Customer Advisory Board bei ActiveCampaign: Aufbau, Einfluss und eigene Umsetzung

Tom Wenk, Gründer von Advertal, sitzt als einziger DACH-Vertreter im Customer Advisory Board von ActiveCampaign. Dieses Board beeinflusst direkt die Produktroadmap: Hunderte von Verbesserungen sind aus dieser strukturierten Feedback-Runde entstanden. Dieser Beitrag zeigt, wie das Board aufgebaut ist, was aus DACH-Sicht hineinfliesst – und wie du das Prinzip für deine eigene Kundenstrategie nutzt.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Customer Advisory Board von ActiveCampaign bringt rund 30 Experten aus verschiedenen Branchen und Regionen quartalsweise mit dem Führungsteam zusammen und steuert direkt die Produktroadmap.
• Tom Wenk ist als einziger DACH-Vertreter dabei und trägt Anforderungen deutschsprachiger Unternehmen – DSGVO, lokale Marktspezifika, B2B-Automationsmuster – direkt in die Produktentwicklung ein.
• Aus den ersten drei Jahren sind nachweislich Hunderte von Plattformverbesserungen entstanden, darunter AI-Funktionen im Partner Portal, Multi-User-Zugang und überarbeitete Segmentierungswerkzeuge.
• Das CAB-Prinzip lässt sich übertragen: Mit ActiveCampaign identifizierst du Kandidaten per Lead Scoring, automatisierst Einladungen und verfolgst Feedback in Deal-Pipelines nach.
• Ein CAB lohnt sich nicht bei homogenem Kundenstamm unter 50 Accounts oder wenn intern keine Bereitschaft besteht, Feedback tatsächlich umzusetzen und transparent zu kommunizieren.

Was das Customer Advisory Board bei ActiveCampaign ist und wie es funktioniert

ActiveCampaign hat sein Customer Advisory Board 2022 gestartet – mit dem Ziel, Kundenfeedback nicht nur zu sammeln, sondern strukturiert in Produktentscheidungen einfließen zu lassen. Das Board ist kein Beirat im juristischen Sinn, sondern ein strategisches Gremium: Ausgewählte Experten aus verschiedenen Branchen und Regionen treffen sich quartalsweise mit dem Leadership-Team und kommentieren Roadmap-Prioritäten, neue Features und strategische Entscheidungen, bevor diese abgeschlossen sind.

Zum Start in Jahr drei umfasst das Board rund 30 Mitglieder aus Bereichen wie E-Commerce, Nonprofit, SaaS, Sportorganisationen und Beratung – von Belacom über Five Iron Golf bis hin zu Guide Dogs NSW/ACT. Die Zusammensetzung ist bewusst divers gehalten: Ein homogenes Board aus einer einzigen Branche produziert homogene Blindstellen. Neu in Jahr drei ist ein Partner Advisory Subcommittee, das ausschließlich für Agenturen und Reseller offensteht und Feedback zu Partnerstrukturen, Supportprozessen und Vertriebswerkzeugen bündelt.

Wie Feedback bei ActiveCampaign zu konkreten Features wird

Board-Mitglieder erhalten frühzeitigen Zugang zu neuen Features, bevor diese live gehen, und geben Rückmeldungen, während die Implementierung noch angepasst werden kann. Die Inputs aus jeder Sitzung werden dokumentiert und fließen in eine interne Priorisierungsrunde ein. Was umgesetzt wurde und was nicht – und warum nicht –, kommuniziert ActiveCampaign transparent zurück ans Board. Diese Rückkopplungsschleife ist der entscheidende Unterschied zu einer regulären Kundenbefragung: Mitglieder sehen, dass ihre Rückmeldungen Konsequenzen haben, und investieren deshalb mehr in die Qualität ihres Feedbacks.

Die Wirkung ist dokumentiert: In den ersten drei Jahren hat das Board Hunderte von Produktverbesserungen angestoßen. Viele davon sind Features, die heute zum Standard-Setup gehören und von Nutzern ohne Kenntnis der Entstehungsgeschichte als selbstverständlich wahrgenommen werden. 2025 hat ActiveCampaign kontinuierlich Produkt-Updates und Verbesserungen ausgerollt – ein Teil davon direkt aus Board-Feedback.

Warum Tom Wenk als einziger DACH-Vertreter im Board sitzt

Advertal ist offizieller ActiveCampaign-Partner und betreut Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Aus der Arbeit mit über 200 Unternehmen im Advertal Partner-Netzwerk entsteht ein Bild, das sich nicht aus US-amerikanischen Nutzungsmustern ableiten lässt: DSGVO-Anforderungen an Einwilligung und Datenspeicherung, längere B2B-Entscheidungszyklen, E-Mail als primärer Kanal und eine stärkere Abhängigkeit von DACH-spezifischen CRM-Systemen und Formularlösungen.

