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ActiveCampaign hat Hilos im April 2025 übernommen und integriert WhatsApp damit nativ in seine Automations-Plattform. Du kannst WhatsApp-Sequenzen künftig aus derselben Oberfläche bauen wie E-Mail-Automationen, CRM-Deals und SMS-Kampagnen. Was das in der Praxis bedeutet, welche technischen Voraussetzungen du brauchst und was DSGVO-konformes Opt-in in Deutschland verlangt, erklärt dieser Beitrag.
Das Wichtigste in Kürze
- ActiveCampaign hat Hilos am 15. April 2025 übernommen und integriert WhatsApp nativ als Kanal neben E-Mail, SMS und CRM.
- Die WhatsApp Business API ist technische Pflichtvoraussetzung: Das Messaging über die normale WhatsApp-Business-App ist für skaliertes Marketing nicht geeignet.
- Meta stellt seit Juli 2025 pro Nachricht in Rechnung – aktiv gesendete Marketing-Templates kosten je nach Zielland, eingehende Servicenachrichten sind seit November 2024 kostenlos.
- Seit Januar 2026 erlaubt Meta auf der WhatsApp Business API ausschließlich aufgabenspezifische Automationen; generische KI-Bots sind seitdem verboten.
- Explizites Opt-in ist in Deutschland Pflicht: Wer WhatsApp-Nachrichten ohne ausdrückliche Einwilligung sendet, verstößt gegen § 7 UWG und Art. 6 DSGVO.
Was die Hilos-Übernahme für ActiveCampaign-Nutzer konkret bedeutet
ActiveCampaign hat am 15. April 2025 die in Mexiko-City ansässige Plattform Hilos übernommen. Hilos hatte sich auf WhatsApp-Automation für Unternehmen spezialisiert und war bereits bei Firmen in Lateinamerika und Europa im Einsatz. Mit der Übernahme bringt ActiveCampaign diese Technologie direkt in seine Plattform – als nativer Kanal, keine externe Integration, kein separater Account.
Was das für bestehende ActiveCampaign-Nutzer bedeutet: WhatsApp-Aktionen werden Bestandteil des Automation Builders. Du erstellst eine neue Automation, fügst "WhatsApp-Nachricht senden" als Schritt ein und steuerst von dort Bedingungen, Wartezeiten und Folgeschritte – genau wie bei E-Mail-Schritten. Deine laufenden Automationen bleiben davon unberührt; WhatsApp-Aktionen kommen als zusätzliche Elemente hinzu.
Der Rollout nach Tarif ist schrittweise. Zum Zeitpunkt der Übernahme lud ActiveCampaign Nutzer ein, sich für den Early Access zu registrieren. Ob dein Plan bereits Zugang hat, siehst du in deinem Account unter Einstellungen. Wenn der Menüpunkt für WhatsApp-Kanäle fehlt, ist der Rollout für deinen Plan noch nicht abgeschlossen.
Wichtig für die Einordnung: WhatsApp ist mit über 2 Milliarden Nutzern in mehr als 180 Ländern kein Nischenkanal mehr. Für viele kleine und mittlere Unternehmen in Europa ist WhatsApp längst ein primärer Kommunikationsweg mit Kunden. Die Herausforderung war bisher die fehlende Skalierbarkeit – genau das ändert die Hilos-Integration.
Welche Funktionen Hilos in ActiveCampaign einbringt
No-Code-Workflow-Builder und Broadcast-Nachrichten
Die drei Kernfunktionen der Hilos-Technologie sind der No-Code-Workflow-Builder für WhatsApp-Sequenzen, eine geteilte Team-Inbox für eingehende Gespräche und Broadcast-Messaging für Kampagnen an segmentierte Kontaktlisten. Alle drei laufen nach der Integration aus derselben Oberfläche wie deine übrigen ActiveCampaign-Kampagnen.
Der No-Code-Builder funktioniert nach dem Drag-and-Drop-Prinzip des ActiveCampaign Automation Builders. Du fügst "WhatsApp-Nachricht senden" als Aktion ein, wählst ein genehmigtes Template und legst Timing und Bedingungen fest. Folgeschritte – auf Antwort warten, Tag setzen, Deal anlegen – funktionieren nach demselben Prinzip wie bei E-Mail-Automationen.
Die geteilte Team-Inbox ermöglicht es mehreren Mitarbeitenden, eingehende WhatsApp-Nachrichten zu sehen und zu beantworten. Wenn ein Kontakt auf eine automatisierte Nachricht antwortet, landet die Konversation in dieser Inbox und kann von einem Teammitglied übernommen werden. Das ist besonders relevant für Vertriebs- und Beratungsprozesse, bei denen eine Automation die Qualifizierung übernimmt und ein Mensch den Abschluss führt.
