ActiveCampaign Advanced Search: So segmentierst du deine Kontakte präzise

Die Advanced Search in ActiveCampaign findet Kontakte nach exakt kombinierten Bedingungen: Verhalten in Automationen, E-Mail-Engagement, Tags, Custom Fields, Deal-Status und Site-Tracking-Daten. Gespeicherte Suchen werden als Segmente geführt, aktualisieren sich bei jeder Nutzung live und stehen direkt für Kampagnen, Automationen und Bulk-Aktionen zur Verfügung.

Das Wichtigste in Kürze

• Advanced Search kombiniert Bedingungen aus sieben Datenkategorien mit UND- und ODER-Logik sowie Bedingungsgruppen.
• Gespeicherte Suchen heißen in ActiveCampaign "Segmente" und aktualisieren sich bei jeder Nutzung live anhand der hinterlegten Regeln.
• Segmente funktionieren als Automation-Trigger, Kampagnenzielgruppe und Ausgangsliste für Bulk-Aktionen.
• Multi-Select-Bedingungen fassen mehrere Tags oder Feldwerte in einer einzigen Bedingungszeile zusammen.
• Der Listen-Status "Abonniert" oder die Bedingung "Marketing Permission ist wahr" verhindert versehentlichen Versand an abgemeldete Kontakte.

Welche Daten und Operatoren die Advanced Search auswertet

Advanced Search greift auf alle Datenpunkte zu, die ActiveCampaign über einen Kontakt gespeichert hat. Die Bedingungen sind in Kategorien aufgeteilt; welche davon in deinem Account erscheinen, hängt davon ab, welche Features aktiv sind. Die wichtigsten Kategorien:

• Kontakt-Felder: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Telefon, Ort, Land, Zeitzone und alle Custom Fields, die du angelegt hast.
• Tags: Hat Tag, hat Tag nicht, Tag beginnt mit, Tag enthält – kombinierbar mit Multi-Select für mehrere Tags in einer einzigen Bedingungszeile.
• Listen: Ist auf Liste, ist nicht auf Liste, Abonnement-Status (bestätigt, ausstehend, abgemeldet, Bounce).
• E-Mail-Kampagnen: Hat Kampagne erhalten, geöffnet, geklickt, nicht geöffnet, nicht geklickt – kombinierbar mit einem Zeitraum und einer spezifischen Kampagne.
• Automationen: Hat Automation gestartet, abgeschlossen, abgebrochen; befindet sich gerade in einer bestimmten Automation.
• Deals: Deal-Wert, Deal-Status, Pipeline, Inhaber, Erstellungsdatum, Datum des letzten Kontakts.
• Site Tracking: Hat eine bestimmte URL besucht, hat URL nicht besucht, Besuch innerhalb eines Zeitraums.
• Lead Score: Gesamtpunktzahl, Punktzahl einer Scoring-Kategorie, größer oder kleiner als ein Grenzwert.

Deals erscheinen in der Bedingungsliste nur, wenn du das CRM in ActiveCampaign aktiviert hast. Site-Tracking-Bedingungen setzen den Tracking-Code auf deiner Website voraus. Wenn eine Kategorie im Bedingungseditor nicht auftaucht, liegt die Ursache häufiger an einem nicht aktivierten Feature als an einem Plan-Limit.

Verfügbare Operatoren nach Feldtyp

Neben der Wahl des richtigen Feldes entscheidet der Operator, wie eng die Bedingung greift. Die verfügbaren Operatoren hängen vom Feldtyp ab:

Der Operator "ist leer" ist in vielen Kontexten unterschätzt. Er macht Datenlücken in Custom Fields sichtbar – zum Beispiel alle Kontakte, bei denen das Feld "Unternehmensbranche" noch nicht befüllt ist. Das ist ein guter Ausgangspunkt für Datenanreicherung oder eine gezielte Follow-up-Kampagne.

