Webinar-Funnel aufbauen: Anmeldung, Automation und Follow-up mit ActiveCampaign

Ein Webinar-Funnel mit ActiveCampaign besteht aus fünf Phasen: Anmeldung, Erinnerungssequenz, Teilnahme, Verzweigung nach Teilnahme oder Abwesenheit und Follow-up. Die gesamte Steuerung läuft über Tags, Ziele und bedingte Warteschritte. Wer diese fünf Phasen sauber in ActiveCampaign abbildet, schöpft deutlich mehr Potenzial aus einem Webinar als jemand, der nur eine Anmeldeseite und einen Streaming-Link kombiniert.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Webinar-Funnel ist keine Anmeldeseite plus Zoom-Link, sondern eine mehrstufige Automationsstrecke mit Eintrittspunkt, Erinnerungen, Teilnahme-Verzweigung und strukturiertem Follow-up.
• Bei Live-Webinaren erscheint ein erheblicher Teil der Angemeldeten nicht – die No-Show-Sequenz ist damit genauso wichtig wie die Erinnerungsphase.
• Zwei Tags bilden die Grundstruktur: einer für Teilnehmer, einer für Abwesende. Alle weiteren Schritte hängen von diesen Tags ab.
• Das Ziel-Feature in ActiveCampaign verhindert, dass Kontakte durch die Verkaufssequenz laufen, obwohl sie bereits gekauft haben.
• Ein erheblicher Teil aller Webinar-Verkäufe entsteht nach dem Event durch Follow-up-E-Mails – das ist der am häufigsten unterschätzte Hebel im Funnel.

Was ein Webinar-Funnel von einer Anmeldeseite unterscheidet

Viele Unternehmen haben eine Anmeldeseite, eine Bestätigungs-E-Mail und eine Erinnerung am Tag des Webinars. Das ist eine Benachrichtigungskette, kein Funnel. Ein Webinar-Funnel beginnt mit der Anmeldung und endet erst, wenn ein Kontakt entweder konvertiert hat oder bewusst aus der Sequenz entlassen wird – durch einen Kauf, eine Abmeldung oder den Ablauf der Nachfassphase.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Verzweigung nach dem Webinar. Wer dabei war, hat den Inhalt gesehen und kann mit einem anderen Angebot angesprochen werden als jemand, der sich angemeldet hat, aber nicht erschienen ist. ActiveCampaign erlaubt diese Verzweigung über Tags, die die Webinar-Plattform nach dem Event automatisch zurückmeldet, und über bedingte Schritte in der Automation.

Ein sauber aufgebauter Funnel hat außerdem eine Ausstiegslogik. Wer kauft, verlässt die Sequenz sofort – sonst bekommt er weiterhin Verkaufs-E-Mails, obwohl er bereits Kunde ist. Diesen Abbruch steuert ActiveCampaign über das Ziel-Feature (Goals). Fehlt dieses Feature, ist der Funnel technisch unvollständig.

Live-Webinar oder Evergreen – wann welches Format passt

Die Wahl zwischen Live- und Evergreen-Webinar hat direkte Konsequenzen für die Automationsarchitektur in ActiveCampaign. Live-Webinare laufen zu einem festen Termin; alle Erinnerungen können als geplante Kampagnen oder einfache absolute Warteschritte umgesetzt werden. Evergreen-Webinare dagegen laufen auf Abruf mit dynamisch generierten Terminen – jede Erinnerungsmail braucht einen relativen Warteschritt, der den Versandzeitpunkt abhängig vom individuell gewählten Termin berechnet.

In der Praxis sehen wir bei Advertal, dass Unternehmen, die zum ersten Mal einen Webinar-Funnel aufbauen, gut mit einem Live-Format beginnen. Die Automationslogik ist überschaubarer, und du lernst dabei, welche Erinnerungsintervalle und Follow-up-Texte bei deiner Zielgruppe tragen. Das Evergreen-Format ist der nächste Schritt, wenn ein Thema bewiesen hat, dass es Anmeldungen und Conversions bringt.

Die fünf Phasen des Webinar-Funnels und was ActiveCampaign dabei übernimmt

Phase 1: Anmeldung und Eintrittspunkt

Die Anmeldung ist der Eintrittspunkt in die Automation. Sobald sich jemand über ein Formular anmeldet, wird in ActiveCampaign automatisch ein Tag gesetzt – zum Beispiel WN-[Kürzel]_angemeldet – und die Automation startet. Bei Webinar-Plattformen wie WebinarGeek, Demio oder EverWebinar erfolgt die Übergabe über eine native Integration: Die Plattform schickt den Kontakt mit dem Anmeldestatus direkt in ActiveCampaign, ohne CSV-Exporte oder manuelle Zwischenschritte.

