Unternehmensprofile und Konten in ActiveCampaign: Maximale Effizienz für B2B-Marketing und Vertrieb

Die Kontoebene in ActiveCampaign bildet Unternehmen als eigene Datensätze ab – getrennt von einzelnen Kontakten. Das erlaubt dir, mehrere Ansprechpartner eines Kunden zu bündeln, unternehmensspezifische Felder zu pflegen und Automatisierungen auf Unternehmensebene zu steuern. Wer B2B-Vertrieb und Marketing in ActiveCampaign verbinden will, kommt an einer sauberen Kontostruktur nicht vorbei.

Das Wichtigste in Kürze

• Konten und Kontakte sind eigenständige Datensätze, die über eine Verknüpfung verbunden werden – ein Konto kann mehrere Kontakte haben.
• Deals in der Vertriebspipeline lassen sich direkt auf Kontoebene anlegen, ohne dass ein Kontakt als Pflichtfeld benötigt wird.
• Automatisierungen können auf Konto-Felder triggern und verzweigen – zum Beispiel nach Branche, Unternehmensgröße oder Vertriebsstatus.
• Dropdown-Felder statt Freitext sind entscheidend, damit Filter und Automatisierungen zuverlässig greifen.

Was die Kontoebene in ActiveCampaign von der Kontaktebene unterscheidet

ActiveCampaign arbeitet mit zwei parallelen Datenschichten: Kontakte stehen für Personen, Konten für Unternehmen. Beide Schichten haben eigene Felder, eigene Ansichten und eigene Automatisierungsoptionen. Sie sind nicht voneinander abhängig, sondern ergänzen sich über Verknüpfungen.

Ein Kontakt speichert alles, was personenbezogen ist: Name, E-Mail, Telefonnummer, welche E-Mails geöffnet wurden, welche Seiten besucht, welche Formulare ausgefüllt. Ein Konto speichert, was für das Unternehmen als Ganzes gilt – Firmensitz, Branche, Mitarbeiterzahl, Vertriebsstatus und alle unternehmensweiten Aktivitäten: offene Deals, E-Mails an alle zugehörigen Kontakte, Aufgaben im Vertrieb.

Die Verknüpfung läuft in beide Richtungen. Du kannst einem Kontakt ein Konto zuweisen, oder du öffnest ein Konto und siehst dort alle zugehörigen Kontakte aufgelistet. ActiveCampaign zeigt auf Kontoebene außerdem, welche Deals offen sind, welche E-Mails an Kontakte des Unternehmens gesendet wurden und welche Aufgaben dem Vertriebsteam zugewiesen sind.

Wann die Trennung in der Praxis relevant wird

In B2B-Umgebungen arbeitest du oft mit mehreren Personen desselben Unternehmens. Einkäufer, Fachbereichsleiter, Geschäftsführung – alle haben unterschiedliche E-Mail-Adressen und Rollen, gehören aber zu einem Deal. Wer nur auf Kontaktebene arbeitet, verliert den Überblick, was auf Unternehmensebene passiert.

Stell dir vor, du betreust drei Kontakte im selben Unternehmen: Einer hat die Demo-Anfrage gestellt, einer sitzt in der IT und prüft die Integration, einer ist im Einkauf und entscheidet über das Budget. Als Kontakte sind das drei separate Datensätze. Als Konto sind sie eine Einheit – mit einem gemeinsamen Deal, einer gemeinsamen Verlaufsansicht und einer gemeinsamen Brancheneinordnung. Diese Übersicht ist der eigentliche Mehrwert der Kontoebene.

Konten anlegen und Kontakte zuordnen – Schritt für Schritt

Nach diesen Schritten hast du ein vollständig angelegtes Konto mit verknüpften Kontakten und den wichtigsten Stammdaten. Die Kontenansicht erreichst du über Kontakte → Konten.