So öffnest du die Advanced Search und baust die erste Suche auf

Der Einstieg liegt auf der Kontakte-Übersichtsseite. Das Suchfeld enthält einen Hinweis auf die Erweiterte Suche – je nach Account-Ansicht als Schaltfläche oder Dropdown-Symbol neben dem Eingabefeld. So gehst du vor:

1. Navigiere in ActiveCampaign zu Kontakte im Hauptmenü.
2. Klicke auf das Suchfeld und wähle "Erweiterte Suche" aus dem Dropdown.
3. Klicke auf "Bedingung auswählen" – ein Dropdown mit allen verfügbaren Kategorien öffnet sich.
4. Wähle die Kategorie, dann die spezifische Bedingung. Beispiel: Kategorie "Tags", dann "Hat Tag".
5. Wähle im mittleren Dropdown den Operator: ist, enthält, beginnt mit, ist leer usw.
6. Trag den Wert ein oder wähle ihn aus der Vorschlagsliste aus.
7. Klicke auf "Suche starten" – die Trefferzahl erscheint über der Kontaktliste.

ActiveCampaign zeigt die Anzahl gefundener Kontakte direkt über der Liste. Wenn die Zahl unerwartet hoch oder niedrig ausfällt, liegt das häufig am Operator. Ein Wechsel von "ist" zu "enthält" oder eine zusätzliche Gegenbedingung klärt das meistens im nächsten Schritt. Arbeite schrittweise: eine Bedingung setzen, Zahl ablesen, nächste Bedingung hinzufügen, erneut prüfen.

UND- und ODER-Logik: Bedingungen richtig verknüpfen

Sobald mehr als eine Bedingung im Spiel ist, stellt sich die Frage der Verknüpfung. ActiveCampaign bietet zwei Ebenen: die Logik innerhalb einer Bedingungsgruppe und die Beziehung zwischen mehreren Gruppen. Das richtige Verständnis dieser Ebenen ist der Unterschied zwischen einer Suche, die genau das liefert, was du erwartest, und einer, die entweder zu viele oder zu wenige Kontakte zurückgibt.

UND-Verknüpfung schränkt die Ergebnismenge ein

Mit UND muss ein Kontakt alle aufgelisteten Bedingungen gleichzeitig erfüllen. Mit jeder weiteren UND-Bedingung wird die Trefferliste kleiner. Das ist die richtige Wahl, wenn du eine eng gefasste Gruppe suchst. Beispiel: "Hat Tag 'Kauf-Software' UND hat Deal-Status 'Won' UND hat letzte Kampagne nicht geöffnet" findet genau jene Bestandskunden, die einen Abschluss haben, aber gerade nicht auf E-Mails reagieren. Keine der drei Bedingungen allein würde diese Gruppe so präzise abgrenzen.

ODER-Verknüpfung fasst verschiedene Signale zusammen

Mit ODER reicht es, wenn ein Kontakt eine der Bedingungen erfüllt. Das eignet sich, wenn du verschiedene Wege zusammenfassen willst, über die jemand dasselbe Interesse zeigen kann. Beispiel: "Hat Tag 'Interesse-Webinar' ODER hat Seite '/webinar-anmeldung' besucht ODER hat Automation 'Webinar-Teaser' abgeschlossen" – egal welches Signal der Kontakt gegeben hat, er landet in der Ergebnisliste. Die ODER-Verknüpfung verhindert, dass du Interessenten verpasst, die über einen anderen Kanal signalisiert haben, was sie beschäftigt.

Bedingungsgruppen für komplexere Logik

Wenn du ODER auf Gruppen-Ebene brauchst und UND innerhalb der Gruppen, legst du mehrere Bedingungsgruppen an. Innerhalb einer Gruppe gelten UND-Regeln; zwischen Gruppen gilt ODER. Das erlaubt Abfragen wie: "(Hat Tag 'Premium' UND hat letzte Kampagne nicht geöffnet) ODER (Deal-Wert über 1.000 Euro UND Deal-Status 'Won')". Diese Logik ist mit einer flachen Bedingungsliste nicht abbildbar. Die Schaltfläche "Neue Gruppe" erscheint im Bedingungseditor nach dem Hinzufügen der ersten Bedingung.

Suchen als Segmente speichern und in Automationen einsetzen

Nach dem Ausführen einer Advanced Search erscheint oben rechts die Option "Als Segment speichern". Ein Segment in ActiveCampaign ist eine benannte, dynamische Abfrage: Es enthält keine feste Kontaktliste, sondern ausschließlich die Bedingungsregeln. Jedes Mal, wenn du das Segment verwendest, wertet ActiveCampaign die Bedingungen live aus. Das hat direkte Konsequenzen:

• Kontakte, die neu in die Bedingungen fallen, erscheinen automatisch – ohne manuelles Aktualisieren.
• Kontakte, die eine Bedingung nicht mehr erfüllen, verschwinden ohne Eingriff von deiner Seite.
• Das gleiche Segment kann gleichzeitig in mehreren Kampagnen und Automationen verwendet werden.
• Segmente können als Automation-Trigger eingesetzt werden: "Kontakt betritt Segment" oder "Kontakt verlässt Segment" löst eine Automation aus.