Diese Perspektive ist in einem international besetzten Board ohne DACH-Vertreter systematisch unterrepräsentiert. Tom Wenks Teilnahme bedeutet konkret: Wenn ActiveCampaign über neue Datenschutzfunktionen, die Konfiguration des Doppelt-Opt-in-Verfahrens oder die Anbindung an datenschutzkonforme Drittanbieter entscheidet, gibt es eine Stimme, die den deutschsprachigen Markt nicht aus einer Marktforschungsstudie kennt, sondern aus der täglichen Projektarbeit.

Für dich als DACH-Nutzer hat das einen direkten Effekt: Features, die im deutschsprachigen Raum besonders relevant sind, landen eher auf der Roadmap, wenn jemand mit konkreter Projektpraxis aus diesem Markt in der Runde sitzt. Das ist keine Garantie – aber ein struktureller Unterschied zu einem Board ohne diese Vertretung.

Was in drei Jahren CAB bei ActiveCampaign konkret entstanden ist

Nicht alle Produktverbesserungen, die aus dem Board entstanden sind, lassen sich öffentlich einzeln zuordnen. Einige Bereiche lassen sich aber konkret benennen, weil sie in Board-Diskussionen explizit thematisiert wurden und sich in den Release-Ankündigungen der letzten Jahre wiederfinden.

Multi-User-Zugang im Partner Portal

Der meistgewünschte Einzelwunsch aus dem Agenturbereich war jahrelang eine einfache Möglichkeit, mehrere Nutzer innerhalb einer Partneragentur mit getrennten Zugriffsrechten im Partner Portal zu verwalten. ActiveCampaign hat Multi-User Access im November 2025 eingeführt – direkt aus dem Feedback des Agentursegments, das im Board und im neuen Partner Advisory Subcommittee vertreten ist.

AI-Werkzeuge im Partner Portal

Active Intelligence, ActiveCampaigns KI-Framework, wurde 2025 in den Partnerbereich integriert. Agenturen können damit KI-gestützte Empfehlungen für Account-Management und Kampagnenanalyse nutzen, ohne das Hauptprodukt zu verlassen. Der Auslöser war eine explizite Rückmeldung aus dem Agentursegment: Agenturen brauchen KI-Werkzeuge auf Portal-Ebene, weil ihre Arbeit über mehrere Kundenzugänge hinweg stattfindet, nicht nur auf Kampagnenebene eines einzelnen Accounts.

Segmentierungswerkzeuge und Integrations-Ökosystem

Board-Mitglieder hatten Einschränkungen bei der Kombination mehrerer Segmentierungsbedingungen gemeldet – besonders bei großen Kontaktlisten mit mehrlagigen Verhaltensdaten. Parallel wurde das Integrationsangebot deutlich ausgebaut, mit zahlreichen neuen Verbindungen 2025, darunter Wix, Webflow und SOCi. Beides spiegelt Anforderungen wider, die im Board-Format gesammelt worden waren: Tiefe bei der Kontaktfilterung, Breite beim Ökosystem.

Wie du das CAB-Prinzip für deine eigene Kundenstrategie nutzt

Das Advisory-Board-Prinzip ist kein Alleinstellungsmerkmal von Softwareunternehmen. Es funktioniert für jede Organisationsform, die langfristige Kundenbeziehungen aufbaut und bereit ist, Feedback in konkrete Konsequenzen zu übersetzen. Der technische Aufwand für einen CAB-Prozess in ActiveCampaign ist überschaubar – das Setup für Kandidatenidentifikation, Einladungsautomationen und Feedback-Tracking lässt sich in einem Arbeitstag aufbauen. Der wesentliche Aufwand liegt in der inhaltlichen Konzeption und der Disziplin, den Prozess auch zwischen den Sitzungen am Laufen zu halten.

Kandidaten über Lead Scoring identifizieren

Ein CAB braucht keine perfekten Botschafter, sondern engagierte Kunden mit unterschiedlichen Perspektiven. Für die Identifikation in ActiveCampaign baust du ein Score-Modell auf Basis dieser Signale:

• Kaufhistorie und Vertragslaufzeit, gespeichert als Custom Field im CRM-Datensatz
• E-Mail-Engagement der letzten 90 Tage – Öffnungen, Klicks, aber auch direkte Antworten auf Campaigns
• Website-Aktivität über Site Tracking: wiederkehrende Seitenbesuche, Downloads, Webinar-Teilnahmen
• Support-Tickethistorie: nicht die bloße Anzahl, sondern ob Rückmeldungen konstruktiv und lösungsorientiert formuliert waren

Wähle aus den Kandidaten mit dem höchsten Score eine gemischte Gruppe: etwa zwei Drittel sehr aktive, zufriedene Kunden und ein Drittel kritische, aber faire Stimmen. Die kritischen Mitglieder liefern die Inputs, aus denen echte Verbesserungen entstehen – vorausgesetzt, ihr Feedback zielt auf das Angebot, nicht auf persönliche Positionen. Einen detaillierten Aufbau eines Score-Modells in ActiveCampaign beschreibt unser Leitfaden zu Lead Scoring in ActiveCampaign.

