Wenn du 2026 als Coach, Berater oder Agentur skalieren willst, brauchst du keinen „perfekt automatisierten Funnel“, der jeden Lead ohne menschlichen Kontakt zum Kauf bringt. Das klingt gut auf Folien, scheitert in der Praxis aber oft an einem Punkt: Menschen kaufen nicht, weil sie „in einem Funnel sind“, sondern weil sie im richtigen Moment genug Vertrauen, genug Klarheit und genug Dringlichkeit haben.

Disclaimer: Wir sind offizieller ActiveCampaign Partner und haben in den letzten rund anderthalb Jahren über 170 Projekte begleitet, von Setup bis Strategie-Workshops, von Leadgewinnung bis CRM-Pipeline und Upsell-System. Was sich wie ein roter Faden durch fast alle Projekte zieht: Die größten Umsatzsprünge kommen selten aus „mehr Automatisierung“, sondern aus besserem Timing, besserer Nachfasslogik und sauberem Signal-Handling.

Hier sind meine wichtigsten Learnings und ein System, das du direkt nachbauen kannst, egal ob du über Outbound (Kaltakquise) oder Inbound (Ads, Freebie, Content) Kunden gewinnst.

1) Das Grundprinzip für 2026: Weg von Funnel-Logik, hin zu Engagement-Logik

Viele bauen Kommunikation so auf: Lead kommt rein, Sequenz läuft ab, am Ende wird verkauft. Das ist Funnel-Logik.

Was 2026 besser funktioniert, ist Engagement-Logik: Du gibst regelmäßig starke, konkrete Impulse (Cases, Einwandbehandlungen, Strategien), misst Engagement-Signale (Klicks, Seitenbesuche, Antworten, Terminbuchungen) und reagierst proaktiv, sobald ein Signal da ist.

Das verändert alles. Du wartest nicht darauf, dass ein Lead „irgendwann kaufbereit wird“, du erkennst Kaufbereitschaft, wenn sie aufblitzt, und gehst genau dann rein. Das ist der Unterschied zwischen „Newsletter als Content“ und „E-Mail-Marketing als Vertriebssystem“.

2) Neukundengewinnung Learning 1: Kaltakquise-Telefonie bleibt brutal effizient, wenn du sie richtig einsetzt

Für B2B ist Kaltakquise-Telefonie weiterhin einer der schnellsten Wege zu qualifizierten Gesprächen. Nicht, weil es „leicht“ ist, sondern weil es direkt ist. Du bekommst in Tagen Rückmeldung, nicht in Monaten.

Aber, und das ist wichtig: Nicht jeder ist dafür gemacht. Viele Gründer, Berater oder Agenturinhaber können es, wollen es aber nicht dauerhaft. Dann ist die beste Lösung nicht „weg damit“, sondern „testen und systematisieren“.

Was sich in Projekten bewährt hat:

• Starte mit einem klaren Testfenster (z. B. 2 bis 4 Wochen) und einem sauberen ICP (Zielkundenprofil).
• Arbeite mit einem externen Setter oder einer Agentur für den ersten Impuls, um das Potenzial zu validieren.
• Bau parallel ein Follow-up-System, das aus „Termin gesetzt“ ein echtes Erscheinen macht. Genau da verlieren die meisten.

Wenn du merkst, dass bei dir No-Shows oder „kalte Erstgespräche“ ein Thema sind, lies den nächsten Abschnitt besonders genau.

3) Neukundengewinnung Learning 2: No-Shows minimierst du nicht mit Kalender-Mails, sondern mit einer echten Pre-Call-Sequenz in ActiveCampaign

Die meisten nutzen Calendly-Standardmails. Die sind funktional, aber strategisch schwach. Du willst nicht nur erinnern, du willst vorbereiten, vorqualifizieren und Commitment erhöhen.

Bei uns hat eine simple ActiveCampaign Sequenz direkt nach der Terminbuchung einen massiven Unterschied gemacht. Zwei Effekte sind entscheidend:

Erstens: Du stellst die richtigen Fragen, damit du im Gespräch sofort Substanz hast.

Zweitens: Du bringst den Lead in die richtige Erwartungshaltung, damit aus einem „Sales Call“ ein Beratungsgespräch wird.

