E-Mail bleibt einer der zuverlässigsten Kanäle, um Umsatz aufzubauen, Vertrauen zu stärken und Kundinnen und Kunden langfristig zu begleiten. Gleichzeitig ist die Zustellbarkeit so streng reguliert wie nie. Google, Yahoo, Microsoft und Apple haben in den letzten Jahren die Regeln massiv verschärft. Wer sie ignoriert, landet im Spam oder wird komplett geblockt.  

Dieser Guide bündelt technische, gestalterische und inhaltliche Best Practices in einem strukturierten Leitfaden. Ziel ist, dass du:

• zuverlässig im Posteingang landest
• deine E-Mails stabil durch die Spamfilter bringst
• deine Öffnungs-, Klick- und Antwortraten erhöhst
• deine E-Mail-Infrastruktur langfristig sauber hältst

Die Grundlage bilden etablierte Standards aus professionellen E-Mail-Setups, ergänzt um die aktuellen Anforderungen der großen Provider und aktuelle Deliverability-Guides.

Was E-Mail-Zustellbarkeit wirklich bedeutet

Viele schauen auf Öffnungsrate, Klickrate und Umsatz. Vor diesen Kennzahlen liegt eine Ebene, die oft nur Deliverability-Expertinnen und -Experten im Blick haben: Zustellbarkeit.

Wichtige Begriffe:

• Zustellung (Delivery Rate): Anteil der E-Mails, die nicht gebounced sind. Eine technisch zugestellte E-Mail kann trotzdem im Spam landen.
• Inbox Placement: Anteil der E-Mails, die wirklich im Posteingang landen statt in Spam, Werbung oder Updates. Das ist der entscheidende Hebel.  
• Spam-Beschwerden: Wie viele Empfänger aktiv auf „Spam melden“ klicken. Ab etwa 0,3 Prozent wird es bei Gmail und Yahoo kritisch.  
• Senderreputation: Bewertung deiner Domain und deines Versand-Setups durch die Provider, basierend auf Authentifizierung, Bounces, Spam-Beschwerden und Engagement.  

Gute E-Mail-Zustellbarkeit entsteht, wenn Technik, Listenhygiene und Inhalte sauber zusammenspielen. Genau diese drei Hebel schauen wir uns jetzt an.

Die drei Hebel für bessere Zustellbarkeit

1. Technik
2. Saubere Domain, SPF, DKIM, DMARC, korrekte DNS-Einträge, TLS, konsistente Infrastruktur, saubere IP-Einführung.
3. Reputation und Listenhygiene
4. Qualifizierte Opt-ins, regelmäßige Listenpflege, Sunset-Policy für inaktive Kontakte, niedrige Bounce- und Spam-Rate.  
5. Inhalt, Design und Erwartungsmanagement
6. Klarer Mehrwert, realistisches Wording, keine Spam-Begriffe, strukturierte Templates, wenig Ablenkung, einfache Abmeldung.

Technische Grundlagen: Domain, SPF, DKIM, DMARC, BIMI

Absenderdomain und Versandstruktur

Die Basis jeder professionellen E-Mail-Infrastruktur ist deine eigene Domain.

Empfehlungen:

• Versende von einer Absenderadresse wie vorname@deine-domain.de oder team@deine-domain.de.
• Nutze nach Möglichkeit eine eigene Subdomain für Marketing-Mails, zum Beispiel mail.deine-domain.de oder news.deine-domain.de. So lassen sich Marketing- und Transaktionsmails besser trennen.  
• Achte darauf, dass die Domain im From:-Header mit der Domain in SPF, DKIM und DMARC übereinstimmt. Das erhöht die DMARC-Alignment-Quote und verbessert die Reputation.  
• Nutze einen etablierten E-Mail-Service-Provider (ESP) mit eigener Infrastruktur und gutem Ruf.

Die Versandstruktur sollte klar definiert sein:

• Marketing-Newsletter und Automationen über eine Marketing-Subdomain
• Systemmails wie Passwort-Reset oder Rechnungen über eine separate Subdomain oder direkt über die Hauptdomain

So lässt sich das Verhalten der unterschiedlichen Mailtypen getrennt steuern.

