ActiveCampaign: Die besten Einstellungen und Funktionen

ActiveCampaign bündelt alle zentralen Steuerungsoptionen unter Einstellungen → Konto. Wer drei Bereiche sauber konfiguriert – die Absender-Domain mit DKIM-Authentifizierung, das BrandKit und die Tracking-Parameter –, schafft die Grundlage für zuverlässige Zustellung, konsistentes Erscheinungsbild und saubere Verhaltensdaten. Ohne diese Basis laufen Automationen und Kampagnen dauerhaft unter schlechten Voraussetzungen, selbst wenn der Rest technisch korrekt aufgebaut ist.

Das Wichtigste in Kürze

• Domain-Authentifizierung (DKIM, SPF, DMARC) ist für Massenversender Pflicht und verhindert, dass E-Mails im Spam landen oder als Fälschung abgewiesen werden.
• BrandKit speichert Farben, Schriften und Logos einmalig und stellt sie beim Erstellen jeder Kampagne automatisch bereit – verhindert abweichende Designs im Team.
• Site Tracking und Event Tracking liefern Verhaltensdaten, die Segmentierungen und Automationen auslösen können und die Personalisierung deutlich verbessern.
• Nutzerrechte und Gruppen steuern, wer welche Teile des Kontos sieht und bearbeiten darf – nötig, sobald mehr als eine Person im Konto arbeitet.
• Eine falsch eingestellte Zeitzone verschiebt alle geplanten Versandzeitpunkte still und ohne Fehlermeldung.

Wo die Einstellungen in ActiveCampaign zu finden sind

Das Einstellungsmenü öffnet sich über das Zahnrad-Symbol unten links in der Navigation. Von dort aus gliedern sich die Optionen in mehrere Bereiche: Konto, E-Mail, Nutzer, Gruppen, Tracking, Deals und Integrationen. Einige tiefer liegende Einstellungen – insbesondere zur Domain-Authentifizierung – verbergen sich unter Einstellungen → Erweitert.

Wer das Konto gerade neu einrichtet, arbeitet zweckmäßigerweise in dieser Reihenfolge: Kontoname und Zeitzone setzen → Sending Domain verifizieren → E-Mail-Authentifizierung einrichten → BrandKit anlegen → Tracking aktivieren → Nutzer und Berechtigungen konfigurieren. Diese Reihenfolge vermeidet, dass Kampagnen mit falschem Absender oder schlechter Zustellrate versendet werden, bevor die Grundkonfiguration abgeschlossen ist.

Kontoname, Zeitzone und Sprache

Der Kontoname erscheint in Systemnachrichten und bei Anfragen an den Support – er hat keine Außenwirkung gegenüber Kontakten. Wichtiger ist die Zeitzone: ActiveCampaign verwendet sie als Referenz für alle Versandzeitpunkte in Kampagnen und Automationen. Wenn Kontakte um 10 Uhr morgens eine E-Mail bekommen sollen, entscheidet die Zeitzone, ob das 10 Uhr Berlin oder 10 Uhr Los Angeles bedeutet. Wer die Zeitzone auf UTC belässt statt auf Europe/Berlin zu wechseln, schickt E-Mails zwei Stunden früher als geplant – ohne Fehlermeldung, ohne Warnung.

Die Sprache der Benutzeroberfläche lässt sich unter Einstellungen → Mein Profil individuell pro Nutzer ändern. Diese Einstellung ist nicht konto-, sondern nutzerweit gesetzt. Das bedeutet: Wenn mehrere Personen im selben Konto arbeiten, kann jede die Oberfläche in ihrer bevorzugten Sprache nutzen, ohne andere zu beeinflussen.

Absendername und Absender-E-Mail-Adresse

Der Absendername (From Name) und die Absender-E-Mail-Adresse sind die ersten zwei Felder, die ein Empfänger im Posteingang sieht. ActiveCampaign speichert sie als Standardwerte für neue Kampagnen; beim Erstellen einzelner Sendungen lassen sie sich jederzeit überschreiben. Wähle einen Absendernamen, der im Posteingang sofort erkannt wird – in der Regel den Unternehmensnamen oder eine Kombination aus Marke und Abteilung. Generische Absender wie "Newsletter" oder "Info" senken die Öffnungsraten messbar, weil Empfänger nicht sofort einordnen können, wer sendet.