Broadcast-Nachrichten erlauben es, genehmigte Templates an segmentierte Kontaktlisten zu senden – vergleichbar mit einem E-Mail-Versand, aber über WhatsApp. Dabei gilt: Broadcasts sind kostenpflichtige Marketing-Templates. Sende sie nur an Kontakte mit bestätigtem WhatsApp-Opt-in; die Segmentierung über ActiveCampaign-Tags und Custom Fields ist hier entscheidend für Relevanz und Zustellrate.
Chatbots – und was Meta seit Januar 2026 einschränkt
Hilos enthielt Chatbot-Funktionen: automatische Antworten auf eingehende Nachrichten, gesteuert durch Schlüsselwörter oder Gesprächsverläufe. Für den Einsatz gilt hier eine wichtige Einschränkung, die viele Beiträge zu diesem Thema noch nicht berücksichtigen: Meta hat am 15. Januar 2026 generische KI-Bots auf der WhatsApp Business API verboten.
Erlaubt sind seither ausschließlich aufgabenspezifische Automationen mit klar definiertem Geschäftszweck. Ein Bot, der Bestellstatus abfragt, Supportfragen zu einem bestimmten Produkt beantwortet oder Termine bucht, ist regelkonform. Ein Bot, der allgemein auf jede eingehende Nachricht reagiert, Verkaufsgespräche führt oder ohne klar definierten Einsatzzweck antwortet, ist es nicht. Wer Chatbot-Automationen plant, sollte den genauen Einsatzzweck vor der Aktivierung schriftlich festhalten und das entsprechende Meta-Template passend dazu formulieren.
So richtest du deine erste WhatsApp-Automation ein
Bevor du im Automation Builder startest, brauchst du eine verifizierte WhatsApp Business API-Verbindung. Diese richtest du entweder direkt über den Meta Business Manager ein oder über einen zugelassenen Solution Provider, der Datenspeicherung nach europäischem Standard und einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO anbietet. Erst wenn die API-Verbindung in deinem ActiveCampaign-Account hinterlegt ist, stehen dir WhatsApp-Aktionen im Automation Builder zur Verfügung.
Eine Willkommens-Sequenz für neue WhatsApp-Abonnenten ist der sinnvolle erste Test. Du baust sie so auf:
- Automationen → Erstellen → "Neue Automation von Grund auf" wählen, Automation benennen: "WhatsApp Willkommen".
- Eintrittspunkt wählen: "Kontakt abonniert WhatsApp" – dieser Trigger feuert, sobald ein Kontakt über dein Opt-in-Formular WhatsApp-Nachrichten aktiviert hat.
- Erste Aktion: "WhatsApp-Nachricht senden" – ein vorher bei Meta genehmigtes Willkommens-Template auswählen. Ohne Template-Genehmigung ist der Versand nicht möglich.
- Warte-Schritt: 2 Tage warten. Dann Bedingung prüfen: Hat der Kontakt auf Nachricht 1 geantwortet?
- Ja-Pfad: Konversation in die Team-Inbox übertragen, zuständige Person per interner Benachrichtigung informieren.
- Nein-Pfad: Zweite Template-Nachricht senden – eine konkrete Ressource, einen Tipp oder eine direkte Frage. Tag "whatsapp-kein-feedback" setzen für spätere Segmentierung.
- Automation beenden oder in eine längere Nurturing-Sequenz übergeben, sobald die initiale Begrüßungsphase abgeschlossen ist.
Templates reichst du im Meta Business Manager ein. Wähle die Kategorie nach Inhalt: "Marketing" für Angebote und Kampagnen, "Utility" für transaktionale Nachrichten wie Bestellbestätigungen, "Authentication" für Verifizierungscodes. Die Genehmigung dauert in der Regel wenige Stunden. Templates mit zu werblichem Wortlaut oder allgemeinen Versprechen werden häufig abgelehnt – halte den Inhalt sachlich und auf einen konkreten Zweck ausgerichtet.
Typische Fehler beim ersten WhatsApp-Setup
Der häufigste Fehler ist der Einsatz der normalen WhatsApp Business App statt der WhatsApp Business API. Die App erlaubt keine Systemintegration, keine Automationen und keinen Multi-User-Zugriff. Wer mit der App arbeitet, muss jede Nachricht manuell schreiben – das ist kein Automation-Betrieb, und die Verbindung zu ActiveCampaign ist technisch nicht möglich.
Der zweite häufige Fehler: Opt-in-Listen aus dem E-Mail-Marketing direkt für WhatsApp übernehmen. Eine E-Mail-Einwilligung deckt kein WhatsApp-Marketing ab. Du brauchst eine separate, kanalspezifische Einwilligung für WhatsApp. Wer diesen Schritt überspringt, riskiert Beschwerden, WhatsApp-Sperren für die Geschäftsnummer und Bußgeldverfahren nach DSGVO.