SPF, DKIM und DMARC korrekt einrichten

Seit 2024 sind SPF, DKIM und DMARC für viele Versender nicht mehr optional, sondern faktische Pflicht, wenn sie zuverlässig bei Gmail, Yahoo, Outlook und Apple im Posteingang landen wollen.  

Kurzüberblick:

• SPF (Sender Policy Framework)Definiert, welche Server E-Mails für deine Domain versenden dürfen.
  • SPF als TXT-Record im DNS eintragen
  • Achte auf maximal 10 DNS-Lookups und eine klare Struktur
  • Nach jeder Änderung mit einem SPF-Checker prüfen  
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)Signiert deine E-Mails kryptografisch.
  • Im ESP aktivieren
  • Öffentlichen Schlüssel als DNS-TXT-Record hinterlegen
  • Überprüfen, ob die Signatur im Header ankommt
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)Legt fest, wie Mailserver mit E-Mails umgehen sollen, die SPF oder DKIM nicht bestehen.
  • Start mit p=none, um zuerst nur Reports zu sammeln
  • Mittelfristig auf p=quarantine und später p=reject erhöhen, sobald Fehlkonfigurationen behoben sind
  • Reports über Tools oder spezialisierte DMARC-Anbieter auswerten  

Praktische Empfehlung:

• Richte SPF und DKIM immer gemeinsam ein.
• Lege einen DMARC-Record mit p=none und Reporting-Adressen an.
• Nutze ein Monitoring-Tool, um DMARC-Reports in lesbarer Form auszuwerten.

BIMI und Verified Mark Certificates

BIMI (Brand Indicators for Message Identification) ist ein Standard, mit dem dein Logo direkt im Posteingang angezeigt werden kann. Das steigert Wiedererkennung und Vertrauen und zahlt indirekt auf die Zustellbarkeit ein.  

Wichtige Punkte:

• BIMI setzt eine konsequent konfigurierte DMARC-Policy voraus, meist mit p=quarantine oder p=reject.  
• Für das geprüfte Häkchen neben deinem Logo ist meist ein Verified Mark Certificate (VMC) oder Common Mark Certificate (CMC) nötig.  
• Das Logo muss als saubere SVG-Datei vorliegen und eine eingetragene Marke repräsentieren.

BIMI ist kein Muss für Zustellbarkeit, aber ein guter nächster Schritt, wenn deine Authentifizierung bereits sauber läuft.

Neue Regeln von Gmail, Yahoo, Outlook und Apple

Gmail, Yahoo und zunehmend auch Outlook und Apple haben klare Anforderungen für alle Sender und zusätzliche Regeln für Bulk-Sender definiert.  

Zentrale Punkte:

• SPF und DKIM müssen korrekt eingerichtet sein.
• DMARC ist für Bulk-Sender verpflichtend, mindestens mit p=none.
• Die Spam-Beschwerderate darf etwa 0,3 Prozent nicht überschreiten.
• One-Click-Unsubscribe über das List-Unsubscribe-Headerfeld ist Pflicht. Zusätzlich muss ein gut sichtbarer Abmeldelink im Inhalt stehen.
• Versender sollen keine E-Mails mit gefälschten Absenderadressen wie @gmail.com oder @yahoo.com versenden.
• Nachrichten müssen grundlegende technische Standards wie TLS, korrekten Header-Aufbau und gültige Absenderadressen einhalten.

Für dich praktisch:

• Prüfe einmalig, ob dein ESP die neuen Regeln schon automatisch abdeckt.
• Kontrolliere in den DNS-Einträgen deiner Domain, ob SPF, DKIM und DMARC korrekt hinterlegt sind.
• Überwache Beschwerderaten und Bounces regelmäßig.

IP-Warmup, Volumen und Versandfrequenz

Neue Domains und neue IPs brauchen eine Anlaufphase. Plötzliche Volumensprünge sehen Provider als Risiko.