Gespeicherte Segmente erreichst du über Kontakte → Segmente. Dort kannst du sie umbenennen, duplizieren oder löschen. Duplizieren ist nützlich, wenn du eine ähnliche Abfrage mit leicht abweichenden Bedingungen brauchst. Die Multi-Select-Funktion erlaubt es, mehrere Tags oder Feldwerte in einer einzigen Bedingungszeile auszuwählen – das hält den Bedingungseditor übersichtlich, wenn Tag-Listen umfangreich sind. Einen strukturierten Ansatz für Tag-Strategien in ActiveCampaign beschreibt ein eigener Leitfaden.

Segmente als Automation-Trigger einsetzen

In der Praxis ist der Trigger "Segment beigetreten" besonders wertvoll für Übergaben an den Vertrieb: Das Segment definiert die Qualifikationsschwelle, die Automation übernimmt die Benachrichtigung und das Anlegen des Deals – ohne manuelle Schritte dazwischen. Der Trigger "Segment verlassen" eignet sich für Aktionen nach einem Abschluss: Sobald ein Kontakt aus dem Segment "Noch kein Kunde" fällt, weil ein Deal auf "Won" wechselt, startet automatisch die Onboarding-Sequenz.

Innerhalb einer laufenden Automation kannst du prüfen, ob ein Kontakt ein Segment erfüllt, und ihn dann in unterschiedliche Pfade lenken. Das ermöglicht eine einzige Automation für mehrere Zielgruppen, ohne separate Flows für jeden Fall anlegen zu müssen.

Benenne Segmente nach dem Zweck, nicht nach den technischen Bedingungen. "Reaktivierung-Bestandskunden-90Tage" ist lesbarer als "Tag-Won-NoOpen-90d" – vor allem, wenn mehrere Personen im Account arbeiten und im Automation-Builder nach dem richtigen Segment suchen. Lege eine Namenskonvention fest, bevor du mehr als zehn Segmente im Account hast.

So wendest du Advanced Search in drei typischen Situationen an

Die folgenden Szenarien sind so aufgebaut, dass du die Bedingungen direkt in ActiveCampaign nachbauen kannst. Alle genannten Felder und Operatoren sind in ActiveCampaign Plus und höher verfügbar.

Szenario 1: Reaktivierung inaktiver Bestandskunden

Du willst Bestandskunden ansprechen, die seit längerer Zeit keine E-Mail mehr geöffnet haben, aber früher regelmäßig aktiv waren und einen abgeschlossenen Deal besitzen. Baue diese Bedingungen mit UND-Logik auf:

1. Deal-Status ist "Won" – filtert auf Kontakte mit abgeschlossenem Deal.
2. Hat Kampagne geöffnet innerhalb der letzten 90 Tage: ist falsch – keine Öffnung in 90 Tagen.
3. Hat Kampagne geöffnet jemals: ist wahr – war früher aktiv, dauerhaft inaktive Karteileichen werden ausgeschlossen.

Das Ergebnis: Kontakte, die Kunden sind, früher E-Mails geöffnet haben, es aber seit 90 Tagen nicht mehr tun. Diese Gruppe eignet sich für eine Reaktivierungssequenz mit abweichendem Betreff vom regulären Newsletter und einem persönlichen Absender. Speichere das Segment als "Reaktivierung-Bestandskunden-90T" und verknüpfe es mit einer Automation, die bei Segmenteintritt startet.

Szenario 2: Vorqualifizierte Leads für den Vertrieb

Du willst dem Vertriebsteam täglich eine aktuelle Liste an Leads übergeben, die konkrete Kaufsignale gezeigt haben. Kombiniere diese Bedingungen mit UND-Logik:

1. Lead Score größer als 70 – eigenen Schwellenwert anpassen.
2. Hat Seite besucht, URL enthält "/preise" – Preisseiten-Besuch als Kaufsignal.
3. Deal-Status ist nicht "Won" – schließt bestehende Kunden aus.
4. Hat Tag ist nicht "Kein-Interesse" – manuell ausgeschlossene Kontakte bleiben draußen.

