Die besten Keap-Alternativen: CRM und Marketing-Automation für den DACH-Markt

Keap (früher Infusionsoft) bündelt CRM, E-Mail, SMS, Rechnungsstellung und Zahlungsverarbeitung in einem System – das klingt nach dem idealen All-in-one-Tool. Für DACH-Unternehmen entstehen dabei aber drei strukturelle Probleme: US-Serverhaltung, englischsprachiger Support und ein Preismodell, das viele Funktionen mitliefert, die im DACH-Alltag nicht gebraucht werden. ActiveCampaign, HubSpot, Pipedrive und Zoho CRM schliessen diese Lücken – je nach Schwerpunkt.

Das Wichtigste in Kürze

• Keap richtet sich primär an den nordamerikanischen KMU-Markt; DSGVO-Konformität und deutschsprachiger Support sind nicht im Standard enthalten.
• ActiveCampaign ist für die meisten DACH-Unternehmen die stärkste Alternative: tiefe Automation-Engine, granulare Segmentierung und EU-Datenspeicherung wählbar.
• HubSpot und Pipedrive eignen sich, wenn der Vertriebsprozess im Vordergrund steht; HubSpot wird mit wachsenden Anforderungen schnell kostspielig.
• Zoho CRM und Brevo bieten europäische Serverstandorte und einen kostenlosen Einstieg für kleine Teams mit überschaubarem Automations-Bedarf.
• Ein Plattformwechsel gelingt ohne Datenverlust, wenn Export, Feldmapping und Automation-Logik vor der Migration vollständig dokumentiert sind.

Warum Keap im DACH-Markt häufig nicht hält, was es verspricht

Keap wurde für den nordamerikanischen Kleinunternehmer gebaut, der CRM, Kampagnen und Zahlungsabwicklung in einer einzigen Oberfläche konsolidieren will. In diesem Kontext macht das Produkt Sinn. Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ergeben sich aber drei Reibungspunkte, die strukturell bedingt sind und durch Konfiguration allein nicht vollständig aufgelöst werden.

Datenhaltung und DSGVO: Keap verarbeitet Daten standardmäßig auf US-amerikanischen Servern. Ein EU-konformer Betrieb über Standard-Contractual-Clauses ist möglich, erfordert aber Dokumentationsarbeit, die für KMUs ohne eigene Rechtsabteilung aufwendig ist. Europäische Plattformen mit Rechenzentren in Deutschland oder der EU ersparen diesen Aufwand von Anfang an.

Support-Erreichbarkeit: Keap stellt US-basierten Support auf Englisch bereit. Wer ein komplexes Automation-Setup aufbaut und dabei auf Unterstützung angewiesen ist, arbeitet mit Zeitversatz und ohne gemeinsame Sprache. Das ist beherrschbar, kostet aber Zeit – besonders bei Problemen mit Datenschutz-Einstellungen oder Double-Opt-in-Konfigurationen, die im deutschen Recht spezifische Anforderungen haben.

Preisstruktur: Keap bietet aktuell ein einziges Paket, das zwei Nutzerlizenzen enthält; jede weitere Lizenz schlägt zusätzlich zu Buche. Für ein Team, das die integrierten Zahlungs- und Rechnungsfunktionen nicht nutzt, entstehen so Kosten für Funktionen, die im DACH-Alltag nicht gebraucht werden.

ActiveCampaign als Hauptalternative – wo der Unterschied liegt

Automation-Tiefe statt Feature-Breite

ActiveCampaign ist kein All-in-one-System wie Keap. Es fehlt die native Rechnungsstellung und Zahlungsverarbeitung. Was es dafür bietet, ist eine Automation-Engine, die tiefer geht als Keaps Campaign Builder: Verzweigungen, dynamische Wartezeiten, Score-basierte Weichenstellungen und Reaktions-Trigger auf Website-Besuche lassen sich kombinieren, ohne dass dafür Programmierkenntnisse nötig sind.