Unter Einstellungen → E-Mails → Von E-Mail-Adressen lassen sich mehrere Absenderadressen hinterlegen, sofern die zugehörige Domain verifiziert ist. Das erlaubt es, verschiedene Produkte, Marken oder Abteilungen mit eigenen Absenderadressen zu betreiben, ohne separate Konten anzulegen.

Domain-Authentifizierung: DKIM, SPF und DMARC einrichten

E-Mail-Authentifizierung ist keine optionale Maßnahme. Google und Yahoo fordern von Massenversendern ab 5.000 Mails täglich einen konfigurierten DKIM-Record und eine DMARC-Richtlinie. Ohne diese Einstellungen landen E-Mails häufiger im Spam-Ordner oder werden ohne Fehlermeldung abgewiesen. ActiveCampaign bietet dafür unter Einstellungen → Erweitert → Wie ich meine E-Mails versende eine geführte Domain-Konfiguration an.

Die Plattform unterscheidet zwischen automatischer und manueller Einrichtung. Die automatische Variante ist für die meisten Konten ausreichend: ActiveCampaign generiert die notwendigen DNS-Einträge und stellt sie bereit; du trägst sie bei deinem Domain-Anbieter ein. Wer mehrere Marken oder Subdomains betreibt, kann pro Konto mehrere Domains verifizieren. Wie sich diese Einstellungen auf die tatsächliche Zustellrate auswirken, erklärt der Beitrag zur E-Mail-Zustellbarkeit in ActiveCampaign ausführlich.

Was DKIM, SPF und DMARC jeweils bewirken

DKIM (DomainKeys Identified Mail) fügt jeder ausgehenden E-Mail eine kryptografische Signatur hinzu. Empfangende Mailserver prüfen diese Signatur und stellen so sicher, dass die E-Mail wirklich von deiner Domain stammt und nicht auf dem Weg verändert wurde. Ein positiver Nebeneffekt: Das "via activecampaign.com"-Label, das in Gmail ohne DKIM unter dem Absendernamen erscheint, verschwindet nach der Einrichtung.

SPF (Sender Policy Framework) legt fest, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen deiner Domain zu versenden. Es handelt sich um einen TXT-Eintrag in deinen DNS-Einstellungen. ActiveCampaign gibt den genauen SPF-Record vor. Wichtig: SPF erlaubt nur einen einzigen TXT-Eintrag pro Domain. Wer einen zweiten Eintrag hinzufügt statt den bestehenden zu erweitern, bricht die SPF-Prüfung komplett – beide Einträge machen sich gegenseitig ungültig.

DMARC baut auf DKIM und SPF auf und regelt, was mit E-Mails passiert, die beide Prüfungen nicht bestehen. Eine DMARC-Richtlinie mit "p=none" und einem Berichtspfad liefert dir Daten darüber, wer sonst noch E-Mails in deinem Namen versendet, ohne den eigenen Versand zu riskieren. "p=quarantine" schickt Fälschungen in den Spam-Ordner der Empfänger; "p=reject" weist sie vollständig ab. Für den Start empfiehlt sich "p=none", bis die Berichte zeigen, dass kein legitimer Versender übersehen wurde.

So richtest du die Domain-Authentifizierung ein – Schritt für Schritt

Voraussetzung: Du hast Zugang zu den DNS-Einstellungen deiner Domain beim Domain-Anbieter (z. B. IONOS, Strato, Hetzner oder Cloudflare). Die gesamte Einrichtung dauert in der Regel unter 20 Minuten; die anschließende DNS-Propagation braucht 15 bis 60 Minuten.