Speichere diese Abfrage als Segment "Vertrieb-Ready". Eine Automation, die bei Segmenteintritt einen Deal im CRM anlegt und das Vertriebsteam per interner Benachrichtigung informiert, ersetzt die manuelle Übergabeliste vollständig. Wie Lead Scoring in ActiveCampaign aufgebaut wird, erklärt ein eigener Leitfaden mit Beispiel-Scoring-Modellen für B2B und B2C.

Szenario 3: Zielgruppe für einen Launch oder ein Webinar

Vor einem Launch oder Webinar suchst du alle Kontakte, die thematisch passen, aber noch nicht gekauft haben und aktiv genug sind, um eine Einladung zu rechtfertigen:

1. Hat Tag enthält "Interesse-[Thema]" – thematisches Interesse per Tag.
2. Hat Kampagne geöffnet innerhalb der letzten 60 Tage: ist wahr – aktuell aktiv, kein kaltes Segment.
3. Deal-Status ist nicht "Won" für das relevante Produkt – noch kein Abschluss.
4. Custom Field "Land" ist "Deutschland" ODER "Österreich" ODER "Schweiz" – DACH-Fokus.

Starte mit allen vier Bedingungen und prüfe, wie groß das Segment ist, bevor du die Engagement-Bedingung auf 30 Tage verkürzt. Eine engere Zielgruppe ergibt bei Launches typischerweise weniger Abmeldungen, weil die Empfänger den Bezug zur Einladung unmittelbar erkennen.

Was bei der Advanced Search häufig schiefläuft

Bedingung "hat nicht geöffnet" ohne Gegenbedingung verwenden

Die Bedingung "hat Kampagne X nicht geöffnet" enthält auch Kontakte, die die Kampagne nie erhalten haben – etwa weil sie erst nach dem Versand in die Liste eingetreten sind. Wenn du Inaktivität messen willst, brauchst du immer die Gegenbedingung "hat Kampagne X erhalten: wahr" als UND-Verknüpfung. Nur so findest du Kontakte, die die E-Mail bekommen haben, aber nicht reagiert haben – nicht Kontakte, die schlicht nie Empfänger waren.

Operator "enthält" bei Tags ohne saubere Tag-Struktur

Der Operator "enthält" trifft alle Tags, die die gesuchte Zeichenkette enthalten. "Enthält 'Webinar'" findet auch "Webinar-abgebrochen", "Kein-Webinar-Interesse" oder "Webinar-2025". Wenn deine Tag-Struktur keine klaren Präfixe und Trennzeichen verwendet, führt "enthält" schnell zu unerwünschten Treffern. Verwende "ist" für exakte Übereinstimmung, wenn Tags nach einer klaren Systematik vergeben werden. Für die Suche nach ganzen Tag-Familien ist "beginnt mit" präziser als "enthält".

Alle Bedingungen auf einmal hinzufügen statt schrittweise testen

Mit jeder UND-Bedingung wird die Ergebnismenge kleiner, und du verlierst den Überblick, welche Bedingung wie stark filtert. Geh schrittweise vor: eine Bedingung setzen, Zahl ablesen, nächste Bedingung hinzufügen, erneut prüfen. Wenn ein Schritt die Trefferzahl auf null reduziert, weißt du genau, welche Bedingung zu eng ist. Dieses Vorgehen macht Fehler sichtbar, bevor sie in eine gespeicherte Suche eingebaut werden.

Marketing Permission nicht als Pflichtbedingung aufnehmen

Advanced Search gibt alle Kontakte zurück, die die Bedingungen erfüllen – unabhängig davon, ob sie dem E-Mail-Marketing zugestimmt haben. Für Kampagnenzielgruppen nimm immer entweder den Listen-Status "Abonniert" oder die Bedingung "Marketing Permission ist wahr" als Pflichtbedingung auf. Andernfalls riskierst du, Kontakte zu bespielen, die sich abgemeldet haben oder nie eingewilligt haben.