Dritter Fehler: Templates einreichen, ohne vorab zu prüfen, ob sie Meta-konform sind. Templates mit Preisen ohne Kontext, mit Formulierungen wie "exklusiv", "nur jetzt" oder mit allgemeinen Werbebotschaften werden regelmäßig abgelehnt. Meta veröffentlicht Richtlinien für Template-Inhalte im Business Help Center; lies sie vor dem ersten Einreichen.
DSGVO und Opt-in: Was für WhatsApp-Marketing in Deutschland gilt
WhatsApp-Marketing unterliegt denselben rechtlichen Anforderungen wie E-Mail-Marketing: Du brauchst eine ausdrückliche Einwilligung vor dem ersten Versand. Diese Anforderung ergibt sich aus § 7 Abs. 2 UWG für die werbliche elektronische Kommunikation sowie aus Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die Verarbeitung der Mobilfunknummer als personenbezogenem Datum.
Für den Aufbau des Opt-ins gelten diese Grundsätze:
- Das Opt-in-Formular benennt klar, dass der Nutzer Nachrichten per WhatsApp erhält, wie häufig und zu welchen Themen – pauschale Formulierungen wie "Ich stimme der Kontaktaufnahme zu" reichen nicht.
- Ein Double-Opt-in-Verfahren – die Bestätigung der Einwilligung direkt in WhatsApp nach dem ersten Formular-Eintrag – ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber branchenüblich und im Streitfall ein starkes Nachweismittel.
- Der Opt-out muss jederzeit ohne Hürden möglich sein. Branchenpraxis ist das Schlüsselwort "STOP" in einer eingehenden WhatsApp-Nachricht; diese Funktion muss technisch korrekt hinterlegt sein und zur sofortigen Abmeldung führen.
- Alle Einwilligungen speicherst du im ActiveCampaign-Kontaktprofil mit Zeitstempel, Einwilligungstext und Herkunftsquelle – das ist dein Nachweis, falls Kontakte oder Behörden die Einwilligung anzweifeln.
Auf der technischen Seite: Die WhatsApp Business API für Unternehmen muss über einen europäischen Solution Provider mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO betrieben werden. Meta selbst bietet keine ausreichend konforme Datenhaltung für europäische Anforderungen an. Kläre bei der ActiveCampaign-Hilos-Integration, ob die WhatsApp-Daten über die ActiveCampaign-Infrastruktur in der EU verarbeitet werden oder ob ein separater Provider-Vertrag erforderlich ist.
ActiveCampaign stellt Standardvertragsklauseln für die Datenübertragung in die USA bereit. Prüfe zusätzlich, ob die Hilos-Komponente über dieselbe ActiveCampaign-Dateninfrastruktur läuft oder einen eigenen Datenverarbeitungspfad hat. Diese Frage ist zum Stand der Übernahme noch nicht abschließend dokumentiert; kläre sie direkt mit dem ActiveCampaign-Support, bevor du produktiv mit WhatsApp startest.
Wann sich WhatsApp als Marketing-Kanal nicht lohnt
WhatsApp eignet sich nicht für jeden Kontext. Diese Abgrenzung fehlt in den meisten Beiträgen über WhatsApp-Marketing – hier sind die Fälle, in denen ein anderer Kanal die sinnvollere Wahl ist.
WhatsApp passt schlecht, wenn deine Zielgruppe geschäftliche Nachrichten auf diesem Kanal als Eingriff in den privaten Bereich empfindet. Das tritt im B2B-Kontext mit älteren Entscheider-Generationen häufig auf. Wenn deine bisherigen E-Mail-Öffnungsraten hoch sind und du keine messbare Lücke in der Kundenkommunikation erkennst, bringt WhatsApp einen weiteren Kanal mit Betriebs- und Compliance-Aufwand ohne klar definierten Mehrwert.
WhatsApp lohnt nicht, wenn niemand eingehende Nachrichten aktiv betreut. Wer Automationen aktiviert und auf Antworten dann nicht reagiert, erzeugt Frustration bei Kontakten, die sich gemeldet haben und ignoriert werden. Die Team-Inbox aus Hilos hilft dabei, setzt aber voraus, dass jemand sie regelmäßig beobachtet. Einen Bot als alleinige Antwort-Instanz zu betreiben ist seit Januar 2026 zudem eingeschränkt.