1. Navigiere zu Kontakte → Konten.
2. Klicke oben rechts auf Neues Konto hinzufügen.
3. Trage Unternehmensname, Website und – falls vorhanden – Telefon und Adresse ein. Felder, die du jetzt nicht befüllst, können jederzeit nachgepflegt werden.
4. Speichere das Konto. Es ist jetzt als Datensatz angelegt.
5. Öffne einen bestehenden Kontakt unter Kontakte → Kontakte.
6. Scrolle in der rechten Spalte zum Abschnitt Konto.
7. Tippe den Unternehmensnamen ein und wähle das gerade angelegte Konto aus. Der Kontakt ist jetzt dem Unternehmen zugeordnet.
8. Wiederhole Schritt 5–7 für alle weiteren Kontakte desselben Unternehmens.

Alternativ kannst du beim Anlegen eines neuen Kontakts direkt im Kontaktformular ein Konto zuweisen oder ein neues Konto erstellen. ActiveCampaign legt es dann automatisch an, sobald du einen Namen eingibst, der noch nicht vorhanden ist.

Eigene Felder für Unternehmensprofile: Was trägt und was Datenmüll erzeugt

Konten lassen sich mit benutzerdefinierten Feldern erweitern – genauso wie Kontakte. Der Unterschied: Diese Felder gelten für das Unternehmen als Ganzes, nicht für einzelne Personen. Das macht sie besonders nützlich für Merkmale, die für alle Kontakte desselben Unternehmens gleich sind: Branche, Größe, Standort.

Typische Felder, die in B2B-Projekten tragen:

• Branche (Dropdown) – ermöglicht Segmentierung und branchenspezifische Automatisierungen.
• Unternehmensgröße (Dropdown mit Klassen wie "1–10", "11–50", "51–250", "über 250") – hilfreich für Preismodelle und Angebotsvarianten.
• Vertriebsstatus (Dropdown: Interessent, in Qualifizierung, Angebot gestellt, Gewonnen, Verloren) – als ergänzende Ebene zur Deal-Pipeline.
• Zuständiger Accountmanager (Textfeld oder Dropdown) – wenn dein Team mehrere Betreuer hat.
• Bestandskunde seit (Datumsfeld) – für Verlängerungs- oder Upsell-Automatisierungen.

Warum Dropdown-Felder kein Detail sind

Wer Custom Fields als Freitext anlegt, produziert auf Dauer unbrauchbare Daten. Schreibweisen weichen ab ("IT-Security", "IT Security", "Informationssicherheit"), Groß- und Kleinschreibung variiert, manche Felder bleiben halb befüllt. Das macht Filter unzuverlässig und Automatisierungen fehleranfällig – die Bedingung "Branche enthält IT-Security" greift nicht, wenn jemand "IT Security" eingetragen hat.

Dropdown-Felder erzwingen einheitliche Werte. Der Pfad in ActiveCampaign: Einstellungen → Felder → Kontofelder → Neues Feld → Typ "Dropdown". Lege die Optionen fest, bevor die ersten Konten angelegt werden – nachträgliche Korrekturen bedeuten manuelle Datenpflege in jedem bestehenden Datensatz.

Felder in Gruppen strukturieren

In der Kontoansicht kannst du Felder in Gruppen zusammenfassen, die als eigene Abschnitte in der Seitenleiste erscheinen. Sinnvolle Gruppen sind zum Beispiel "Stammdaten", "Vertriebsinformationen" und "Technischer Stack" – je nachdem, was dein Team täglich braucht. Gut strukturierte Gruppen reduzieren den Suchaufwand und erhöhen die Bereitschaft, Felder konsequent zu befüllen.

Wie Konten, Deals und die Vertriebspipeline zusammenhängen

ActiveCampaign trennt Konten und Deals konzeptionell: Ein Konto ist ein Stammdatensatz, ein Deal ist ein laufender Vertriebsvorgang. Beide sind verknüpfbar, aber unabhängig voneinander. Ein Konto kann mehrere offene Deals haben – etwa einen für eine Neukundenakquise und einen zweiten für ein Upsell-Angebot.

Ein Deal gehört zu einer Pipeline mit definierten Phasen, zum Beispiel "Kontakt aufgenommen", "Demo gehalten", "Angebot gestellt" und "Gewonnen / Verloren". Deals können einem Kontakt und einem Konto gleichzeitig zugewiesen werden; keines der beiden ist ein Pflichtfeld, aber in der Praxis macht eine Verknüpfung fast immer Sinn.