Empfehlungen:

• Starte bei neuen Domains mit kleinen Segmenten deiner aktivsten Kontakte, zum Beispiel 50 bis 100 Empfänger pro Versand.  
• Steigere das Volumen schrittweise, zum Beispiel alle paar Tage.
• Vermeide harte Sprünge wie 500 auf 10.000 Empfänger ohne Zwischenschritte.
• Sende in den ersten Wochen vor allem hochwertige, erwartete Inhalte, etwa Freebie-Lieferungen, Onboarding oder aktuelle Newsletter mit klarem Mehrwert.

Die Versandfrequenz sollte konsistent bleiben. Wenige, aber sehr unregelmäßige Mailings erzeugen oft mehr Beschwerden als klar angekündigte, regelmäßige E-Mails.

Listenhygiene, Opt-in und Datenqualität

Saubere Opt-ins statt „gekaufter Aufmerksamkeit“

Listenqualität ist einer der wichtigsten Faktoren für Zustellbarkeit. Provider erkennen sehr schnell, ob eine Liste organisch gewachsen ist oder aus gekauften oder fremden Quellen stammt.  

Best Practices:

• Keine gekauften Listen, keine geharvesteten Adressen.
• Keine Kontakte aus Gewinnspielen ohne klares E-Mail-Opt-in.
• Verwende Double Opt-in für neue Leads, insbesondere bei Freebies und Newslettern.

Double Opt-in smart gestalten

Double Opt-in muss nicht „Conversion-Killer“ sein. Entscheidend sind Erwartungsmanagement und Timing.

Empfehlungen:

• Im Formular klar kommunizieren, dass eine Bestätigungs-E-Mail kommt.
• Auf der Dankeseite deutlich machen, dass das Freebie erst nach der Bestätigung geliefert wird.
• In der Bestätigungsmail: klarer Betreff, minimalistische Gestaltung, nur eine Aufgabe: „Bestätigen“.

Das schützt vor Spamfallen, Tippfehlern und Bot-Anmeldungen und verbessert langfristig die Reputation.

Listenhygiene: Validierung, Bereinigung und Segmentierung

Eine saubere Liste ist kein einmaliges Projekt, sondern laufende Pflege.

Wichtige Elemente:

• Regelmäßige Bereinigung
  • Hard Bounces automatisch entfernen
  • Soft Bounces beobachten und bei wiederholten Vorkommen herausnehmen
  • Ungültige oder offensichtlich fehlerhafte Adressen aussortieren
• E-Mail-Validierung vor großen Importen
  • Besonders sinnvoll bei älteren Listen oder Datensätzen aus anderen Systemen
  • Ziel ist, Spamfallen und syntaktisch falsche Adressen zu vermeiden  
• Segmentierung nach Engagement
  • Hoch-engagierte Kontakte: häufigere, gezielte Mailings
  • Weniger aktive Kontakte: niedrigere Frequenz, mehr Mehrwert-Inhalte
  • Inaktive Kontakte: Reaktivierung oder Sunset

Je besser du deine Segmente trennst, desto leichter hältst du Spam-Beschwerden und Bounces niedrig.

Sunset-Policy und Reaktivierung

Sunset-Policies definieren, ab wann inaktive Adressen weniger oder gar nicht mehr bespielt werden. Gut definierte Policies sind ein zentraler Hebel, um die Zustellbarkeit zu sichern.  

Beispiel:

• 0 bis 90 Tage keine Öffnung oder Klick
  • Reduzierte Frequenz, Reaktivierungskampagnen
• 90 bis 180 Tage keine Öffnung oder Klick
  • Klare Reaktivierungssequenz mit der Frage, ob weiterhin Interesse besteht
• Ab 180 Tagen ohne Interaktion
  • Kontakte aus regulären Kampagnen herausnehmen
  • Optional gelegentliche Reaktivierungswelle, danach endgültige Archivierung

Wichtig ist, die Regeln an dein Geschäftsmodell und dein typisches Kaufintervall anzupassen.