1. Gehe in ActiveCampaign zu Einstellungen → Erweitert → Wie ich meine E-Mails versende.
2. Klicke auf "Domain konfigurieren" und gib deine Absender-Domain ein (z. B. beispiel.de – ohne E-Mail-Präfix wie info@ oder hallo@).
3. ActiveCampaign zeigt dir zwei CNAME-Einträge für DKIM und einen optionalen SPF-TXT-Eintrag an. Kopiere alle Werte vollständig.
4. Öffne das DNS-Verwaltungs-Panel deines Domain-Anbieters. Lege die CNAME-Einträge mit den exakten Hosts und Zielwerten an.
5. Falls du noch keinen SPF-Eintrag hast, füge den bereitgestellten TXT-Eintrag hinzu. Hast du bereits einen SPF-Eintrag für deine Domain, ergänze "include:emsd1.com" im bestehenden Eintrag – lege keinen zweiten Eintrag an.
6. Lege zusätzlich einen DMARC-TXT-Eintrag für _dmarc.beispiel.de an: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@beispiel.de
7. Warte 15 bis 60 Minuten für die DNS-Propagation und kehre zu Einstellungen → Erweitert zurück. Klicke auf "Verbindung prüfen". Grüne Häkchen bestätigen die erfolgreiche Verknüpfung.

Eine verifizierte Domain ist die Voraussetzung dafür, dass E-Mails nicht mehr mit dem "via activecampaign.com"-Label etikettiert werden und dass die Absender-Reputation auf deine eigene Domain einzahlt, nicht auf die von ActiveCampaign.

BrandKit einrichten – einmal konfigurieren, überall nutzen

Das BrandKit ist unter Einstellungen → Marke oder über Active Intelligence → Anpassen → BrandKit erreichbar. Es speichert die zentralen Markenassets: Primärfarbe, Sekundärfarben, Schriftarten, Logo-Dateien und Social-Media-Konten. Sobald das BrandKit ausgefüllt ist, greift der E-Mail-Designer beim Erstellen neuer Kampagnen automatisch darauf zurück. Wer das BrandKit überspringt und direkt mit Kampagnen startet, wird feststellen, dass jedes Teammitglied eigene Farb- und Schriftvarianten wählt – mit dem Ergebnis, dass E-Mails desselben Unternehmens visuell auseinanderlaufen.

Der schnellste Einstieg: ActiveCampaign kann ein BrandKit aus der Website-URL automatisch extrahieren. Es liest Farben aus dem CSS und Logos aus den Metadaten der Seite. Das Ergebnis ist ein erster Entwurf, den du manuell feinjustieren kannst. In der Praxis trifft diese Extraktion die Primärfarbe fast immer korrekt; Schriften müssen häufig noch angepasst werden, weil viele Websites Custom-Fonts laden, die in E-Mail-Clients nicht verfügbar sind. Einen ausführlichen Blick auf die KI-gestützte Markeneinrichtung bietet der Beitrag zum ActiveCampaign AI Brand Kit.

Was im BrandKit konfiguriert werden sollte

Wenn du das BrandKit manuell befüllst oder das automatisch extrahierte Ergebnis überarbeitest, achte auf diese Punkte:

• Primär- und Sekundärfarben sollten die im Styleguide definierten Hex-Werte verwenden, nicht gerundete Approximationen der automatischen Extraktion.
• Logo-Uploads in PNG mit transparentem Hintergrund funktionieren besser als JPEG, weil sie sich auf hellen und dunklen E-Mail-Hintergründen gleichermaßen sauber machen.
• Schriften sind in E-Mails grundsätzlich eingeschränkt: Die meisten E-Mail-Clients unterstützen nur systemnahe Web-Schriften wie Arial, Helvetica, Georgia und Trebuchet. Wenn dein Brand eine Custom-Font verwendet, definiere eine passende Fallback-Schrift im BrandKit – sie kommt überall dort zum Einsatz, wo die Primärschrift nicht gerendert wird.
• Social-Media-Konten werden als Symbole mit Links in E-Mail-Footern eingesetzt. Hinterlegst du sie einmalig im BrandKit, erscheinen sie bei neu erstellten Kampagnen automatisch.

BrandKit und KI-generierte Kampagnen

ActiveCampaign nutzt das BrandKit als Grundlage für KI-gestützte E-Mail-Vorschläge. Wenn du im E-Mail-Designer einen KI-Assistenten aufrufst und ein Thema eingibst, generiert die KI Texte und Layouts, die auf deine Markenfarben und -schriften abgestimmt sind. Das funktioniert nur, wenn das BrandKit vollständig ausgefüllt ist. Ohne BrandKit fallen die KI-Ergebnisse auf neutrale Standardwerte zurück, die keinerlei Beziehung zu deiner Marke haben und manuell vollständig angepasst werden müssten.