Deals direkt aus dem Konto anlegen

Wenn du im Konto auf "Deal hinzufügen" klickst, erstellt ActiveCampaign einen neuen Deal, der automatisch mit dem Konto verknüpft ist. Du brauchst dafür keinen Kontakt als Pflichtangabe – sinnvoll, wenn ein Unternehmen als Interessent bekannt ist, du aber noch keinen persönlichen Ansprechpartner kennst.

1. Öffne das Konto unter Kontakte → Konten.
2. Scrolle im Konto zum Widget Deals.
3. Klicke auf Deal hinzufügen.
4. Wähle Pipeline, Phase und Dealwert aus.
5. Weise dem Deal einen zuständigen Vertriebsmitarbeiter zu und speichere.

Der Deal erscheint nun sowohl in der Kontoansicht als auch in der Pipeline-Kanban-Ansicht. Alle Aktivitäten, die im Deal protokolliert werden – Notizen, Aufgaben, Statuswechsel – sind vom Konto aus einsehbar. Wie du Deals mit Automatisierungen verknüpfst und typische Pipeline-Fehler vermeidest, beschreibt der Beitrag zu Deals-Automatisierungen in ActiveCampaign.

Was in die Deal-Ansicht gehört und was in die Kontoansicht

Die Pipeline-Kanban-Ansicht zeigt, wo ein Vorgang im Vertriebsprozess steht. Die Kontoansicht zeigt, was insgesamt mit dem Unternehmen passiert – über alle Deals, Kontakte und Kommunikation hinweg. Beide ergänzen sich; sie ersetzen sich nicht. Wer einen Überblick über das gesamte Kundenportfolio braucht, arbeitet in der Kontoansicht. Wer einen einzelnen Deal voranbringen will, arbeitet in der Pipeline.

Automatisierungen auf Basis von Kontodaten aufbauen

Die eigentliche Stärke der Kontoebene liegt darin, dass Kontofelder als Trigger und Bedingungen in Automatisierungen verfügbar sind. Das erlaubt Szenarien, die auf Kontaktebene allein nicht umsetzbar wären – etwa wenn du unterschiedliche Follow-up-Sequenzen je nach Branche des Unternehmens verschicken willst.

Welche Trigger und Bedingungen auf Kontoebene verfügbar sind

In ActiveCampaign-Automatisierungen stehen folgende Konto-bezogene Auslöser und Bedingungen zur Verfügung:

• "Konto-Feld ändert sich" – wenn zum Beispiel der Vertriebsstatus von "Interessent" auf "Angebot gestellt" wechselt.
• "Deal tritt in Pipeline ein" – wenn ein neuer Deal dem Konto zugeordnet wird.
• "Deal-Phase ändert sich" – wenn ein Deal in eine neue Phase der Pipeline rückt.
• Segmentierungsbedingungen auf Kontofelder in Wait-Schritten und If/Else-Verzweigungen innerhalb jeder Automatisierung.

Wichtig: Automatisierungen starten in ActiveCampaign immer im Kontext eines Kontakts, nicht für ein Konto als abstrakten Datensatz. Wenn ein Konto-Feld sich ändert, wird die Automatisierung für alle Kontakte ausgelöst, die diesem Konto zugeordnet sind. Wenn ein Konto keinen verknüpften Kontakt hat, wird keine Automatisierung ausgelöst.

Praxisbeispiel: Branchenspezifische Follow-up-Sequenz nach einer Demo

Ausgangslage: Du vertreibst Software in drei Branchen – Handel, Logistik und Gesundheitswesen. Nach einer Demo willst du je nach Branche unterschiedliche Follow-up-E-Mails schicken, weil Schmerzpunkte und Kaufargumente sich unterscheiden.