Umgang mit Bounces und Spam-Beschwerden

Ziele:

• Bounce-Rate unter etwa 2 Prozent halten
• Spam-Beschwerderate unter etwa 0,3 Prozent halten, insbesondere bei Gmail und Yahoo  

Best Practices:

• Bounce-Handling dem ESP überlassen, aber regelmäßig prüfen, ob ungewöhnliche Ausschläge auftreten.
• Abmeldelink klar sichtbar platzieren. Viele Beschwerden entstehen, wenn Empfänger die Abmeldung nicht finden.
• Keine Empfänger erneut anmelden, die sich abgemeldet haben oder eine Spam-Beschwerde verursacht haben.

Gestaltung und HTML-Struktur deiner E-Mails

Die besten Inhalte bringen wenig, wenn das Template in Outlook zerbricht oder der Code Spamfilter triggert. Deshalb lohnt sich ein pragmatisches, robustes E-Mail-Design.

Layout, Breite und Struktur

Bewährte Standards:

• Maximale Breite: etwa 600 Pixel
• Einspaltiges Layout als Standard
• Ausreichend Weißraum zwischen Absätzen, mindestens etwa 16 Pixel vertikal
• Inline-CSS statt externer Stylesheets, weil viele Clients externe CSS-Dateien ignorieren

Ein typisches Grundgerüst:

• Logo oben (optional, klein gehalten)
• Aussagekräftige Überschrift
• Einleitender Absatz
• Haupttext
• Klarer Call to Action
• Optional: Signaturbild
• Footer mit Impressum und Abmeldelink  

Schriftarten, Typografie und Farben

Schriften:

• Systemschriften wie Arial, Helvetica oder eine generische Sans-Serif-Font verwenden
• Keine externen Webfonts laden, da diese häufig blockiert werden

Größen:

• Fließtext etwa 15 bis 16 Pixel
• Überschriften etwa 20 bis 24 Pixel
• CTA-Text etwa 16 Pixel, gerne fett  

Farben:

• Hintergrund weiß oder sehr hellgrau
• Text in Schwarz oder sehr dunklem Grau
• Kontrast mindestens auf einem Niveau, das den WCAG-Empfehlungen entspricht
• Markenfarben primär für Akzente wie Buttons oder Links einsetzen

Dark Mode:

• Keine weißen Schriftfarben auf transparentem Hintergrund erzwingen
• Stattdessen neutrale Angaben wie color: #000 verwenden

Bilder und Medien

Bilder sind hilfreich, aber ein häufiger Grund für Darstellungs- und Zustellprobleme.

Best Practices:

• Dateigröße pro Bild möglichst unter 150 Kilobyte halten
• Formate: JPG oder PNG
• Auf SVG und animierte GIFs in E-Mails möglichst verzichten
• Jedes Bild mit Alt-Text versehen
• Bilder nur einsetzen, wenn sie inhaltlich notwendig sind, zum Beispiel Produktbilder, Porträts oder Zitatgrafiken
• Verhältnis Text zu Bild: mindestens etwa 60 Prozent Text, höchstens etwa 40 Prozent Bildfläche

Reine Grafik-E-Mails sind riskant, weil viele Clients Bilder blockieren und Spamfilter misstrauisch reagieren.

Buttons, Links und Footer

Buttons:

• Mit HTML-Tabellen und Inline-CSS umsetzen, keine Hintergrundbilder
• Unter jedem Button einen Textlink als Fallback hinzufügen, zum Beispiel:
• Sollte der Button nicht korrekt angezeigt werden, klicke hier:
• Im Zweifel lieber einen deutlich sichtbaren Textlink als einen komplex gestalteten Button verwenden

Links:

• Hyperlinks als Klartext oder leicht eingefärbten Text darstellen
• Linktracking möglichst nur über deinen ESP und nicht über zusätzliche Redirect-Ketten oder URL-Shortener
• Anzahl unterschiedlicher Ziel-Links pro Mail begrenzen, zum Beispiel ein Hauptlink, ein sekundärer Link und der Abmeldelink

Footer:

• Klar erkennbarer Absender mit Unternehmensname, Adresse und Kontaktmöglichkeit
• Deutlich sichtbarer Abmeldelink
• Optional: Datenschutz- und Impressumslink
• Möglichst schlicht halten, ohne schwere Grafiken

Viele ESPs setzen zusätzlich automatisch einen List-Unsubscribe-Header, um die Anforderungen von Gmail und Yahoo zu erfüllen.  

