wer Felder nachträglich zwischen Gruppen verschiebt, macht dieselbe Arbeit zweimal.

Inkonsistente Feldnamen

Field-Namen entscheiden über den Personalization Tag und über die Lesbarkeit in Automationen. Ein Feld namens „Budg.” ist in der Automationsübersicht schlechter lesbar als „Budget-Status”. Abkürzungen, die im Team nicht alle kennen, führen zu Missverständnissen. Lege ein kurzes internes Benennungsschema fest: keine Abkürzungen, keine Sonderzeichen außer Bindestrich, klare Substantive.

Felder anlegen, aber nicht in den Verkaufsprozess einbauen

Custom Fields bringen nur dann Mehrwert, wenn das Team sie konsistent befüllt. Felder, die niemand pflegt, liefern leere Personalization Tags und unzuverlässige Automationen. Bau Feldpflege aktiv in den Prozess ein: entweder als verpflichtenden Schritt beim Stufenwechsel in der Pipeline oder über Automation-Aktionen, die zumindest Teilwerte automatisch setzen.

Häufige Fragen

Kann ich Deal Custom Fields als Trigger in Automationen nutzen, auch wenn der Deal schon länger existiert?

Ja. Die Automation startet jedes Mal, wenn das Feld geändert wird – unabhängig davon, ob der Deal neu oder schon Wochen alt ist. Entscheidend ist die Einstellung „Mehrfacheintritt erlaubt” auf der Automation. Wenn diese Option deaktiviert ist, tritt ein Kontakt pro Automation nur einmal ein, auch wenn das Feld später erneut geändert wird.

Was passiert mit Custom Field-Daten, wenn ich einen Deal in eine andere Pipeline verschiebe?

Die Felddaten bleiben erhalten. Deal Custom Fields sind pipelineübergreifend angelegt – du erstellst sie einmal für alle Deals im Account, nicht separat pro Pipeline. Wenn du einen Deal verschiebst, bleiben alle Custom Field-Werte unverändert im Deal gespeichert. Lediglich pipelinespezifische Standardwerte, die beim Erstellen eines neuen Deals vorbelegt werden, gelten nur für die ursprüngliche Pipeline.

Wie viele Deal Custom Fields kann ich anlegen?

Das Limit hängt vom gebuchten Plan ab. Ab dem Plus-Plan liegt die Grenze bei mindestens 25 Custom Fields pro Datensatztyp. Praktisch relevant ist dieses Limit selten – das häufigere Problem sind zu viele, nicht zu wenige Felder. Wenn du an das Limit stößt, prüfe zunächst, welche Felder tatsächlich noch aktiv genutzt werden, bevor du einen höheren Plan buchst.

Kann ein Deal Custom Field automatisch den Wert eines Contact Custom Fields übernehmen?

Nicht über eine native Synchronisation. Du kannst in einer Automation mit der Aktion „Deal aktualisieren” einen Wert aus einem Kontaktfeld in ein Deal-Feld kopieren – das erfordert eine Automation, die beim Erstellen des Deals oder beim ersten relevanten Trigger anläuft. Eine dauerhafte bidirektionale Synchronisation zwischen Kontakt- und Deal-Feldern gibt es in ActiveCampaign nicht nativ. Wie das Kopieren von Feldwerten zwischen Kontakt, Deal und Konto im Detail funktioniert, erklärt der Beitrag Feldwerte zwischen Deal, Kontakt und Konto übertragen.

Kann ich Deal Custom Fields in Berichten auswerten?

Das native Reporting von ActiveCampaign bietet eingeschränkte Möglichkeiten für Custom Field-Berichte. Du kannst Deals nach Custom Fields filtern und den gefilterten Datensatz exportieren. Für detailliertere Auswertungen – zum Beispiel Conversion-Rate nach Lead-Quelle oder Durchschnittswerte nach Branche – empfiehlt sich der Export nach Excel oder die Anbindung an ein BI-Tool über Zapier, Make oder die native API.

Wann passen Deal Custom Fields nicht als Lösung?

Deal Custom Fields passen nicht, wenn die Daten zur Person gehören und über alle Deals eines Kontakts hinweg gelten sollen – zum Beispiel Branche, Unternehmensgröße oder Kommunikationspräferenz. Diese Daten gehören in die Contact Custom Fields. Deal Custom Fields passen auch nicht für hochvolumige transaktionale Prozesse ohne klassischen Vertriebsvorgang – wenn es keinen Deal im CRM-Sinn gibt, gibt es auch keine sinnvolle Grundlage für Deal-Felder.

Deal Custom Fields sind dann am wirkungsvollsten, wenn der Feldaufbau einmal sorgfältig durchdacht und anschließend konsequent gepflegt wird. Wer mit acht bis zehn strategisch gewählten Feldern startet, hat nach wenigen Wochen ein Vertriebssystem, das Daten nicht nur speichert, sondern daraus automatisch handelt. Der Aufwand für das initiale Setup zahlt sich aus, sobald Automationen laufen, die früher manuelles Nachfassen erforderten.