WooCommerce Rechnung: So erstellst du rechtssichere Rechnungen in deinem deutschen Online-Shop

WooCommerce liefert nach einem Kauf standardmäßig eine Bestellbestätigung, keine Rechnung. Für Deutschland fehlen darin die nach § 14 UStG vorgeschriebenen Pflichtangaben, eine GoBD-konforme Rechnungsnummer und der korrekte Steuerausweis. Ohne ein spezialisiertes Plugin stellt dein Shop keine steuerrechtlich anerkannten Belege aus. Welche Anforderungen gelten, welche Plugins die Lücke schließen und wie die Einrichtung aussieht, zeigt dieser Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

• WooCommerce erstellt keine Rechnung nach deutschem Recht – Bestellbestätigungen ersetzen sie nicht.
• Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG umfassen fortlaufende Rechnungsnummer, Steuerausweis, Leistungszeitpunkt und vollständige Anschriften beider Parteien.
• WooCommerce-Bestellnummern sind keine Rechnungsnummern – sie entstehen lückenhaft aus der WordPress-Post-ID und genügen der GoBD nicht.
• Für B2B-Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Empfangspflicht für E-Rechnungen; die Ausstellungspflicht für ZUGFeRD oder XRechnung greift gestaffelt ab 2027.
• German Market und Germanized for WooCommerce sind die etablierten Plugins für den deutschen Markt – mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

Was WooCommerce von Haus aus liefert – und warum das nicht reicht

WooCommerce schickt nach einem abgeschlossenen Kauf automatisch eine E-Mail an den Käufer. Viele Händler gehen davon aus, dass es sich dabei um die Rechnung handelt. Es handelt sich um eine Bestellbestätigung – ein kaufmännisches Dokument, das den Eingang einer Bestellung bestätigt. Eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG ist ein Steuerbeleg mit gesetzlich vorgeschriebenen Mindestinhalten, die eine einfache Bestellbestätigung nicht abdeckt.

Ein zweites strukturelles Problem ist die Nummerierung. WooCommerce vergibt Bestellnummern aus der WordPress-Post-ID – derselben Datenbank-Serie, aus der auch Blog-Beiträge, Seiten und abgebrochene Warenkörbe IDs erhalten. Das Ergebnis sind Nummernlücken: Auf Bestellung 1047 folgt nicht 1048, sondern vielleicht 1053, weil dazwischen eine Seite angelegt oder ein Entwurf gespeichert wurde. Die GoBD verlangt eine lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummernserie. Solche Lücken lösen bei Betriebsprüfungen Nachfragen aus und können im schlechtesten Fall dazu führen, dass Vorsteuerbeträge nicht anerkannt werden.

Hinzu kommt der fehlende Steuerausweis. Eine Rechnung muss nach § 14 UStG Nettobetrag, anzuwendenden Steuersatz und darauf entfallenden Steuerbetrag getrennt ausweisen. Die Standard-E-Mail von WooCommerce zeigt lediglich den Gesamtbetrag. Wer ohne Erweiterung arbeitet, stellt damit formal keine Rechnung aus, die Käufer zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Pflichtangaben auf deutschen Rechnungen: Was § 14 UStG verlangt

Eine Rechnung über 250 Euro brutto muss nach § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten. Es genügt nicht, einige davon wegzulassen – alle müssen vollständig und korrekt vorhanden sein:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer (Nummernkreis darf eigene Logik haben, muss aber lückenlos sein)
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
• Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Anzuwendender Steuersatz sowie darauf entfallender Steuerbetrag
• Brutto-Gesamtbetrag

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gilt § 33 UStDV mit reduzierten Anforderungen: Empfängeradresse und Steuernummer können dort entfallen. Die 250-Euro-Grenze gilt pro Rechnung, nicht pro Produktposition. Sobald eine Bestellung diesen Betrag überschreitet, gelten die vollen Anforderungen des § 14 UStG.

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmt, weist keine Umsatzsteuer aus, muss aber dennoch alle anderen Pflichtangaben aufführen und zusätzlich den Hinweis: Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG. Auch Kleinunternehmer brauchen eine lückenlose Rechnungsnummernserie. Das Plugin muss diesen Modus explizit unterstützen.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt einheitlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für alle Rechnungen (§ 14b Abs. 1 UStG). Das gilt für ausgestellte und empfangene Rechnungen gleichermaßen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungen müssen in einem Format aufbewahrt werden, das ihre Lesbarkeit sicherstellt und nachträgliche Änderungen ausschließt.