So sieht die bewährte Pre-Call-Sequenz aus (Beispielstruktur)

1. Sofort nach Terminbuchung: Bestätigung plus „Was ist das Ziel des Calls?“
2. 1 Tag vor dem Call: Engagement-Mail mit 1 bis 2 konkreten Fragen
3. Optional: Case-Match-Mail, die einen passenden Case anteasert
4. Am Tag des Calls: Kurze Reminder-Mail, ohne Gelaber, mit Link und Agenda

Die wichtigste Mail ist die Engagement-Mail, also die, die direkt eine Antwort provoziert. Formulierungen wie „Ich bereite mich gerade auf unseren Call vor, was sind die 1 bis 2 Punkte, die für dich am wichtigsten sind?“ funktionieren, weil sie freundlich sind, aber gleichzeitig Verbindlichkeit erzeugen.

Wenn du das sauber textest, bekommst du nicht selten proaktiv Antworten vor dem Termin. Du gehst dann vorbereitet rein, triffst schneller den Kern, und deine Abschlussquote steigt, ohne dass du „besser verkaufen“ musst.

4) Bestandskunden-Upselling Learning: Upsells gewinnen nicht die, die am härtesten pitchen, sondern die, die am besten sichtbar bleiben

In vielen Unternehmen passiert nach dem Abschluss wenig. Oder es übernimmt ein Key Account Manager, der in regelmäßigen Abständen fragt, ob es noch Bedarf gibt. Das ist nett, aber selten skalierbar.

Was in der Praxis deutlich besser funktioniert: Automatisierte Case-Kommunikation an Bestandskunden, unabhängig davon, ob gerade ein persönlicher Kontakt stattfindet.

Das Prinzip:

• Du schickst regelmäßig Cases, die ein konkretes Problem lösen.
• Du zeigst Vorgehen, Ergebnis und Umsetzungsschritte.
• Du machst klar, für wen das relevant ist.
• Du baust eine einfache Antwort-Brücke ein.

Der Effekt ist stark, weil der Kunde sich selbst wiedererkennt. Dann kommt nicht dein Vertrieb und drückt ein Upsell rein, sondern der Kunde meldet sich mit „Das passt bei uns auch, können wir das umsetzen?“.

Das kannst du als Newsletter abbilden, aber besser ist ein System mit Segmenten:

• Segment A: Neukunden in Onboarding
• Segment B: Bestandskunden aktiv
• Segment C: Bestandskunden inaktiv, aber mit Potenzial
• Segment D: „Abgeschlossen, aktuell kein Bedarf“, aber nicht verloren

Jedes Segment bekommt Cases, die zu Phase und Reifegrad passen.

5) Der unterschätzte Hebel: Intent Signale nutzen, statt auf „irgendwann“ zu hoffen

Jetzt kommt der Teil, den fast niemand sauber spielt, obwohl er technisch sehr gut umsetzbar ist: Du reagierst auf Verhaltenssignale.

Beispiele für Signale, die Gold wert sind:

• Ein Lead klickt auf eine Case Study
• Ein Lead besucht wiederholt deine Leistungsseite
• Ein Lead ist auf dem Kontaktformular, bucht aber nicht
• Ein Lead klickt auf ein Einwand-Video oder eine Preisseite

Wenn du das erkennst, kannst du proaktiv nachfassen. Nicht als „Wolltest du noch kaufen?“, sondern als hilfreicher Ping im perfekten Timing.

So setzt du das in ActiveCampaign um

ActiveCampaign kann Website-Aktivitäten in Automationen nutzen, zum Beispiel über den Trigger „Web page is visited“. Damit kannst du Automationen starten, wenn bestimmte Seiten besucht werden, auch mit Wildcards für ganze Bereiche.  

Was du dann damit machst:

• Du erhöhst einen Score (Lead Scoring), wenn jemand bestimmte Seiten besucht oder mehrfach wiederkommt.  
• Du schickst deinem Vertrieb oder dir selbst eine Benachrichtigung, sobald ein wirklich wertvolles Signal passiert. ActiveCampaign hat dafür die Aktion „Send a notification“, wenn ein Kontakt diese Stelle in der Automation erreicht.  
• Du erstellst Aufgaben oder Deals im CRM, wenn ein Lead „heiß“ wird, damit das Nachfassen nicht im Tagesgeschäft untergeht.