Einblick in über 200 betreute DACH-Projekte zeigt: Wer komplexe Customer Journeys aufbauen will – mehrstufige Nurturing-Sequenzen, verhaltensbasierte Trigger, CRM-gesteuerte Übergaben an den Vertrieb – findet in ActiveCampaign eine ausgefeiltere Automation-Logik als in Keap. Keap ist in der Breite stärker, ActiveCampaign in der Tiefe der Automation.

DSGVO-Setup und deutschsprachiger Support

Advertal ist offizieller ActiveCampaign-Partner und betreut Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Fragen zu Datenschutz-Einstellungen, Double-Opt-in-Konfiguration und DSGVO-konformer Tracking-Einbindung lassen sich auf Deutsch klären. ActiveCampaign bietet die Datenspeicherung in EU-Rechenzentren als konfigurierbare Option; die Einstellung ist über die Kontoeinstellungen zugänglich.

Wer ein vollständiges Setup inklusive Automations, Segmentierung und CRM-Struktur aufbauen will, findet im DACH-Leitfaden für ActiveCampaign einen strukturierten Einstieg in Aufbau und Konfiguration.

Segmentierung im Vergleich

Keap segmentiert primär über Tags und Listen. ActiveCampaign verbindet Tags, benutzerdefinierte Kontaktfelder, Website-Verhalten und CRM-Daten in einem einzigen Segment-Builder. Konkret bedeutet das: Ein Segment wie „hat die Preisseite besucht, ist noch kein Kunde, hat einen Lead-Score über 40“ lässt sich in ActiveCampaign ohne manuelle Listenpflege aufbauen und automatisch aktuell halten. In Keap wäre dafür eine Kombination aus Tags und manuellen Listen nötig.

Für Unternehmen mit großen Kontaktlisten und differenzierten Kampagnen ist dieser Unterschied im Alltag spürbar: weniger manuelle Segmentierungsarbeit, präzisere Zielgruppen.

Welche Alternative für welchen Anwendungsfall passt

Sales-Fokus: HubSpot und Pipedrive

HubSpot bietet einen kostenfreien CRM-Kern, der für kleine Teams mit einfachen Pipeline-Anforderungen ausreicht. Die Stärke liegt in der Verzahnung von Marketing und Vertrieb: Content-Erstellung, Landing Pages, Formulare und Deals laufen in einer Oberfläche. Sobald Marketing-Automation dazukommt, steigen die monatlichen Kosten auf ein Niveau, das Keap kaum noch unterbietet. HubSpot eignet sich am besten für wachsende Teams mit Inbound-Strategie, bei denen Marketing und Vertrieb eng zusammenarbeiten.

Pipedrive macht eine Sache gut: Vertriebspipeline-Management. Deals, Aktivitäten und Kontakthistorie sind schnell erfassbar, die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert. Für B2B-Unternehmen mit persönlichem Verkauf – Makler, Berater, Agenturen mit komplexen Angebotsprozessen – ist Pipedrive oft schneller in Betrieb und einfacher anzuwenden als ein Voll-CRM-System. Marketing-Automation bleibt rudimentär; eine Kombination mit einem dedizierten E-Mail-Tool ist für ernsthaftere Kampagnen sinnvoll.

Kleines Budget und europäische Datenhaltung: Zoho und Brevo

Zoho CRM hat Rechenzentren in Europa und bietet einen kostenlosen Plan für bis zu drei Nutzer. Der Funktionsumfang – Pipeline, Kontaktverwaltung, einfache Automations – reicht für lokale Dienstleister und kleine Teams aus. Die Einarbeitung dauert länger als bei HubSpot oder ActiveCampaign: Die Benutzeroberfläche ist dichter und die Konfiguration erfordert mehr Vorentscheidungen. Zoho ist dann die richtige Wahl, wenn ein breites Funktionsspektrum zu einem Preis gefragt ist, der weit unter Keap liegt.

Brevo (ehemals Sendinblue) ist ein europäisches Unternehmen mit Rechenzentren in Deutschland und eignet sich für Unternehmen, die primär E-Mail- und SMS-Kampagnen aussenden. Das integrierte CRM ist einfach gehalten und für einfache Kontaktverwaltung ausreichend; wer mehrstufige Automations oder tiefes CRM-Tracking braucht, kommt bei Brevo an Grenzen.