Direkt nach dem Eintrittspunkt geht die Bestätigungs-E-Mail raus. Diese E-Mail enthält den Webinar-Link, Datum, Uhrzeit und idealerweise einen Kalender-Link für Google Calendar und iCal. Kontakte, die einen Kalender-Eintrag setzen, erscheinen zuverlässiger beim Webinar – der Termin konkurriert weniger mit anderen Aufgaben, wenn er im Kalender geblockt ist.

Phase 2: Erinnerungssequenz vor dem Webinar

Drei Erinnerungen vor dem Webinar haben sich als wirkungsvoller Richtwert etabliert: eine Erinnerung 1 bis 2 Tage vor dem Termin, eine am Morgen des Webinar-Tages und eine 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Weniger als zwei Erinnerungen senkt die Teilnahmequote spürbar. Mehr als vier Erinnerungen in wenigen Tagen erzeugen Abmeldungen.

In ActiveCampaign setzt du diese Sequenz als Warteschritte mit absoluten Datum-/Zeitbedingungen. Das Ziel-Feature schützt dabei gegen das häufigste Problem: Wenn ein Kontakt sich kurzfristig anmeldet, kann er direkt in den Reminder 1 Stunde vorher einspringen – ohne alle vorherigen E-Mails zu bekommen. Ein Ziel-Schritt am Anfang der Automation, der auf den Status Webinar-Ende bereits erreicht prüft, verhindert das sauber. Für SMS-Erinnerungen, sofern die DSGVO-konforme Einwilligung vorliegt, genügt ein zusätzlicher SMS-Aktionsschritt unmittelbar vor dem letzten E-Mail-Reminder.

Phase 3: Während des Webinars

Während das Webinar läuft, sendet die Plattform live Statussignale zurück an ActiveCampaign: Hat sich der Kontakt eingeloggt, wie lange war er dabei, hat er früh abgebrochen? Diese Daten kommen als Tags oder benutzerdefinierte Felder an. Nicht alle Plattformen unterstützen das in gleicher Tiefe. WebinarGeek, Demio und AEvent zählen zu den Plattformen mit vollständigerer ActiveCampaign-Integration, auch hinsichtlich Abbruchzeitpunkt und Verweildauer.

In der Automation machst du während der Webinar-Phase nichts außer warten. Der Schritt lautet Warten bis Datum/Zeit und gibt der Plattform Zeit, die Teilnahmedaten zurückzuspielen. Plane hier einen Puffer von 30 bis 60 Minuten nach Webinar-Ende ein, bevor die Automation die Tags auswertet. Fehlt dieser Puffer, landen alle Kontakte im No-Show-Ast – auch die, die dabei waren.

Phase 4: Verzweigung nach Teilnahme oder Abwesenheit

Das ist die Kernlogik des Funnels. ActiveCampaign prüft nach dem Webinar-Ende mit einem bedingten Schritt, welcher Tag gesetzt wurde: WN-[Kürzel]_teilgenommen oder WN-[Kürzel]_abwesend. Anhand dieser Bedingung gabelt sich die Automation in zwei Äste. Teilnehmer bekommen eine Sequenz, die auf dem aufbaut, was sie im Webinar gehört haben. No-Shows bekommen eine andere Sequenz, die ihnen die Aufzeichnung anbietet oder einen alternativen Einstieg in den Funnel gibt.

Wer dieselbe Follow-up-E-Mail an beide Gruppen schickt, verfehlt beide. Teilnehmer empfinden eine Einführung in Inhalte, die sie bereits kennen, als irrelevant. No-Shows verstehen ein Angebot ohne den Kontext des Webinars oft nicht. Die Segmentierung nach Teilnahme ist keine Feinheit, sondern Grundvoraussetzung für eine funktionierende Nachfassphase.

Phase 5: Follow-up und Conversion

In der Praxis entsteht ein erheblicher Teil aller Webinar-Verkäufe nach dem Event durch Follow-up-Sequenzen. Das Follow-up läuft idealerweise über 5 bis 7 Tage mit 2 bis 4 E-Mails. Die erste Follow-up-E-Mail geht innerhalb von 24 Stunden raus – idealerweise noch am selben Abend. Inhalt: kurze Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse, Aufzeichnungslink falls gewünscht und ein einziges klares Handlungsangebot.