Wenn du ActiveCampaign Site Tracking nutzt, ist der Kern, dass du Tracking aktivierst und deine Domain hinterlegst.  

Das Entscheidende ist nicht die Technik, sondern die Logik dahinter: Du brauchst eine Definition, wann ein Lead „handlungswürdig“ ist. Zum Beispiel: Preisseite besucht plus Case Study geklickt plus Score über X. Dann Nachfass-Call oder persönliche Mail.

6) Ein System, das für Coaches, Berater und Agenturen besonders gut skaliert: Shorts für Reichweite, Longform für Vertrauen, E-Mail für Conversion

Du willst Reichweite, ohne jeden Tag auf „Kunden gewinnen“ zu hoffen. Gleichzeitig willst du planbare Conversions, ohne komplett abhängig von Ads zu sein.

Die saubere Strategie sieht so aus:

Phase 1: YouTube Shorts für Aufmerksamkeit und Erstkontakt

Shorts sind Reichweitenmaschinen. Hier geht es um Hook, Klarheit, Tempo. Inhaltlich funktionieren bei Coaches, Beratern und Agenturen oft:

• Konkrete Mythen zerstören („Warum dein Freebie keine Kunden bringt“)
• Mini-Cases („Wir haben No-Shows mit 2 Mails halbiert, so“)
• Einwand-Umkehr („Warum ‘zu teuer’ meistens ein Kommunikationsproblem ist“)

Wichtig: Shorts sind primär Branding und Einstieg. Du kannst auch transaktional werden, aber dann brauchst du einen extrem klaren nächsten Schritt.

Phase 2: Longform Content als Vertrauens- und Autoritätslayer

Longform ist dein „Beweisraum“. Hier erklärst du Frameworks, zeigst Beispiele, gehst tiefer rein. Das ist der Content, der aus „klingt interessant“ ein „dem vertraue ich“ macht.

Phase 3: ActiveCampaign als Conversion Engine

Jetzt kommt ActiveCampaign ins Spiel, und zwar nicht als „wir schicken halt Newsletter“, sondern als Schaltzentrale:

• Segmentierung nach Interesse (welche Themen wurden geklickt)
• Automatisierte Sequenzen nach Lead-Einstieg (Shorts, Video, Freebie, Termin)
• Intent-basierte Benachrichtigungen an dich oder dein Team
• Case-basierte Upsell-Strecken für Bestandskunden

Das Ziel ist ein Kreislauf: Shorts bringen neue Menschen rein. Longform baut Vertrauen. E-Mail und Signale bringen sie in den richtigen nächsten Schritt, Termin, Angebot, Upsell.

7) Quickstart: Wenn du nur 2 Stunden Zeit hast, bau das zuerst

Wenn du das Ganze pragmatisch starten willst, empfehle ich diese Reihenfolge:

1. Baue eine Pre-Call-Sequenz für Terminbuchungen in ActiveCampaign, statt dich auf Kalender-Mails zu verlassen.
2. Implementiere eine Case-Kommunikation, die Bestandskunden regelmäßig erreicht, ohne dass es von einzelnen Mitarbeitern abhängt.
3. Setze Site Tracking plus eine simple Intent-Automation auf, die dich benachrichtigt, wenn jemand eine High-Intent-Seite besucht.  
4. Produziere 10 Shorts, die jeweils auf ein Longform-Video oder einen konkreten nächsten Schritt einzahlen.

Wenn du das sauber umgesetzt hast, hast du ein System, das weniger von Glück abhängt und mehr von Signalen.

8) Wenn du das mit Advertal umsetzen willst

Wir helfen Unternehmen im DACH-Raum dabei, ActiveCampaign nicht nur „einzurichten“, sondern als echtes Umsatz- und Vertriebsbetriebssystem zu nutzen. Wenn du willst, dass wir uns dein Setup ansehen und dir eine klare Roadmap geben, melde dich bei uns.

Und wenn du mit uns sprechen willst: advertal.de/start

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