Enterprise-Umfeld: Salesforce

Salesforce ist für große Unternehmen relevant, die CRM als strategisches System mit eigener Entwicklungskapazität betreiben. Individuelle Datenmodelle, tiefe Integrationen in bestehende ERP-Systeme und umfangreiches Reporting rechtfertigen die Implementierungskosten ab einer bestimmten Unternehmensgröße. Für KMUs bis 50 Mitarbeitende ist Salesforce in der Regel überdimensioniert: Die Komplexität der Einrichtung und die laufenden Lizenzkosten übersteigen den Nutzen gegenüber leichter konfigurierbaren Alternativen.

Vergleich auf einen Blick

So wechselst du von Keap – Schritt für Schritt

Ein Plattformwechsel ist kein technisches Problem, sondern ein Planungsproblem. Die häufigste Ursache für Probleme beim Wechsel ist nicht ein fehlerhafter Import, sondern fehlende Dokumentation der Logik, die im alten System gewachsen ist. Die folgende Schrittfolge führt den Wechsel ohne Kontaktdatenverlust und ohne Lücken in aktiven Automations durch.

1. Exportiere alle Kontaktdaten aus Keap als CSV, inklusive Tags, Custom Fields und gespeicherter Notizen; prüfe vor dem Export, welche Felder in der Zielplattform ein direktes Äquivalent haben und welche manuell angelegt werden müssen.
2. Dokumentiere alle aktiven Automations vollständig: Eintrittspunkte, Bedingungen, Wartezeiten und Ausgangspunkte; ein einfaches Flussdiagramm je Automation verhindert, dass Logik beim Neuaufbau verloren geht.
3. Erstelle in der Zielplattform die Custom Fields und Tags, bevor du den Import startest, da beim Import ohne vorhandene Felddefinitionen Daten verloren gehen können.
4. Führe den Kontaktimport zunächst mit einer kleinen Testliste von 20 bis 30 Kontakten durch und prüfe, ob alle Felder korrekt gemappt sind und ob Tags vollständig übernommen wurden.
5. Importiere nach erfolgreichem Test den vollständigen Datensatz und baue die dokumentierten Automations in der neuen Plattform nach, bevor du sie aktivierst.
6. Betreibe beide Systeme für vier Wochen parallel: Neue Kontakte laufen bereits im neuen Tool, bestehende Nurturing-Sequenzen in Keap laufen aus, ohne dass Kontakte aus aktiven Strecken herausfallen.
7. Kündige Keap erst, wenn alle aktiven Automations in der neuen Plattform laufen, alle offenen Rechnungen abgeschlossen sind und Zahlungsintegration sowie Reporting geprüft wurden.

Wer die Migration von Keap zu ActiveCampaign plant und die Schritte mit einem erfahrenen Team durchführen will, findet bei Advertal als ActiveCampaign-Agentur für DACH Unterstützung beim Setup und der Datenmigration.

Typische Fehler beim Tool-Wechsel und wie du sie vermeidest

Bei Plattformwechseln tauchen immer wieder die gleichen Probleme auf. Wer sie kennt, kann sie vermeiden.

• Automations werden abgeschaltet, ohne dass die Logik vorher dokumentiert wurde: Das Ergebnis ist ein Neuaufbau aus dem Gedächtnis, der häufig schlechter wird als das Original.
• Tags werden 1:1 aus Keap übernommen, obwohl sie über Jahre intransparent gewachsen sind: Ein Wechsel ist die Gelegenheit, das Tagging-System zu bereinigen; wer diese Chance nicht nutzt, schleppt die alten Strukturprobleme ins neue System.
• Die Erfolgsmessung beschränkt sich auf die Zahl importierter Kontakte: Entscheidend ist, ob die Automations korrekt laufen – teste jeden Eintrittspunkt mit echten Trigger-Ereignissen, bevor die neue Plattform produktiv geht.
• Zahlungsverbindungen werden zu spät berücksichtigt: Wer Keap für Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung nutzt, muss diesen Teil des Setups separat in der neuen Plattform abbilden und darf die Kündigung nicht einreichen, bevor das neue Zahlungs-Setup getestet ist.
• Die Migrationsdauer wird zu knapp geplant: Ein einfaches Setup mit wenigen Automations und sauberem Tagging ist in zwei bis drei Wochen übertragen; komplexe Setups mit mehreren Dutzend aktiven Automations und E-Commerce-Flows brauchen realistisch vier bis acht Wochen.