Admins finden das BrandKit in der Navigationsleiste auch über Active Intelligence → Anpassen. Seit dem Update auf die neue BrandKit-Oberfläche (Stand 2026) lassen sich dort Custom Instructions hinterlegen, die dem KI-Assistenten zusätzlichen Kontext geben: Tonalität, Zielgruppe, Themen, die vermieden werden sollen. Diese Instructions wirken auf alle KI-generierten Inhalte im Konto.

Tracking-Einstellungen: Was du aktivieren solltest

Tracking ist in ActiveCampaign in drei unterschiedliche Ebenen unterteilt: Site Tracking verfolgt Webseitenbesuche, Event Tracking registriert benutzerdefinierte Ereignisse, und Link Tracking wertet Klicks in E-Mails aus. Jede Ebene liefert andere Daten und muss separat aktiviert werden. Wer alle drei sauber einrichtet, hat die Datengrundlage für Segmentierungen und Automationen, die auf echtem Verhalten basieren – nicht auf Annahmen.

Site Tracking aktivieren

Site Tracking verfolgt, welche Seiten ein Kontakt besucht, nachdem er eine E-Mail geöffnet und auf einen Link geklickt hat. Die Verknüpfung erfolgt über ein Cookie. Das Site-Tracking-Skript findest du unter Einstellungen → Tracking → Site Tracking. Kopiere es und füge es in den Kopfbereich deiner Website ein – direkt oder über einen Tag Manager wie Google Tag Manager.

Was das konkret ermöglicht: Eine Automation kann ausgelöst werden, wenn jemand die Preisseite besucht. Ein Segment kann Kontakte enthalten, die innerhalb der letzten 14 Tage die Produktseite aufgerufen haben. Diese Datenpunkte stehen in Automationen als Bedingungen und in Segmentierungen als Filter zur Verfügung. Wichtig: Site Tracking setzt ein Cookie und muss in der Datenschutzerklärung erwähnt und in der Cookie-Einwilligung korrekt kategorisiert werden.

Event Tracking für benutzerdefinierte Ereignisse

Event Tracking geht einen Schritt weiter: Es erlaubt dir, eigene Ereignisse an ActiveCampaign zu senden – beispielsweise "Kaufabschluss", "Formular abgeschickt" oder "Demo gebucht". Diese Events können Automationen triggern und werden im Kontaktprofil als Aktivitäten sichtbar. Die technische Einrichtung erfordert Zugang zum Quellcode oder Kenntnis des Tag Managers: Du rufst die ActiveCampaign-JavaScript-API mit dem Ereignisnamen und optionalen Attributen auf. Den API-Schlüssel findest du unter Einstellungen → Entwickler.

Event Tracking ist besonders wertvoll, wenn wichtige Konversionen außerhalb des E-Mail-Kanals stattfinden – etwa auf der Website, im Webshop oder in der App. Ohne Event Tracking weiß ActiveCampaign nichts von diesen Ereignissen und kann keine darauf aufbauenden Automationen starten.

Link Tracking in E-Mails

Link Tracking ist standardmäßig für alle E-Mail-Kampagnen aktiv. ActiveCampaign ersetzt dabei alle Links in ausgehenden E-Mails durch eigene Tracking-Links, die beim Klick ausgewertet werden. Die Klickdaten erscheinen in den Kampagnenberichten und können in Automationen als Auslöser verwendet werden ("Kontakt hat auf Link X geklickt"). Wenn du Link Tracking für eine einzelne Kampagne deaktivieren möchtest – etwa bei transaktionalen Mails mit sensiblem Inhalt –, ist das pro Kampagne möglich, ohne die Kontoeinstellung zu ändern.

Nutzer verwalten und Berechtigungen sauber trennen

Sobald mehr als eine Person Zugang zum ActiveCampaign-Konto hat, braucht es ein klares Berechtigungskonzept. ActiveCampaign unterscheidet zwischen Admins, die auf alles zugreifen können, und eingeschränkten Nutzern, deren Rechte über Gruppen gesteuert werden. Ohne bewusste Konfiguration haben neue Nutzer im niedrigen Preisplan häufig mehr Rechte, als ihr Aufgabenbereich erfordert.

