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Marketing-Automation Teams richtig strukturieren: 5 bewährte Modelle für den DACH-Markt
Tom
March 12, 2026
Wenn du Marketing-Automation erfolgreich skalieren willst, ist die Teamstruktur entscheidender als das Tool selbst. Egal ob ActiveCampaign, HubSpot oder Klaviyo – ohne die richtige Aufstellung scheitern auch die besten Systeme.
Wir haben in den letzten zwei Jahren über 170 ActiveCampaign-Projekte begleitet. Dabei haben wir gesehen: Die Teams, die schnell Erfolge erzielen, sind immer ähnlich aufgestellt.
In diesem Beitrag zeige ich dir 5 bewährte Strukturmodelle und erkläre, welches Modell für welche Unternehmensgröße funktioniert.
Beim zentralisierten Modell läuft alles über ein zentrales Marketing-Automation Team. Das Team arbeitet für verschiedene Bereiche – Sales, Marketing, Customer Success – aber bleibt organisatorisch zusammen.
Perfekt für Unternehmen mit 50-200 Mitarbeitern, die gerade mit Marketing-Automation anfangen. Der Vorteil: Du hast alle Kompetenzen an einem Ort und vermeidest Doppelarbeit.
Das verändert alles, wenn du bisher Marketing-Automation als Nebenjob verschiedener Abteilungen betrieben hast.
So sieht das in der Praxis aus: Ein Mittelständler aus München hat sein 4-köpfiges Team so organisiert und konnte die Lead-Qualität um 40% verbessern, weil alle Automationen aus einer Hand kommen.
Hier hat jede Abteilung eigene Marketing-Automation Spezialisten. Sales hat einen, Marketing hat einen, Customer Success hat einen.
Ab 200+ Mitarbeitern oder wenn die Abteilungen sehr unterschiedliche Anforderungen haben. Besonders in B2B-Unternehmen mit komplexen Sales-Zyklen.
Der Effekt ist stark, weil jeder Spezialist die Prozesse seiner Abteilung genau kennt. Ein Sales-Automation Experte weiß, wie Vertriebsprozesse funktionieren. Ein Marketing-Spezialist versteht Content-Strategien.
Genau da verlieren die meisten: Sie vergessen eine zentrale Koordinationsstelle. Ein Frankfurter SaaS-Unternehmen hatte 3 verschiedene ActiveCampaign-Accounts, weil sich niemand abgestimmt hat.
Das ist unser Favorit für größere Unternehmen. Du hast ein zentrales "Center of Excellence" (CoE), das Standards definiert und Expertise bereitstellt. Die Umsetzung passiert aber in den Fachabteilungen.
Und das ist wichtig: Das CoE macht keine operativen Kampagnen, sondern ermöglicht anderen Teams, bessere Kampagnen zu machen.
Du bekommst das Beste aus beiden Welten. Zentrale Standards sorgen für Konsistenz. Dezentrale Umsetzung sorgt für Geschwindigkeit und fachliche Nähe.
Ein Münchener Tech-Unternehmen mit 500 Mitarbeitern hat so die Zeit von Idee zu Live-Kampagne von 6 Wochen auf 2 Wochen reduziert.
Hier arbeiten Marketing-Automation Spezialisten direkt in interdisziplinären Produktteams. Jedes Team hat einen Automation-Experten, der alle Berührungspunkte mit ActiveCampaign managed.
Perfekt für SaaS-Unternehmen oder E-Commerce, wo Marketing-Automation eng mit der Produktentwicklung verzahnt ist. Wenn Onboarding-E-Mails, Feature-Updates und User-Journey-Automationen direkt aus der Produktentwicklung kommen sollen.
Das kannst du als separates Team abbilden, aber besser ist die direkte Integration in die Produktteams.
Automation-Projekte werden von Anfang an mitgedacht, nicht nachträglich aufgesetzt. Ein Berliner Fintech hat so die Aktivierungsrate neuer User um 60% gesteigert, weil Onboarding-Automationen parallel zur App entwickelt wurden.
Die erfolgreichsten Unternehmen kombinieren verschiedene Modelle je nach Projektphase und Anforderung.
Ein Wiener E-Commerce-Unternehmen nutzt genau diese Struktur: Strategische E-Mail-Serien kommen aus dem CoE, produktspezifische Automationen aus den Produktteams, tägliche Newsletter aus dem Marketing-Team.
Jetzt kommt der Teil, den fast niemand sauber spielt: Die meisten Unternehmen starten mit der falschen Struktur und wechseln dann zu oft.
Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern verteilen Marketing-Automation oft zu früh auf verschiedene Abteilungen. Das führt zu:
Ab 200 Mitarbeitern wird ein zentrales Team zum Flaschenhals. Die Folge: Andere Abteilungen bauen ihre eigenen "Schatten-Systeme" oder nutzen andere Tools.
Das sehen wir am häufigsten: Mehrere Teams können in ActiveCampaign Automationen erstellen, aber niemand ist für die Datenqualität verantwortlich.
Die Antwort hängt von drei Faktoren ab:
B2B-Unternehmen mit langen Sales-Zyklen brauchen andere Strukturen als E-Commerce mit direkten Kaufentscheidungen.
Wenn ActiveCampaign eng mit deinem Produktsystem verknüpft ist, funktioniert das Embedded Modell besser.
Wenn du nur 2 Stunden Zeit hast, mache das zuerst:
Liste auf, wer in deinem Unternehmen aktuell mit Marketing-Automation arbeitet. Frage:
Bestimme eine Person, die für die Datenqualität und ActiveCampaign-Konfiguration verantwortlich ist. Das ist der wichtigste erste Schritt.
Definiere für wichtige Aktivitäten, wer Responsible, Accountable, Consulted und Informed ist:
Basierend auf deiner Unternehmensgröße: Welche Struktur willst du in 6 Monaten haben?
Die beste Teamstruktur ist die, die zu deiner Strategie passt. Wenn du Marketing-Automation als zentralen Wachstumstreiber siehst, investiere in eine professionelle Struktur.
Wenn du nur einzelne E-Mail-Kampagnen versendest, reicht ein zentraler Spezialist.
Und das ist wichtig: Die Struktur muss mit dem Unternehmen mitwachsen. Was bei 50 Mitarbeitern funktioniert, scheitert bei 500.
Aus unseren 170+ Projekten wissen wir: Unternehmen mit klaren Strukturen und Verantwortlichkeiten sind 3x erfolgreicher mit Marketing-Automation als die, die es "nebenbei" machen.
Wenn du dein Marketing-Automation Team professionell strukturieren willst, unterstützen wir dich gerne dabei. Melde dich unter advertal.de/start und lass uns schauen, welche Struktur für dein Unternehmen die richtige ist.
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