Nach Tag 5 sinkt die Reaktionsrate auf weitere E-Mails deutlich. Wer nach diesem Zeitraum noch schreibt, riskiert Abmeldungen. Ausnahme: hochpreisige Angebote ab etwa 2.000 Euro, bei denen Kaufentscheidungen naturgemäß länger brauchen. Dort ist ein Zyklus von 10 bis 14 Tagen mit abnehmender Frequenz angemessener.

Webinar-Funnel in ActiveCampaign einrichten – Schritt für Schritt

Das folgende Setup gilt für ein Live-Webinar mit einer Drittanbieter-Plattform wie WebinarGeek oder Demio und ActiveCampaign als Automations- und E-Mail-System. Am Ende des Setups läuft eine vollständige Automationsstrecke mit Erinnerungssequenz, Webinar-Puffer, Teilnahme-Verzweigung und Käufer-Ausstieg.

1. Verknüpfe deine Webinar-Plattform mit ActiveCampaign über die native Integration (Einstellungen → Integrationen → Webinar-Plattform suchen) oder über Zapier, falls keine direkte Integration besteht. Teste die Verbindung mit einem Testformular, bevor du die echte Kampagne startest.
2. Lege in ActiveCampaign die vier Trigger-Tags an: WN-[Kürzel]_angemeldet, WN-[Kürzel]_teilgenommen, WN-[Kürzel]_abwesend und WN-[Kürzel]_gekauft. Kürzel statt vollständigem Webinar-Namen halten das Tag-Feld nach mehreren Webinaren übersichtlich.
3. Erstelle die Hauptautomation unter Automationen → Neu erstellen. Eintrittspunkt: Tag wird hinzugefügt → Tag WN-[Kürzel]_angemeldet auswählen. Erneuter Eintritt deaktivieren, damit sich niemand versehentlich mehrfach in die Sequenz einreiht.
4. Füge unmittelbar nach dem Eintrittspunkt einen Ziel-Schritt ein (Aktion → Ziel hinzufügen): Bedingung Tag WN-[Kürzel]_gekauft vorhanden. Dieser Schritt wird bei jedem weiteren Automationsschritt geprüft und zieht Käufer sofort heraus.
5. Setze die Bestätigungs-E-Mail als erste Aktion. Betreff: Anmeldung bestätigt und Webinar-Termin. Inhalt: Zugangsdaten, Datum und Uhrzeit, Kalender-Link für Google Calendar und iCal.
6. Setze drei Warteschritte mit anschließender E-Mail für die Erinnerungssequenz: Warten bis [Datum minus 2 Tage] 09:00 Uhr → E-Mail senden. Warten bis [Webinar-Tag] 08:00 Uhr → E-Mail senden. Warten bis [Webinar-Uhrzeit minus 60 Minuten] → E-Mail senden. Bei Bedarf zusätzlich einen SMS-Schritt direkt vor der letzten E-Mail.
7. Setze nach dem letzten Erinnerungsschritt einen Warteschritt Warten bis [Webinar-Uhrzeit plus 90 Minuten]. Dieser Puffer gibt der Plattform Zeit, Teilnahmedaten zurückzuspielen, bevor die Automation den nächsten Schritt ausführt.
8. Füge einen bedingten Schritt ein (Wenn/Dann): Wenn Tag WN-[Kürzel]_teilgenommen vorhanden → Ast A (Teilnehmer-Sequenz). Andernfalls → Ast B (No-Show-Sequenz).
9. Baue Ast A (Teilnehmer) mit 2 bis 3 Follow-up-E-Mails auf, die auf konkrete Webinar-Inhalte Bezug nehmen. Die erste geht innerhalb von 24 Stunden raus, die weiteren im Abstand von 2 Tagen.
10. Baue Ast B (No-Show) mit der Aufzeichnung oder einem alternativen Einstieg auf. Weniger Verkaufsdruck als in Ast A in den ersten zwei E-Mails, mehr Wissenstransfer, um das Interesse zu reaktivieren. Das Verkaufsangebot folgt erst in E-Mail 3.

Tag-System und Segmentierung: So behältst du den Überblick

Ein ungepflegtes Tag-System ist eines der häufigsten Probleme bei Unternehmen, die mehrere Webinare pro Jahr fahren. Nach dem fünften Webinar haben Kontakte Dutzende Tags, und niemand weiß mehr, welche noch aktuell sind. Das Gegenmittel ist ein konsequentes Namensschema von Anfang an – nicht erst nach dem zweiten Webinar.