Inhalt, Copywriting und Psychologie im Posteingang

Absendername, Betreffzeile und Preheader

Der erste Kontaktpunkt im Posteingang entsteht durch drei Elemente: Absendername, Betreffzeile und Preheader.

Absendername:

• Bei Personal Brands: Kombination aus Vorname und Marke, zum Beispiel „Laura von BeispielCo“.
• Bei Unternehmen: Klarer Markenname, optional ergänzt um einen Verantwortlichen.

Betreffzeile:

• Länge etwa bis 45 Zeichen, damit sie mobil vollständig sichtbar ist
• Keine vollständigen Großbuchstaben oder mehrere Ausrufezeichen
• Kein Punkt am Satzende
• Fragen funktionieren oft gut, zum Beispiel „Was kostet dich diese eine Gewohnheit?“
• Personalisierung sparsam nutzen und nur, wenn die Daten sauber sind

Preheader:

• Wie eine zweite Betreffzeile nutzen, nicht mit „Wenn diese E-Mail nicht korrekt dargestellt wird…“ verschwenden
• Den Nutzen oder die Neugier aus dem Betreff ergänzen

Tonalität: persönlich, klar, ohne Floskeln

Moderne E-Mail-Copy wirkt wie eine 1:1-Nachricht, nicht wie ein Flyer.

Grundsätze:

• Kurze, präzise Absätze mit klarer Satzstruktur
• Aktive Sprache, wenig Füllwörter
• Perspektive aus „ich“ oder „wir“ stärkt Nähe
• Klarer Fachinhalt statt Floskeln

Gerade in den ersten Mails einer neuen Sequenz wirkt ein Plain-Text-Stil häufig vertrauenswürdiger als aufwendig gestaltete Templates.

Aufbau in der E-Mail

Ein klarer Aufbau hilft sowohl Lesenden als auch Spamfiltern.

Empfohlen:

• Starke Überschrift, die den Kernnutzen benennt
• Kurzer Einleitungsabschnitt mit Kontext
• Hauptteil mit 2 bis 4 Kernpunkten
• Ein klarer CTA, zum Beispiel „Zum Video“, „Zum Kalender“, „Zum Workshop“
• Optional Postskriptum, in dem du die wichtigste Aussage oder den CTA noch einmal kurz aufgreifst

Versuche, pro E-Mail nur ein primäres Ziel zu verfolgen. Konkurrenz zwischen vielen Zielen verwässert die Aktion.

Call to Action und Linkplatzierung

Für Deliverability ist es hilfreich, die Anzahl verschiedener Links gering zu halten.

Praxis-Tipps:

• Ein primärer CTA pro Mail
• Diesen CTA gerne an 2 bis 3 Stellen wiederholen, aber mit derselben URL
• Falls du Buttons nutzt, zusätzlich Textlinks anbieten, zum Beispiel in einem Satz:
• „Hier kannst du dir das Training ansehen →“

Links sollten außerdem:

• Lesbar und sprechend sein, etwa deine-domain.de/kurs statt kryptischer Parameter
• Trackingparameter vor allem im Hintergrund haben, nicht in der sichtbaren Darstellung

Spam-Wording vermeiden, ohne „soft“ zu werden

Bestimmte Begriffe lösen in Kombination mit schlechtem Setup häufig Spamfilter aus. Dazu gehören Worte wie:

• free, gratis, sofort, jetzt sichern, Rabatt, Angebot, Deal, sparen, limitierte Aktion

Stattdessen kannst du neutralere Formulierungen nutzen:

• „Kostenfrei herunterladen“ → „Direkt herunterladen“
• „Jetzt sichern“ → „Jetzt ansehen“
• „Nur heute“ → „Heute verfügbar“  

Inhaltlich kannst du weiterhin klare Kaufangebote machen, wenn die Gesamtwirkung stimmig bleibt und der Rest deiner Infrastruktur sauber ist.