Aufbau der Automatisierung in ActiveCampaign:

1. Trigger: Deal-Phase ändert sich auf "Demo gehalten" (Pipeline "Neukundenakquise").
2. Schritt: If/Else-Verzweigung auf das Kontofeld "Branche".
3. Ast A (Handel): Starte E-Mail-Sequenz "Follow-up Handel" – drei E-Mails über fünf Tage.
4. Ast B (Logistik): Starte E-Mail-Sequenz "Follow-up Logistik".
5. Ast C (Gesundheitswesen): Starte E-Mail-Sequenz "Follow-up Gesundheitswesen".
6. In jedem Ast nach der ersten E-Mail: Erstelle Aufgabe "Angebotsvorbereitung starten", zugewiesen an den Deal-Verantwortlichen.
7. Nach 7 Tagen: If/Else – Hat der Deal die Phase "Angebot gestellt" erreicht? Wenn nein: Aufgabe "Nachfassen – Demo liegt 7 Tage zurück" erstellen.

Dieses Beispiel zeigt, wie die Kombination aus Kontofeld und Deal-Trigger Workflows ermöglicht, die ohne Kontoebene in drei separate Automatisierungen aufgespalten werden müssten – mit dem Risiko, dass Änderungen an einer Automatisierung die anderen nicht erfassen.

Wo der Einsatz der Kontoebene regelmäßig scheitert

Konten werden angelegt, aber nicht gepflegt

Der häufigste Fehler: Konten werden beim ersten Kontakt angelegt und danach nicht aktualisiert. Branche stimmt nicht mehr, Ansprechpartner haben gewechselt, der Vertriebsstatus liegt seit Monaten falsch. Das Ergebnis sind Automatisierungen, die auf veralteten Daten laufen und die falschen Nachrichten auslösen.

Gegenmittel: Lege im Team fest, wer Konten pflegt und wann. Eine einfache Automatisierung hilft: Wenn ein Deal gewonnen oder verloren wird, erstelle eine Aufgabe "Konto aktualisieren" für den zuständigen Vertriebsmitarbeiter. Das dauert zwei Minuten in der Einrichtung und verhindert monatelangen Datenmüll.

Doppelte Konten durch fehlende Namenskonvention

ActiveCampaign erkennt doppelte Konten nicht automatisch. Wenn mehrere Vertriebsmitarbeiter unkoordiniert Konten anlegen, entstehen schnell zwei Einträge für dasselbe Unternehmen mit unterschiedlichen Schreibweisen – "Musterfirma GmbH" und "Musterfirma". Deals und Kontakte sind dann auf zwei Datensätze aufgeteilt.

Gegenmittel: Lege vor dem ersten Konto eine Namenskonvention fest – zum Beispiel "Firmenname Rechtsform" (also "Musterfirma GmbH", nicht "Musterfirma"). Prüfe regelmäßig über die Kontenübersicht mit dem Suchfilter auf ähnliche Namen und führe doppelte Einträge zusammen.

Unternehmensdaten auf Kontaktebene statt auf Kontoebene

Viele Teams speichern Unternehmensdaten in Kontaktfeldern, weil das die gewohnte Arbeitsweise aus B2C-Tools ist. Das funktioniert, solange jeder Kontakt ein Unternehmen einmalig repräsentiert. Sobald mehrere Kontakte dasselbe Unternehmen vertreten, muss jedes Unternehmensfeld in jedem Kontakt separat gepflegt werden – mit allen Inkonsistenzrisiken, die das mitbringt.

Ein klares Signal: Wenn deine Kontaktfelder Daten enthalten, die für alle Kontakte eines Unternehmens gleich sind – Branche, Unternehmensgröße, Standort – gehören diese Daten auf Kontoebene. Das ist keine kosmetische Umstrukturierung, sondern die Voraussetzung für zuverlässige Automatisierungen auf Unternehmensmerkmalen.

Wann die Kontoebene in ActiveCampaign nicht ausreicht

Die Kontoebene in ActiveCampaign ist kein vollwertiges Key-Account-Management-System. Wer komplexe Hierarchien abbilden will – Muttergesellschaft mit mehreren Tochterunternehmen, mehrere Standorte mit eigenen Budgets und Ansprechpartnern – stößt an strukturelle Grenzen. ActiveCampaign kennt nur eine Kontoebene. Verschachtelte Konzernstrukturen lassen sich nicht abbilden.