Empfohlenes Namensschema für Webinar-Tags

Tags folgen dem Muster Kategorie_Bezeichnung. Für Webinar-Funnels bieten sich vier Tags je Webinar an:

• WN-[Kürzel]_angemeldet – startet die Automation, sobald die Anmeldung eingeht.
• WN-[Kürzel]_teilgenommen – wird von der Webinar-Plattform nach dem Event gesetzt, wenn der Kontakt anwesend war.
• WN-[Kürzel]_abwesend – wird gesetzt, wenn nach dem Webinar-Ende kein Teilnahme-Tag vorhanden ist.
• WN-[Kürzel]_gekauft – wird nach einem Kauf gesetzt und löst das Ziel-Feature aus, das den Kontakt aus der Sequenz zieht.

Dieses System erlaubt es, später Segmente zu bauen, die über einzelne Webinare hinausgehen. Zum Beispiel: alle Kontakte, die mindestens ein Webinar besucht haben und noch nie gekauft haben, als Segment für eine Reaktivierungskampagne drei Monate später. Ohne saubere Tags ist dieses Segment nicht sauber zu definieren.

Ziele sinnvoll einsetzen – und wo bedingte Schritte besser passen

Das Ziel-Feature prüft eine Bedingung kontinuierlich während des gesamten Aufenthalts in der Automation und zieht den Kontakt sofort heraus, sobald die Bedingung erfüllt ist – unabhängig davon, wo der Kontakt gerade in der Sequenz steht. Ein bedingter Warteschritt prüft die Bedingung nur genau dann, wenn der Kontakt diesen Schritt erreicht.

Für Käufer-Ausstieg und Abmeldungs-Ausstieg ist deshalb immer das Ziel-Feature die richtige Wahl. Für inhaltliche Verzweigungen – Teilnehmer vs. No-Show – ist der bedingte Schritt das richtige Werkzeug, weil du dort zwei unterschiedliche Äste definierst, nicht nur einen Ausstieg. Beide Features zusammen decken alle Fälle ab.

Typische Fehler beim Webinar-Funnel-Aufbau und wie du sie vermeidest

Kein Tag-System von Anfang an

Wer das erste Webinar ohne Namensschema startet, arbeitet beim zweiten mit inkonsistenten Tags und beim dritten mit Duplikaten. Das nachträgliche Bereinigen kostet mehr Zeit als das einmalige Anlegen einer Konvention. Tags lassen sich in ActiveCampaign unter Kontakte → Tags verwalten strukturieren; dort kannst du auch bestehende Tags umbenennen und zusammenführen.

Identische Follow-up-E-Mail für Teilnehmer und No-Shows

Teilnehmer haben den Inhalt gehört, die Energie im Webinar gespürt und das Angebot gesehen. No-Shows haben keines davon. Eine identische Follow-up-E-Mail geht an beiden Gruppen vorbei. Teilnehmer empfinden eine Einführung in Inhalte, die sie bereits kennen, als irrelevant. No-Shows verstehen ein Angebot ohne den Kontext nicht. Zwei separate Äste in der Automation kosten einmalig Aufwand und zahlen sich über die gesamte Laufzeit des Funnels aus.

Kein Ziel-Schritt für Käufer

Ohne Ziel-Feature laufen Käufer durch die restliche Verkaufssequenz, obwohl sie bereits konvertiert haben. Das erzeugt eine schlechte Erfahrung und kann bei B2B-Kontakten nachhaltig Vertrauen kosten. Das Ziel muss so früh wie möglich in der Automation gesetzt werden – idealerweise als erster oder zweiter Schritt, damit der Kontakt bei jedem weiteren Schritt geprüft wird.

Fehlender Puffer nach dem Webinar-Ende

Wenn die Automation direkt nach dem geplanten Webinar-Ende die Tags auswertet, hat die Webinar-Plattform in der Regel noch keine Daten zurückgespielt. Die Folge: Alle Kontakte landen im No-Show-Ast, auch die Teilnehmer. Ein Warteschritt von 30 bis 60 Minuten nach dem Webinar-Ende – je nach Plattform auch 90 Minuten – verhindert diesen Fehler zuverlässig.