Sendezeiten und Frequenz

Es gibt keine universelle „beste“ Uhrzeit für alle. Entscheidend ist, dass deine Zielgruppe zu typischen Zeiten erreichbar ist und du Muster erkennst.

Ansatz:

• Starte mit gängigen Zeiten wie Vormittag oder frühem Nachmittag an Werktagen.
• Teste unterschiedliche Wochentage und Uhrzeiten.
• Beobachte, wann Öffnungs- und Klickraten stabil am höchsten sind.  

Wichtiger als die exakte Uhrzeit ist eine konsistente Erwartung: Wer sich für deinen Newsletter einträgt, sollte grob wissen, wie oft er Post bekommt.

Sequenzen und Funnel-Logik

E-Mail-Zustellbarkeit hängt stark davon ab, wie dein Gesamtfunnel aufgebaut ist. Vor allem die ersten Tage nach Opt-in sind entscheidend.

Freebie- und Lead-Magnet-Strecke

Ziele:

• Zustellung des versprochenen Freebies
• Vertrauen und Erwartungshaltung aufbauen
• Engagement trainieren (Öffnen, Klicken, Antworten)

Empfohlene Struktur:

1. Mail 1: Lieferung
   • Klarer Betreff wie „Hier ist dein Guide zum Thema X“
   • Minimalistisches Template, klarer Download-Link
   • Kurze Erklärung, was der nächste Schritt ist
2. Mail 2: Umsetzungshilfe
   • Konkrete Tipps, wie das Freebie angewendet wird
   • Einladung zur Antwort, zum Beispiel mit einer kurzen Frage
3. Mail 3: Einordnung und nächste Stufe
   • Einordnung des Themas in den Gesamtzusammenhang
   • Softes Angebot für einen nächsten Schritt, etwa ein Video, ein Webinar oder ein Call

Gerade hier lohnt sich ein Plain-Text-Stil mit wenig Design.

Nurturing- und Content-Strecken

Ziel ist, Vertrauen und Expertise aufzubauen.

Best Practices:

• Jede E-Mail mit einem klaren Schwerpunkt, zum Beispiel ein Missverständnis, ein Shift, ein Case.
• Mischung aus edukativen Inhalten, Storys und klaren Handlungsaufforderungen.
• Regelmäßige Einladungen zur Antwort, um die Interaktion zu erhöhen. Das stärkt deine Reputation bei den Mailbox-Providern.  

Launch- oder Promotion-Phase

Wenn du verstärkt verkaufst, steigt das Versandvolumen. Damit es nicht zu Einbrüchen bei der Zustellbarkeit kommt:

• Bestehende Segmente nutzen, die bereits Engagement gezeigt haben
• Inaktive Kontakte nur sehr selektiv anschreiben
• Betreffzeilen klar, aber nicht aggressiv formulieren
• Abmeldemöglichkeit während Launchphasen besonders klar kommunizieren

Die Sequenz kann stärker visuell sein, mit Headerbild, Social Proof und klaren CTAs. Wichtig ist, dass du technische Standards und Listenhygiene gerade in diesen Phasen eng im Blick hast.

Reaktivierungs- und Sunset-Kampagnen

Diese Kampagnen sind der letzte Schritt, bevor Kontakte aus der regulären Kommunikation entfernt werden.

Typischer Ablauf:

1. Erinnerung an den Mehrwert deines Newsletters
2. Klare Frage, ob weiterhin Interesse besteht
3. Eventuell ein spezielles Highlight oder „Best-of“ deiner Inhalte
4. Information, dass die Adresse sonst aus der Liste entfernt wird

Wer hier nicht interagiert, sollte aus dem regulären Versand herausgenommen werden, um deine Reputation zu schützen.  