Gruppen einrichten

Gruppen definieren, welche Bereiche ein Nutzer sehen und bearbeiten darf. Unter Einstellungen → Gruppen legst du fest: Darf diese Gruppe Kampagnen erstellen? Kontakte löschen? Automationen bearbeiten? Berichte einsehen? Jede Gruppe kann außerdem auf bestimmte Listen beschränkt werden. Das ist in Agenturen oder bei Unternehmen mit mehreren Marken sinnvoll, wo verschiedene Teams nur ihre eigenen Kontaktdaten sehen sollen.

Praktisch wird das über Einstellungen → Nutzer konfiguriert: Jeder neu eingeladene Nutzer bekommt beim Anlegen eine Gruppe zugewiesen. Wer keine Gruppe zuweist, gibt dem Nutzer in vielen Konten unbeabsichtigt vollen Lesezugriff auf alle Listen und Kampagnen.

Wann Admin-Rechte sinnvoll sind – und wann nicht

Admin-Rechte bedeuten vollen Zugriff auf alle Einstellungen, Kontakte, Daten und Abrechnungsdetails. In der Praxis braucht das nur, wer das Konto konfiguriert oder den Zugang anderer Nutzer verwaltet. Mitarbeiter, die Kampagnen erstellen oder Berichte auswerten, benötigen keine Admin-Rechte – sie können ihre Aufgaben vollständig über eingeschränkte Nutzerkonten mit den richtigen Gruppenberechtigungen erledigen.

Freiberufler oder externe Agenturen erhalten zweckmäßigerweise zeitlich begrenzte Nutzer-Einladungen, keine dauerhaften Admin-Accounts. Wenn die Zusammenarbeit endet, kann der Zugang unter Einstellungen → Nutzer deaktiviert werden, ohne Passwörter ändern oder Zugangsdaten zurückfordern zu müssen.

Typische Fehler bei der Kontoeinrichtung – und wie du sie vermeidest

Falsche Zeitzone: Der häufigste stille Fehler. Wer vergisst, die Zeitzone von UTC auf Europe/Berlin zu ändern, versendet alle geplanten Mails zwei Stunden früher als beabsichtigt. Das fällt oft erst bei der Auswertung von Öffnungsstatistiken auf, wenn die Peaks nicht mit den erwarteten Zeiten übereinstimmen.

DKIM nicht verifiziert, Kampagne trotzdem versendet: ActiveCampaign blockiert den Versand nicht, wenn DKIM fehlt. Die E-Mail landet im Posteingang – aber mit "via activecampaign.com"-Etikettierung in Gmail und schlechterer Absender-Reputation bei Postfachanbietern. In der Praxis bedeutet das über Wochen akkumulierte Zustellprobleme, die sich nicht sofort bemerkbar machen.

Mehrere SPF-Einträge für dieselbe Domain: SPF erlaubt nur einen TXT-Eintrag pro Domain. Wer einen neuen SPF-Eintrag für ActiveCampaign hinzufügt, ohne den bestehenden zu bearbeiten, bricht die SPF-Prüfung komplett – beide Einträge machen sich gegenseitig ungültig. Die Lösung: Alle Sender-Mechanismen in einem einzigen SPF-Eintrag zusammenführen, beispielsweise v=spf1 include:emsd1.com include:anderen-anbieter.com ~all.

Tracking-Skript doppelt eingebunden: Wenn das Site-Tracking-Skript durch den Tag Manager und direkt im Code eingefügt wird, werden Seitenbesuche doppelt gezählt. Das verfälscht Segmentierungen und Automatisierungsauslöser, ohne dass eine Fehlermeldung erscheint.

BrandKit angelegt, aber nicht als Standard gesetzt: Das BrandKit muss in den E-Mail-Einstellungen als Standard hinterlegt werden, damit es bei neuen Kampagnen automatisch greift. Ohne diese Zuweisung werden beim Erstellen neuer Sendungen weiterhin neutrale Standardwerte verwendet, obwohl das BrandKit ausgefüllt ist.

Häufige Fragen

Muss ich DMARC konfigurieren, wenn ich weniger als 5.000 Mails täglich versende?