Die Kostenstruktur kann bei großen Kontaktlisten und regelmäßigen Broadcasts überraschend hoch ausfallen. Seit Juli 2025 rechnet Meta pro Nachricht ab, getrennt nach Template-Kategorie und Zielland. Utility-Nachrichten kosten weniger als Marketing-Templates. Dazu kommen die Plattformgebühren von ActiveCampaign und deinem Solution Provider. Rechne die Gesamtkosten je Kampagne durch, bevor du WhatsApp als regulären Broadcast-Kanal etablierst – besonders wenn du bereits hohe E-Mail-Versandvolumina hast und doppelten Aufwand vermeiden willst.
Häufige Fragen
Muss ich Hilos separat kaufen, um WhatsApp in ActiveCampaign zu nutzen?
Nein. ActiveCampaign hat Hilos vollständig übernommen. Die WhatsApp-Funktionen werden schrittweise in die bestehenden Pläne integriert, ohne dass du einen separaten Hilos-Account benötigst. Ob dein Plan bereits Zugang hat, siehst du unter Einstellungen in deinem ActiveCampaign-Account. Wenn der WhatsApp-Menüpunkt fehlt, ist der Rollout für deinen Tarif noch nicht abgeschlossen.
Was ist der Unterschied zwischen der WhatsApp Business App und der WhatsApp Business API?
Die WhatsApp Business App richtet sich an Einzelpersonen und sehr kleine Teams: Du schreibst manuell, speicherst ein Firmenprofil und nutzt Quick Replies. Die API hingegen erlaubt automatisierte Nachrichten, Template-basierte Versendung, Multi-User-Zugriff und Systemintegrationen – alles, was Marketing-Automation erfordert. Jede ActiveCampaign-WhatsApp-Automation läuft ausschließlich über die API; die Business-App hat kein Automation-Potenzial und lässt sich nicht mit ActiveCampaign verbinden.
Wie läuft die Abrechnung für WhatsApp-Nachrichten ab?
Meta hat im Juli 2025 von Konversations-Abrechnung auf Nachrichten-Abrechnung umgestellt. Eingehende Servicenachrichten – Antworten deiner Kontakte auf automatisierte Nachrichten – sind seit November 2024 kostenlos. Du zahlst für aktiv gesendete Templates nach Kategorie (Marketing, Utility, Authentication) und Zielland. Die genauen Preise siehst du in deinem Meta Business Manager. ActiveCampaign und dein Solution Provider erheben zusätzliche Plattformgebühren.
Welche WhatsApp-Automationen sind nach den Meta-Regeln noch erlaubt?
Seit Januar 2026 erlaubt Meta auf der WhatsApp Business API nur noch aufgabenspezifische Automationen mit klar definiertem Geschäftszweck. Konforme Beispiele sind: Bestellstatus abfragen, Liefertermin bestätigen, Supportfragen zu einem bestimmten Produkt beantworten, Terminbuchung durchführen. Nicht konform sind generische Verkaufsbots, Bots ohne definierten Zweck und Automationen, die auf beliebige Eingaben ohne klaren Rahmen reagieren.
Wie baue ich einen DSGVO-konformen WhatsApp-Opt-in in mein Formular ein?
Das Opt-in-Formular nennt explizit den Kanal (WhatsApp), den Absender (dein Unternehmen), den Inhalt (welche Arten von Nachrichten) und die Frequenz. Eine vorausgefüllte Checkbox ist unzulässig; die Einwilligung muss aktiv gesetzt werden. Ergänze einen Hinweis auf den Opt-out per "STOP". Speichere Zeitstempel, Einwilligungstext und Herkunft im Kontaktprofil in ActiveCampaign – das ist dein Nachweis im Streitfall.
Kann ich bestehende E-Mail-Kontakte direkt für WhatsApp nutzen?
Nein, ohne neue kanalspezifische Einwilligung nicht. Eine Einwilligung für E-Mail-Marketing gilt nicht für WhatsApp. Du musst für WhatsApp-Kommunikation eine separate Einwilligung einholen, die explizit WhatsApp als Kanal benennt. Nutze dafür einen eigenen Opt-in-Schritt in deinen Formularen oder eine Re-Permission-Kampagne per E-Mail, in der du Kontakte einlädst, WhatsApp-Nachrichten zu aktivieren.
WhatsApp ist durch die Hilos-Übernahme kein separates Tool mehr, das neben ActiveCampaign betrieben wird, sondern wird Teil derselben Automations-Logik. Wer in ActiveCampaign bereits mit Triggern, Bedingungen und Wartezeiten arbeitet, kann WhatsApp-Sequenzen mit demselben Denkmodell aufbauen. Der sinnvolle erste Schritt ist, die API-Verbindung einzurichten, ein einfaches Willkommens-Template einzureichen und eine erste Sequenz für neue Abonnenten zu testen – bevor du WhatsApp in komplexere Multi-Channel-Automationen einwebst. Wer dabei Unterstützung sucht, findet in der ActiveCampaign-Agentur von Advertal einen direkten Ansprechpartner.