Den Einladungsprozess automatisieren – Schritt für Schritt

Sobald du eine Liste von Kandidaten hast, baust du in ActiveCampaign unter Automationen eine Sequenz, die durch den Tag „CAB Kandidat“ ausgelöst wird. Die Einladungssequenz läuft über drei E-Mails in zehn Tagen:

1. Tag 1 – Persönliche Einladung: Konkrete Beschreibung des Formats – Zeitaufwand pro Quartal, was die Person einbringt und was sie dafür bekommt. Kein Marketing-Text, sondern eine direkte, ehrliche Beschreibung der Erwartungen auf beiden Seiten.
2. Tag 5 – Follow-up mit einer konkreten Frage: Gib einen Vorgeschmack auf das Format, indem du eine aktuelle Frage zu deinem Angebot stellst. Wer antwortet, signalisiert Bereitschaft und eignet sich als Mitglied; wer nicht reagiert, ist wahrscheinlich nicht der richtige Kandidat.
3. Tag 10 – Entscheidungsmail mit Opt-out-Link: Keine Reaktion nach diesem Punkt bedeutet: Tag „CAB Kandidat“ entfernen, Kontakt aus der Sequenz ausschließen, sechs Monate warten, dann neu evaluieren.

Wer positiv antwortet, bekommt automatisch den Tag „CAB Mitglied“ und landet in einer eigenen Liste. Alle weiteren Schritte – Quartalstermine, Agendas, Meeting-Links, Erinnerungen – laufen als eigene Automationen auf diese Liste. Das bedeutet: Jede einzelne Einladung und Erinnerung läuft automatisiert, ohne manuelle Steuerung je Sitzung.

Feedback in einer Deal-Pipeline nachverfolgen

Jeder Input aus einer CAB-Sitzung wird als Deal in einer eigenen Pipeline „Advisory Board Inputs“ angelegt. Die Pipeline hat fünf Stufen: Eingegangen – Bewertet – Priorisiert – In Umsetzung – Abgeschlossen. Trage als verantwortliche Person immer eine konkrete Person ein, nie ein Team – sonst versandet das Item ohne klare Verantwortung. Einmal pro Quartal kommunizierst du den aktuellen Status aller offenen Inputs zurück ans Board, am besten als automatisierte Sequenz auf die CAB-Mitglieder-Liste. Das ist der Teil, den die meisten Unternehmen weglassen – und der Grund, warum CAB-Mitglieder nach zwei Sitzungen aufhören, ehrliche Rückmeldungen zu geben.

CAB im Vergleich zu anderen Kundenfeedback-Methoden

Ein Customer Advisory Board ist nicht die einzige Möglichkeit, strukturiertes Kundenfeedback zu bekommen – und auch nicht immer die richtige. Welches Format passt, hängt davon ab, was du brauchst und welche Ressourcen du investieren kannst.

In der Praxis arbeiten die Methoden am besten zusammen: NPS-Umfragen geben den breiten Puls, strukturierte Befragungen helfen bei konkreten Feature-Entscheidungen, und das Advisory Board liefert den strategischen Input, den keine Umfrage abbilden kann. Ein CAB ersetzt keine quantitative Befragung, gibt dem Feedback aber ein Gesicht – und damit eine andere Verbindlichkeit.

Typische Fehler – und wann ein CAB das falsche Format ist

Nur die zufriedensten Kunden einladen

Ein Board aus lauter Fürsprechern produziert Bestätigung, aber keine Erkenntnisse. Wer nur hören will, wie gut das eigene Angebot ist, braucht kein Advisory Board. Die kritischen Stimmen – Kunden, die etwas vermissen, häufig Support brauchen oder besonders anspruchsvolle Anforderungen stellen – bringen die Inputs, aus denen Verbesserungen entstehen. Der Filter für die Kandidatenauswahl sollte Engagement und Kommunikationsfähigkeit sein, nicht der Zufriedenheitsscore.

Keine klaren Erwartungen kommunizieren

CAB-Mitglieder, die nicht wissen, wie viel Zeit sie investieren, welchen Einfluss ihre Rückmeldungen tatsächlich haben und wie lange die Mitgliedschaft läuft, ziehen sich nach zwei Sitzungen zurück. Formuliere die Erwartungen schriftlich, bevor jemand zusagt: vier Sitzungen à 90 Minuten pro Jahr, Feedback per Survey zwischen den Sitzungen, Mitgliedschaft für zwölf Monate mit Option auf Verlängerung, Entscheidung über Aufnahme liegt beim Unternehmen.