Technisch verpflichtend ist DMARC laut den Anforderungen von Google und Yahoo erst ab 5.000 Mails täglich. Für kleinere Volumina ist es dennoch sinnvoll: DMARC schützt deine Domain vor Missbrauch durch Dritte, die E-Mails in deinem Namen versenden, und verbessert das Vertrauen der Empfänger-Mailserver in deine Absender-Reputation. Eine DMARC-Richtlinie mit "p=none" hat keine Auswirkungen auf die eigene Zustellung und kostet keinen Aufwand, der über das Anlegen eines DNS-Eintrags hinausgeht.

Was passiert, wenn ich die Zeitzone in ActiveCampaign nachträglich ändere?

Geplante Kampagnen, die noch nicht versendet wurden, werden durch die Zeitzonenänderung beeinflusst: Die Uhrzeit bleibt erhalten, aber die neue Zeitzone gilt als Referenz. Eine Kampagne, die für 10:00 Uhr geplant war und vorher UTC meinte, meint danach 10:00 Uhr Europe/Berlin – also zwei Stunden später. Bereits laufende Automationsschritte verwenden die Zeitzone zum Zeitpunkt der Ausführung des jeweiligen Schritts. Es empfiehlt sich, die Zeitzone unmittelbar nach der Kontoerstellung zu setzen und danach nicht mehr zu ändern.

Kann ich in ActiveCampaign mehrere Absender-E-Mail-Adressen verwenden?

Ja. Du kannst mehrere Absenderadressen im Konto hinterlegen, solange die zugehörige Domain verifiziert ist. Das ermöglicht es, verschiedene Produkte, Marken oder Abteilungen mit eigenen Absenderadressen zu betreiben, ohne separate Konten anzulegen. Die Verwaltung erfolgt unter Einstellungen → E-Mails → Von E-Mail-Adressen. Jede neue Adresse muss einmalig per Klick in einer Bestätigungs-E-Mail verifiziert werden.

Wie lange dauert die Domain-Verifikation in ActiveCampaign?

DNS-Einträge benötigen in der Regel 15 bis 60 Minuten, um wirksam zu werden. In Einzelfällen – insbesondere bei Domain-Anbietern mit langen TTL-Werten oder bei Cloudflare mit aktiviertem Proxy – kann es bis zu 24 Stunden dauern. ActiveCampaign prüft die Einträge live, wenn du unter Einstellungen → Erweitert auf "Verbindung prüfen" klickst. Grüne Häkchen erscheinen, sobald die Einträge korrekt propagiert sind.

Wie viele Nutzer kann ich zum Konto hinzufügen?

Die Anzahl der Nutzer hängt vom gebuchten Plan ab. Beim Marketing-Lite-Tarif ist ein Nutzer inklusive; für Teams erfordert das Hinzufügen weiterer Personen entweder ein Upgrade auf einen höheren Plan oder das Buchen von zusätzlichen Nutzer-Slots als Add-on. Die aktuelle Nutzerbelegung und verfügbare Slots findest du unter Einstellungen → Nutzer. Externe Mitarbeiter oder Agenturen lassen sich mit derselben Funktion einladen; ihre Rechte werden über Gruppen gesteuert.

Kann das BrandKit für bestimmte Nutzer gesperrt werden?

Das BrandKit selbst hat keine eigene Bearbeitungsschranke, lässt sich aber indirekt schützen: Nutzer ohne Admin-Rechte und ohne die Berechtigung zur Einstellungsbearbeitung können das BrandKit zwar einsehen, aber nicht ändern. Wer sichergehen will, dass nur eine bestimmte Person das BrandKit pflegt, weist allen anderen Nutzern eine Gruppe ohne Einstellungszugriff zu. Admins haben immer vollen Zugriff – deshalb sollte die Admin-Rolle nur an Personen vergeben werden, die sie tatsächlich benötigen.

Die hier beschriebenen Einstellungen bilden das Fundament, auf dem alle ActiveCampaign-Aktivitäten aufbauen. Wer DKIM und DMARC korrekt eingerichtet, das BrandKit ausgefüllt und Tracking sowie Nutzerrechte sauber konfiguriert hat, kann sich dem nächsten Schritt widmen: dem Aufbau von Automationen auf Basis echter Verhaltensdaten. Wer dabei systematisch vorgehen möchte, findet im ActiveCampaign-Kurs alle Funktionen und Einstellungen strukturiert erklärt – von der ersten Automation bis zu komplexen Workflows.