Auch auf Reporting-Ebene gibt es Einschränkungen: Aggregierte Kennzahlen pro Konto – etwa der Gesamtumsatz aller gewonnenen Deals eines Unternehmens über alle Pipelines – sind nicht direkt in der Kontoansicht verfügbar. Solche Auswertungen müssen manuell über Pipeline-Filter oder per CSV-Export erstellt werden.

Das ist eine Designentscheidung, keine Fehlfunktion. ActiveCampaign ist primär eine Marketing-Automation-Plattform mit CRM-Ergänzung, kein Enterprise-CRM. Für kleine und mittelgroße B2B-Teams mit überschaubaren Vertriebsstrukturen – einige Hundert Konten, flache Hierarchie, ein Vertriebsteam – deckt die Kontoebene die meisten Anforderungen ab. Wer darüber hinauswächst, bindet ein dediziertes CRM per Integration an und nutzt ActiveCampaign für E-Mail-Kommunikation und Automatisierungen.

Häufige Fragen

Kann ich Automatisierungen direkt auf Kontoebene starten?

Automatisierungen starten in ActiveCampaign immer im Kontext eines Kontakts. Der Trigger "Konto-Feld ändert sich" löst eine Automatisierung für alle Kontakte aus, die dem betroffenen Konto zugeordnet sind. Das unterscheidet sich von Deal-Automatisierungen, die direkt am Deal-Objekt hängen. Wenn ein Konto keinen verknüpften Kontakt hat, wird keine Automatisierung ausgelöst.

Was passiert mit einem Konto, wenn ich einen Kontakt lösche?

Das Konto bleibt bestehen. ActiveCampaign löscht keine Konten automatisch, wenn zugeordnete Kontakte entfernt werden. Der gelöschte Kontakt verschwindet aus der Kontoansicht, aber alle anderen Kontofelder, verknüpfte Deals und protokollierten Aktivitäten bleiben erhalten. Das Konto kann jederzeit mit neuen Kontakten verknüpft werden.

Lassen sich Konten per CSV importieren?

Ja. ActiveCampaign bietet einen CSV-Import für Konten unter Kontakte → Konten → Import. Die CSV-Datei muss mindestens den Unternehmensnamen enthalten; alle anderen Felder sind optional. Kontakte lassen sich im selben Import-Vorgang mit einem Konto verknüpfen, wenn die Datei eine passende Spalte für den Kontonamen enthält.

Auf welchem Plan ist die Kontoebene verfügbar?

Die Kontoebene ist in ActiveCampaign ab dem Plus-Plan verfügbar. Im Lite-Plan sind Konten nicht zugänglich. Die Deal-Pipeline ist ebenfalls ab Plus verfügbar und eng mit der Kontoebene verknüpft. Wer nur mit dem Lite-Plan arbeitet, kann Unternehmensmerkmale ersatzweise als Kontaktfelder abbilden – mit den beschriebenen Nachteilen, sobald mehrere Kontakte dasselbe Unternehmen repräsentieren.

Wie verhält sich die Kontoebene gegenüber dem Lead Scoring?

Die Kontoebene strukturiert Daten: Sie speichert, was ein Unternehmen ist und welche Kontakte dazu gehören. Lead Scoring bewertet, wie qualifiziert ein Kontakt ist – auf Basis von Verhalten, Öffnungsraten oder manuell vergebenen Punkten. Beide Konzepte ergänzen sich: Du kannst Kontofelder als Bedingung in Scoring-Regeln einsetzen, etwa um Kontakte aus Unternehmen einer bestimmten Branche höher zu gewichten. Wie ein Scoring-Modell aufgebaut wird, erklärt der Lead-Scoring-Guide für ActiveCampaign.

Wer B2B-Vertrieb und Marketing in ActiveCampaign verbinden will, legt zuerst eine klare Feldstruktur auf Kontoebene fest – bevor die ersten Konten und Deals angelegt werden. Einheitliche Dropdown-Werte, sauber verknüpfte Kontakte und eine konsequente Zuordnung zu Deals sind die Voraussetzung dafür, dass Automatisierungen greifen. Wie das Sales-CRM von ActiveCampaign insgesamt aufgebaut ist und welche Grundeinstellungen sinnvoll sind, erklärt der einführende CRM-Beitrag.