German Market: Die umfassendste Lösung für WooCommerce in Deutschland

German Market von MarketPress ist das am weitesten verbreitete Plugin für rechtskonforme WooCommerce-Shops im deutschsprachigen Raum. Es löst nicht nur das Rechnungsproblem, sondern deckt auch Checkout-Pflichten, Widerrufsbelehrung, OSS-Unterstützung und mehrwertsteuerliche Sonderfälle ab. Seit dem 19. Juni 2026 ist außerdem der Widerrufsbutton gesetzlich vorgeschrieben (§ 356a BGB) – German Market enthält eine integrierte Umsetzung dieser Anforderung.

Was German Market bei der Rechnungserstellung leistet

German Market generiert nach jedem abgeschlossenen Kauf automatisch ein PDF-Dokument mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Die Rechnungsnummern werden unabhängig von den WooCommerce-Bestellnummern in einem eigenen, lücklosen Zähler vergeben. Das ist der entscheidende Unterschied: Selbst wenn Bestellungen storniert oder Nummern bei der Bestellabwicklung übersprungen werden, bleibt die Rechnungsnummernserie intakt.

Das Plugin versendet das Rechnungs-PDF automatisch per E-Mail an den Käufer und legt es im Kundenkonto zur Selbstauskunft ab. Händler können jede Rechnung aus der WooCommerce-Bestellansicht herunterladen oder erneut versenden, ohne den Käufer erneut kontaktieren zu müssen.

Steuerliche Sonderfälle, die German Market abdeckt

Das Plugin unterscheidet automatisch zwischen Regelsteuersatz (19 Prozent), ermäßigtem Steuersatz (7 Prozent) und Kleinunternehmer-Modus. Für grénzüberschreitende Verkäufe an Privatpersonen in anderen EU-Mitgliedstaaten wird die One-Stop-Shop-Regelung (OSS) unterstützt. German Market berechnet abweichende Steuersätze auf Basis der Lieferadresse und weist sie auf der Rechnung korrekt aus – eine Anforderung, die im internationalen E-Commerce oft übersehen wird.

E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format

Über das Rechnungs-PDF-Add-on unterstützt German Market auch das ZUGFeRD-Format: Ein maschinenlesbares XML-Dokument wird direkt in die PDF-Rechnung eingebettet. Das entspricht der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem Standard EN 16931. Für B2B-Rechnungen an inländische Unternehmen ist dieses Format ab 2027 Pflicht – wer das Setup jetzt aufbaut, vermeidet eine erneute Umrüstung unter Zeitdruck.

Germanized for WooCommerce: Der modulare Einstieg

Germanized for WooCommerce von vendidero ist ebenfalls weit verbreitet. Die kostenlose Version deckt grundlegende Anforderungen ab: Pflichtangaben in der Rechnungs-E-Mail, Steuerausweis, Widerrufsbelehrung und Checkout-Anpassungen. Die Pro-Version fügt automatische PDF-Generierung, GoBD-konforme Rechnungsnummern und ZUGFeRD-Export hinzu.

Germanized ist eine gute Wahl für Shops mit klarem B2C-Fokus und überschaubarem Bestellvolumen. Shops mit B2B-Anteil oder dem Bedarf an automatisiertem E-Rechnungsversand kommen mit der kostenlosen Version früh an ihre Grenzen. Der Vorteil der Gratis-Version ist der Einstieg ohne Initialkosten – mit der Option, bei wachsendem Anforderungsprofil auf Pro zu upgraden.

German Market oder Germanized: Wann welches Plugin passt

Beide Plugins schaffen GoBD-konforme Rechnungen für WooCommerce. Der wesentliche Unterschied liegt im Umfang und Lizenzmodell. German Market ist ein Rundum-Paket für den deutschen Markt mit einer einmaligen Lizenzgebühr (zzgl. optionaler jährlicher Update-Verlängerung). Germanized ist modular aufgebaut – kostenloser Kern, bezahlte Erweiterungen für PDF und ZUGFeRD.

So richtest du die Rechnungserstellung in German Market ein

Nach der Installation findest du German Market unter WooCommerce → German Market. Für eine korrekte Rechnungsausgabe sind diese Schritte in der angegebenen Reihenfolge notwendig:

1. Unternehmensdaten hinterlegen: Gehe zu German Market → Allgemeine Einstellungen → Unternehmensdaten. Trage vollständigen Firmennamen, vollständige Adresse, Steuernummer und Umsatzsteuer-ID ein. Diese Daten erscheinen auf jeder ausgestellten Rechnung. Die USt-ID muss hier eingetragen werden und nicht nur unter WooCommerce → Einstellungen → Allgemein – die Felder überschneiden sich nicht automatisch.
2. Rechnungsnummernkreis konfigurieren: Unter German Market → Rechnungen → Einstellungen legst du das Nummernformat fest, zum Beispiel RE-2026-{Nr}. Stelle sicher, dass der Startwähler nicht mit einer bestehenden Rechnungsnummer kollidiert, falls du vorher mit einem anderen System gearbeitet hast.
3. Steuersätze prüfen: Gehe zu WooCommerce → Einstellungen → Steuern und stelle sicher, dass alle Produktkategorien dem richtigen Steuersatz zugeordnet sind. German Market berechnet den Steuerausweis auf Basis dieser Zuordnung. Fehlende Zuordnungen führen dazu, dass Produkte mit dem Standardsatz berechnet werden, auch wenn sie dem ermäßigten Satz unterliegen.
4. Automatischen Versand aktivieren: Aktiviere die Option zum automatischen E-Mail-Versand der Rechnung. Wähle als Auslöser den Bestellstatus Abgeschlossen für physische Waren nach dem Versand oder Verarbeitung für digitale Produkte, die sofort nach dem Kauf verfügbar sind.
5. Archivierung einrichten: Aktiviere das Speichern der PDFs im Dateisystem des Servers. Stelle sicher, dass dieser Ordner in deinen Backup-Prozess eingebunden ist. Acht Jahre Aufbewahrungspflicht bedeutet, dass Rechnungen aus 2026 mindestens bis Ende 2034 verfügbar sein müssen.
6. Testrechnung prüfen: Lege eine Testbestellung mit einem Konto an, das eine echte E-Mail-Adresse hat. Öffne die Bestellung im Admin-Bereich und klicke auf Rechnung generieren. Prüfe das PDF auf alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG: Rechnungsnummer, Lieferdatum, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag, vollständige Anschriften beider Parteien und deine Steuernummer oder USt-ID.

E-Rechnung im B2B: Was seit 2025 gilt und was ab 2027 kommt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Diese Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist und betrifft ausschließlich B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Als WooCommerce-Händler bedeutet das: Wenn Firmenkunden bei dir kaufen und eine Rechnung in einem strukturierten Format anfordern, musst du das technisch erfüllen können.

Für die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt eine Übergangsregelung:

• Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen statt einer E-Rechnung noch eine konventionelle PDF-Rechnung ausstellen.
• Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format versenden.
• Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Transaktionen, unabhängig vom Umsatz.

Zulässige Formate sind ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN 16931 oder höher) und XRechnung. Beide basieren auf dem europäischen Standard EN 16931. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass die maschinenlesbare XML-Datei in eine reguläre PDF-Datei eingebettet wird – der Käufer sieht eine normale Rechnung, die Buchhaltungssoftware des Empfängers verarbeitet das XML automatisch. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne menschenlesbaren Anteil und im B2B-Bereich mit öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben.

Für B2C-Rechnungen an Privatpersonen gibt es keine E-Rechnungspflicht. Wer ausschließlich an Endkunden verkauft, braucht ZUGFeRD oder XRechnung derzeit nicht zu implementieren. Shops mit gemischtem Kundenstamm sollten das ZUGFeRD-Setup dennoch vorbereiten, um B2B-Anfragen reibungslos bedienen zu können.

Typische Fehler bei WooCommerce-Rechnungen – und wie du sie vermeidest

Einblicke in WooCommerce-Projekte zeigen immer wieder dieselben Konfigurationsprobleme. Die häufigsten davon sind lösbar, sobald man weiß, wo sie entstehen:

Fehler 1: Bestellnummer als Rechnungsnummer verwenden

Wenn kein Rechnungs-Plugin aktiv ist, drucken viele Händler die Bestellbestätigung aus und bezeichnen die Bestellnummer als Rechnungsnummer. Die Nummernlücken aus der WordPress-Post-ID fallen bei einer Betriebsprüfung sofort auf. Das Gegenmittel ist ein Plugin, das einen eigenen, unabhängigen Rechnungsnummernzähler führt. Wer bereits ohne Plugin gearbeitet hat und jetzt umstellt, muss den Startwert des Plugins so setzen, dass er nicht mit alten Nummern kollidiert.

Fehler 2: Leistungsdatum fehlt

Das Ausstellungsdatum der Rechnung und der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung sind zwei getrennte Pflichtangaben. Viele Plugins setzen nur das Rechnungsdatum. Wenn der Käufer die Ware am 15. erhält, die Rechnung aber am 12. ausgestellt wurde, muss das Lieferdatum explizit auf der Rechnung erscheinen. German Market und Germanized erfassen den Leistungszeitpunkt automatisch aus dem WooCommerce-Bestellstatus, sofern die Einstellungen korrekt konfiguriert sind.

Fehler 3: USt-ID nicht im Plugin hinterlegt

Viele Shops tragen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unter WooCommerce → Einstellungen → Allgemein ein, nicht aber in den Plugin-Einstellungen von German Market oder Germanized. Die Felder sind unabhängig voneinander. Das Ergebnis ist eine Rechnung, auf der die USt-ID fehlt – was sie nach § 14 UStG unvollständig macht. Die Testrechnung nach der Ersteinrichtung deckt diesen Fehler zuverlässig auf.