Zu viele E-Mails in der Erinnerungsphase

Mehr als vier Erinnerungen in 48 Stunden erzeugen Abmeldungen, besonders bei kaltem oder halbwarmem Traffic. Der Richtwert sind drei Erinnerungen: 1 bis 2 Tage vorher, am Morgen des Webinar-Tages, 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Eine vierte Erinnerung ist nur dann sinnvoll, wenn die Zielgruppe das ausdrücklich erwartet – etwa bei einer Community, die hohe Kommunikationsfrequenz gewohnt ist.

Häufige Fragen

Welche Webinar-Plattform hat die beste ActiveCampaign-Integration?

WebinarGeek, Demio und AEvent bieten native Integrationen, die Registrierung, Teilnahme und Verweildauer direkt an ActiveCampaign übergeben. WebinarJam und EverWebinar integrieren über eine eigene Schnittstelle und setzen ebenfalls Tags in ActiveCampaign. Für Evergreen-Webinare mit dynamischen Terminen und Deadline-Funnel-Integration ist AEvent besonders vollständig aufgestellt. Alle genannten Plattformen unterstützen zumindest Registrierungs- und Teilnahme-Trigger; wie tief die Daten gehen, variiert je nach Plan.

Wie viele Erinnerungen sollte ich vor einem Live-Webinar schicken?

Drei Erinnerungen gelten als gut erprobter Richtwert: 1 bis 2 Tage vor dem Termin, am Morgen des Webinar-Tages und 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Wenn du eine Zielgruppe mit hoher Vertrautheit bedienst, kann eine vierte Erinnerung 24 Stunden vorher sinnvoll sein. Für kalten Traffic empfehlen sich zusätzlich SMS-Erinnerungen direkt vor dem Termin, sofern die DSGVO-konforme Einwilligung vorliegt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Ziel und einem bedingten Schritt in ActiveCampaign?

Ein Ziel prüft eine Bedingung kontinuierlich während des gesamten Aufenthalts in der Automation und zieht den Kontakt sofort heraus, sobald die Bedingung erfüllt ist – unabhängig davon, wo der Kontakt in der Sequenz steht. Ein bedingter Schritt prüft die Bedingung nur genau dann, wenn der Kontakt diesen Schritt erreicht, und verzweigt anschließend in zwei Äste. Für Käufer-Ausstieg: Ziel-Feature. Für Teilnehmer-vs.-No-Show-Verzweigung: bedingter Schritt.

Wie lange sollte die Follow-up-Sequenz nach dem Webinar laufen?

Für Angebote im dreistelligen Preisbereich genügen 5 bis 7 Tage mit 2 bis 3 E-Mails. Für hochpreisige Angebote ab etwa 2.000 Euro ist ein Zyklus von 10 bis 14 Tagen mit abnehmender Frequenz angemessener, weil die Kaufentscheidung mehr Bedenkzeit braucht. Täglich zu schreiben ist in den ersten drei Tagen nach dem Webinar vertretbar; danach auf einen Abstand von 2 bis 3 Tagen wechseln, um Abmeldungen zu vermeiden.

Kann ich einen Webinar-Funnel komplett in ActiveCampaign bauen, ohne eine separate Webinar-Plattform?

ActiveCampaign stellt Landing Pages und Formulare für die Anmeldestrecke bereit, aber keine Webinar-Übertragungstechnologie. Für das eigentliche Webinar brauchst du immer eine Drittplattform. Was ActiveCampaign vollständig abdeckt: Anmeldestrecke, Erinnerungssequenz, Teilnahme-Verzweigung – sobald die Plattform Tags zurückspielt – und Follow-up. Den Streaming-Teil übernimmt Zoom, Microsoft Teams, WebinarGeek, Demio oder eine vergleichbare Plattform.

Ein Webinar-Funnel steht und fällt mit der Automationsarchitektur dahinter. Die Anmeldeseite bringt die Registrierungen; die Erinnerungssequenz bestimmt, wie viele tatsächlich erscheinen; die Verzweigung nach dem Webinar entscheidet, wie viel Umsatz aus der Veranstaltung entsteht. Wer die fünf Phasen – Anmeldung, Erinnerung, Teilnahme, Verzweigung, Follow-up – in ActiveCampaign sauber abbildet und dabei Teilnehmer und No-Shows separat behandelt, holt mehr aus einem Webinar heraus als durch Optimierungen an der Anmeldeseite allein. Wer das mit ActiveCampaign aufsetzen möchte und dabei Unterstützung sucht, findet in unserem ActiveCampaign-Service bei Advertal den passenden Rahmen.