Häufige Fragen

Lassen sich Keap-Kontakte verlustfrei nach ActiveCampaign übertragen?

Kontaktdaten, Tags und Custom Fields lassen sich per CSV-Export aus Keap und Import in ActiveCampaign übertragen. Die Automation-Logik und der Campaign-Builder-Aufbau müssen manuell neu erstellt werden, da die Datenstrukturen der beiden Plattformen nicht kompatibel sind. Für ein mittelgroßes Setup mit sauber strukturierten Tags und zehn bis fünfzehn Automations ist eine Migrationszeit von zwei bis drei Wochen realistisch.

Kann ActiveCampaign die Rechnungsstellung und Zahlungsverarbeitung von Keap ersetzen?

Nein – ActiveCampaign hat keine native Rechnungs- oder Zahlungsfunktion. Für Rechnungsstellung empfehlen sich spezialisierte Werkzeuge, die über Integrationen angebunden werden. ActiveCampaign kann den Prozess rund um den Zahlungseingang über Automations koordinieren – etwa durch automatische Folge-E-Mails nach Kaufabschluss – aber die eigentliche Zahlungsverarbeitung liegt beim externen Werkzeug.

Ist Keap DSGVO-konform einsetzbar?

Keap kann über Standard-Contractual-Clauses DSGVO-konform betrieben werden, erfordert aber aktives Dokumentationsmanagement auf Seiten des Unternehmens. Europäische Plattformen mit Rechenzentren in Deutschland oder der EU ersparen diesen Aufwand strukturell. Wer die Datenschutz-Dokumentation schlank halten will, wählt besser einen Anbieter, bei dem EU-Datenspeicherung nicht Ausnahme, sondern Standard ist.

Für welche Unternehmenstypen ist Keap noch sinnvoll?

Keap hat dann klare Stärken, wenn ein Unternehmen CRM, E-Mail, SMS, Angebotserstellung und Zahlungsabwicklung wirklich in einem System braucht und keinen separaten Anbieter für Rechnungsstellung einsetzen will. Das trifft vor allem auf US-amerikanische Kleinunternehmen zu. Im DACH-Raum ist diese Kombination seltener gefragt; meistens gibt es bereits spezialisierte Werkzeuge für Rechnungsstellung, die über Integrationen besser in eine Marketing-Plattform eingebunden werden als durch eine monolithische All-in-one-Lösung.

Welches Tool eignet sich, wenn ActiveCampaign zu komplex wirkt?

Wer vor allem Newsletter und einfache Automations braucht, ist mit Brevo oder Zoho CRM gut bedient – beide sind schneller eingerichtet und einfacher in der täglichen Nutzung. Wenn der Wunsch nach Einfachheit eher auf mangelnde Einarbeitung zurückgeht als auf tatsächlich einfache Anforderungen, lohnt sich ein strukturierter Einstieg in ActiveCampaign, weil die Plattform mit wachsenden Anforderungen skaliert, ohne dass ein erneuter Wechsel nötig wird.

Der Wechsel von Keap ist für DACH-Unternehmen in den meisten Fällen kein technisches Hindernis, sondern eine Frage der Vorbereitung: Wer Automation-Logik dokumentiert, Tags bereinigt und beide Systeme kurz parallel betreibt, wechselt ohne Lücken. Welches Ziel-Tool das richtige ist, hängt davon ab, was das Team tatsächlich täglich nutzt – Komplexität, die nicht gebraucht wird, kostet genauso wie ein System, das zu früh an seine Grenzen stößt. Wer mit ActiveCampaign startet, findet im Migrations-Leitfaden für den Plattformwechsel weitere Schritte zur Datenmigration und zum Setup-Aufbau.