Monitoring, KPIs und Tools

Wichtige Kennzahlen im Blick behalten

Zentrale KPIs:

• Zustellrate (Delivery Rate)
• Öffnungsrate
• Klickrate
• Bounce-Rate
• Spam-Beschwerderate
• Abmelderate

Wichtige Orientierung:

• Zustellrate so nah wie möglich an 100 Prozent
• Bounce-Rate deutlich unter 2 Prozent
• Spam-Beschwerden möglichst deutlich unter 0,3 Prozent  

Die genauen Zielwerte hängen von Branche und Zielgruppe ab. Wichtig ist, Trends zu erkennen, nicht einzelne Mailings zu überinterpretieren.

Postmaster Tools und Deliverability-Tools

Für tiefere Einblicke in deine Zustellbarkeit solltest du die Postmaster-Angebote der großen Provider nutzen:

• Gmail Postmaster Tools
  • Zeigt Spamrate, IP- und Domainreputation, Authentifizierung und weitere Signale.  
• Yahoo Sender Hub / Postmaster
• Microsoft SNDS und Smart Network Data Services
• Apple achtet insbesondere auf Authentifizierung und Spam-Beschwerden, offizielle Postmaster-Daten sind begrenzter verfügbar.  

Zusätzlich lohnen sich Tools für:

• Spam-Score-Checks und Pre-Send-Tests, zum Beispiel vergleichbare Services wie mail-tester oder spezialisierte Deliverability-Plattformen
• DMARC-Report-Auswertung
• BIMI- und DNS-Checks

30-Tage-Audit für bessere Zustellbarkeit

Ein möglicher Fahrplan:

• Woche 1: Technik
  • SPF, DKIM und DMARC prüfen oder einrichten
  • DNS-Einträge dokumentieren
  • TLS und grundlegende Header-Konfiguration checken  
• Woche 2: Liste und Opt-in
  • Alte oder inaktive Listen durchgehen
  • Bounces und hart inaktive Kontakte bereinigen
  • Double Opt-in und Formulare prüfen
• Woche 3: Templates und Inhalte
  • E-Mail-Templates auf 600 Pixel Breite, Einspalten-Layout und Systemfonts umstellen
  • Footer mit Impressum und Abmeldelink vereinheitlichen
  • Betreff- und Preheaderlogik optimieren
• Woche 4: Segmente, Sequenzen, Monitoring
  • Segmente nach Engagement anlegen
  • Sunset-Policy definieren und Reaktivierungssequenz aufsetzen
  • Postmaster Tools einbinden und regelmäßige Reports planen  

Checklisten für deinen Alltag

Checkliste: Bevor du mit einem neuen Setup startest

• Eigene Domain eingerichtet
• Subdomain für Marketing-Mails definiert, zum Beispiel mail.deine-domain.de
• SPF korrekt im DNS hinterlegt
• DKIM im ESP aktiviert und im DNS eingetragen
• DMARC-Record mit Reporting angelegt
• Optional: BIMI-Plan und Markenschutz geprüft
• Double Opt-in in allen wichtigen Formularen aktiv
• Impressum und Datenschutz auf einer klar erreichbaren Seite verfügbar

Checkliste: Vor dem Versand jeder Kampagne

Technik

• Spam-Score mit einem Testtool geprüft
• Darstellung in mindestens Gmail, Outlook, Apple Mail und einem Mobilgerät getestet
• Links und Personalisierungsfelder geprüft
• Abmeldelink getestet

Inhalt

• Ein klares Hauptziel der E-Mail definiert
• Ein primärer CTA
• Betreffzeile präzise, ohne harte Spam-Begriffe
• Preheader sinnvoll ergänzt
• Absendername konsistent zur bisherigen Kommunikation

Liste

• Segmente sinnvoll gewählt (zum Beispiel aktive Kontakte, Interessenten für ein bestimmtes Thema)
• Inaktive oder kritische Segmente nicht unnötig „hart“ bespielt
• Versandfrequenz in den letzten Wochen berücksichtigt

Wenn du diese Punkte konsequent umsetzt, baust du Schritt für Schritt eine robuste E-Mail-Infrastruktur auf, die deine Inhalte verlässlich in den Posteingang bringt und gleichzeitig Raum für Performance und Umsatz lässt.

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