Fehler 4: E-Mail-Zustellbarkeit nicht geprüft

WooCommerce versendet E-Mails über die PHP-Mail-Funktion des Webservers. Diese Mails landen häufig im Spam-Ordner oder kommen gar nicht an. Eine Rechnung muss beim Käufer ankommen, damit sie ihre rechtliche Funktion erfüllt. Richte einen SMTP-Dienst ein – entweder über ein WordPress-Plugin oder einen dedizierten Transaktionsmailversender. Für WooCommerce-Shops, die auch Marketing-Automationen nutzen, zeigt der Beitrag zu E-Mail-Marketing mit ActiveCampaign und WooCommerce, wie transaktionale und Marketing-Mails sauber getrennt werden.

Fehler 5: Rechnungsarchiv nicht in das Backup eingebunden

German Market und Germanized legen Rechnungs-PDFs in einem Verzeichnis auf dem Server ab. Wer diesen Ordner nicht explizit in den Backup-Prozess einbindet, verliert bei einer Server-Migration oder einem Provider-Wechsel acht Jahre Rechnungshistorie. Richte mindestens ein wöchentliches Backup des Rechnungsverzeichnisses ein, das außerhalb des Webservers gespeichert wird.

Häufige Fragen

Reicht die WooCommerce-Bestellbestätigung als Rechnung?

Nein. Eine Bestellbestätigung ist kein Steuerbeleg. Sie enthält keine fortlaufende Rechnungsnummer, keinen Steuerausweis nach § 14 UStG und keinen ausgewiesenen Leistungszeitpunkt. Für alle Bestellungen, bei denen ein Käufer eine Rechnung zum Vorsteuerabzug benötigt – und das gilt für alle B2B-Transaktionen – musst du ein separates Rechnungsdokument ausstellen. Ohne Plugin ist das in WooCommerce technisch nicht möglich.

Was ist der Unterschied zwischen Bestellnummer und Rechnungsnummer in WooCommerce?

WooCommerce vergibt Bestellnummern aus der WordPress-Post-ID – derselben Datenbank-Serie wie Seiten und Blog-Beiträge. Das erzeugt Lücken in der Nummernserie. Das Steuerrecht verlangt eine lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummernserie, in der jede Nummer genau einmal vorkommt. Ein Rechnungs-Plugin führt einen eigenen Zähler, der unabhängig von WooCommerce-Bestellnummern arbeitet und keine Lücken produziert.

Wann muss ich E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format ausstellen?

Für B2B-Rechnungen an inländische Unternehmen greift die Ausstellungspflicht gestaffelt: Ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle inländischen B2B-Transaktionen. Bis dahin ist eine konventionelle PDF-Rechnung weiterhin zulässig. Die Empfangspflicht – also die Fähigkeit, E-Rechnungen entgegenzunehmen – gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. B2C-Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.

Muss ich als Kleinunternehmer keine Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen?

Richtig. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmt, weist keine Umsatzsteuer aus. Die Rechnung muss aber dennoch alle anderen Pflichtangaben enthalten und einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung: Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG. Das Plugin muss diesen Modus explizit unterstützen – German Market und Germanized tun das beide.

Was passiert, wenn Rechnungsnummern Lücken haben?

Lücken in der Rechnungsnummernserie sind kein automatischer Steuerbetrug, aber sie sind ein Indiz, das bei Betriebsprüfungen Nachfragen auslöst. Wenn du keine plausible Erklärung hast – zum Beispiel eine nachweislich stornierte Rechnung – kann der Prüfer Schätzungen anstellen. Das lässt sich vollständig vermeiden, indem ein Plugin einen eigenen Nummernzähler führt, der unabhängig von WordPress arbeitet.

Wie lange muss ich WooCommerce-Rechnungen aufbewahren?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt einheitlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für alle Rechnungen (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 muss bis mindestens Ende 2034 aufbewahrt werden. Stelle sicher, dass das Rechnungsverzeichnis deines Plugins regelmäßig gesichert wird und bei Server-Migrationen vollständig erhalten bleibt.

Wer seinen WooCommerce-Shop rechtssicher aufstellen will, beginnt am sinnvollsten mit der Testrechnung: Plugin installieren, Unternehmensdaten hinterlegen, Probebestellung aufgeben und das PDF anhand der Checkliste aus § 14 Abs. 4 UStG prüfen. Für Shops mit B2B-Kunden lohnt es sich außerdem, das ZUGFeRD-Setup jetzt einzurichten, auch wenn die gesetzliche Ausstellungspflicht erst 2027 greift. Eine einmalige sorgfältige Einrichtung verhindert eine erneute Umrüstung unter Zeitdruck.