Wann ein anderes Werkzeug besser passt

Advanced Search löst nicht jeden Segmentierungsfall. Wenn du alle aktiven Abonnenten einer bestimmten Liste ansprechen willst, reicht der Listenfilter auf der Kampagnenseite – eine Advanced Search ist dort Mehraufwand ohne Vorteil. Für reine Deal-Suchen nutze den Filter in der Pipeline-Ansicht. Für Echtzeit-Entscheidungen innerhalb einer laufenden Automation verwendest du den Bedingungsblock direkt in der Automation, nicht ein gespeichertes Segment. Segmente eignen sich als Einstiegspunkt oder Zielgruppe, nicht als dynamischer Entscheidungsfilter mitten in einem Automation-Flow.

Häufige Fragen

Wie unterscheidet sich Advanced Search von der normalen Kontaktsuche?

Die normale Suche in ActiveCampaign durchsucht ausschließlich Kontaktdaten wie Name und E-Mail-Adresse nach Texteingabe. Advanced Search kombiniert Daten aus allen Bereichen des Accounts: E-Mail-Verhalten, Automationsstatus, Deals, Tags, Custom Fields und Site-Tracking. Außerdem können Ergebnisse der Advanced Search als Segment gespeichert werden, was bei der Standardsuche nicht möglich ist.

Werden Segmente automatisch aktualisiert?

Ja. Ein gespeichertes Segment enthält keine feste Liste von Kontakten, sondern die Bedingungsregeln. Wenn du ein Segment für eine Kampagne oder Automation verwendest, wertet ActiveCampaign die Bedingungen in diesem Moment live aus. Kontakte, die seit der letzten Nutzung aus den Bedingungen gefallen sind, erscheinen nicht mehr. Neue Kontakte, die die Bedingungen jetzt erfüllen, werden automatisch eingeschlossen.

Kann ich Advanced Search Ergebnisse direkt für Bulk-Aktionen nutzen?

Ja. Nach dem Ausführen einer Advanced Search kannst du alle oder ausgewählte Kontakte aus der Ergebnisliste mit einer Bulk-Aktion bearbeiten: Tags hinzufügen oder entfernen, zu einer Automation hinzufügen oder entfernen, auf eine Liste setzen oder ein Custom-Field-Wert aktualisieren. Die Bulk-Aktions-Optionen erscheinen, sobald du mindestens einen Kontakt in der Ergebnisliste auswählst.

Was passiert, wenn ich ein Segment lösche?

Das Löschen eines Segments entfernt nur die gespeicherte Abfrage. Kontakte, die sich bereits in einer Automation befinden, die über dieses Segment ausgelöst wurde, durchlaufen die Automation weiter. Aktive Kampagnen, die das Segment als Zielgruppe verwenden, verlieren den Bezug. Prüfe vor dem Löschen in der Segmentübersicht und in deinen Automationen, ob das Segment noch in Verwendung ist.

Wie viele Bedingungen kann ich kombinieren?

ActiveCampaign dokumentiert keine feste Obergrenze für Bedingungen. In der Praxis wird eine Suche mit mehr als acht bis zehn Bedingungen schwer zu warten und zu debuggen. Wenn du viele Bedingungen brauchst, prüfe, ob du die Logik in zwei separate Segmente aufteilen und per ODER-Gruppen-Logik verbinden kannst. Das ist lesbarer und einfacher zu prüfen, wenn ein Segment nicht die erwarteten Kontakte liefert.

Kann ich Advanced Search auch für Account-Datensätze nutzen?

Die Advanced Search auf der Kontakte-Seite filtert Kontakte und kann Deal-Daten als Bedingung einbeziehen. Für eine eigenständige Suche nach Deals nutze den Filter in der Pipeline-Ansicht. Account-Datensätze haben in ActiveCampaign eine eigene Suchfunktion mit Account-spezifischen Feldern und den dort verknüpften Kontakten.

Wer Advanced Search systematisch als Segment-Bibliothek aufbaut – ein Segment für jede wiederkehrende Zielgruppe, benannt nach Zweck, verknüpft mit der passenden Automation – schafft eine Segmentierungsstruktur, die sich ohne Wartungsaufwand an das tatsächliche Verhalten der Kontakte anpasst. Einen Einstieg in die übergeordneten Segmentierungsoptionen gibt der Überblick über die Segmentierungs-Features von ActiveCampaign.