Feedback sammeln, aber nicht zurückkoppeln

Das häufigste Scheitermuster ist nicht der schlechte Start, sondern das ausbleibende Follow-up. Wenn Mitglieder nichts hören, was mit ihrem Input passiert ist, interpretieren sie das als Signal, dass ihre Rückmeldungen keine Rolle spielen. Eine quartalsweise E-Mail-Sequenz in ActiveCampaign, die über umgesetzte Verbesserungen informiert, kostet wenige Stunden Setup und erhält die Glaubwürdigkeit des gesamten Formats langfristig.

Wann ein CAB das falsche Format ist

Ein Advisory Board lohnt sich nicht, wenn dein aktiver Kundenstamm unter 50 Unternehmen liegt – dann sind Einzelgespräche effizienter und persönlicher. Es lohnt sich auch nicht, wenn intern keine klare Bereitschaft besteht, Feedback tatsächlich in Entscheidungen einfließen zu lassen. Kunden, die merken, dass ihre Inputs keine Konsequenzen haben, geben danach keine ehrlichen Rückmeldungen mehr. Ein schlecht geführtes CAB beschädigt das Vertrauen nachhaltiger als kein CAB.

Häufige Fragen

Wie viele Mitglieder sollte ein Customer Advisory Board haben?

Die meisten funktionierenden Boards haben zwischen 8 und 15 Mitglieder. Darunter fehlt die Perspektivenvielfalt, darüber wird die Moderation zu aufwendig und einzelne Stimmen verlieren Gewicht. ActiveCampaigns Board mit rund 30 Mitgliedern liegt am oberen Rand des üblichen Rahmens und funktioniert, weil es in Subcommittees strukturiert ist. Für kleinere Unternehmen ist ein Board mit 6 bis 10 Mitgliedern realistischer und führt oft zu tiefer gehenden Gesprächen.

Was bekommen CAB-Mitglieder für ihre Teilnahme?

Direkte Kompensation ist unüblich und oft kontraproduktiv – bezahlte Teilnehmer geben seltenere und weniger ehrliche Rückmeldungen, weil sie die Erwartungen der zahlenden Seite im Hinterkopf haben. Sinnvoller sind frühzeitiger Feature-Zugang, exklusiver Content, direkter Kontakt zum Produktteam und die Möglichkeit, die Richtung eines Produkts aktiv mitzugestalten, das sie täglich nutzen. Für engagierte Power-User ist das in der Regel ausreichend.

Wie oft sollte ein Advisory Board zusammenkommen?

Quartalsweise Treffen haben sich als Rhythmus etabliert. Monatlich ist für die meisten Mitglieder zu aufwendig, halbjährlich reicht nicht, um Kontinuität in den Feedback-Schleifen zu halten. Zwischen den Sitzungen eignen sich kurze Surveys oder asynchrone Feedback-Runs per E-Mail, aufgebaut als Automation in ActiveCampaign und ausgelöst nach definierten Ereignissen auf der Roadmap oder nach abgeschlossenen Produktentwicklungsrunden.

Wie unterscheidet sich ein CAB von einem Kundenbeirat im rechtlichen Sinn?

Ein Customer Advisory Board ist keine formalisierte gesellschaftsrechtliche Instanz und hat keine Entscheidungsbefugnis. Es handelt sich um ein informelles Beratungsgremium, das Feedback gibt, aber nichts genehmigt oder ablehnt. Das ist auch der Grund, warum kein Gesellschaftsvertrag und keine Protokollpflicht im rechtlichen Sinn nötig sind. Die Autorität des Boards liegt ausschließlich im Willen des Unternehmens, das Feedback ernst zu nehmen und transparent darüber zu kommunizieren.

Kann eine kleine Agentur ein CAB aufbauen?

Ein CAB funktioniert bereits ab einem aktiven Kundenstamm von 20 bis 30 Unternehmen, wenn du 5 bis 8 davon als Mitglieder gewinnst. Der Aufwand für Setup und Moderation ist dann überschaubar. Der Schlüssel bei kleinen Boards ist sorgfältige Mitgliederauswahl: Jede Stimme hat größeres Gewicht, daher lohnt es sich, mehr Zeit in die Kandidatenbewertung zu investieren als bei einem großen Board mit vielen parallelen Stimmen.

Wer ein Customer Advisory Board mit ActiveCampaign aufbauen möchte und dabei Unterstützung bei Automationen, Pipeline-Setup und Reporting sucht, kann sich an Advertal wenden – als offizieller ActiveCampaign-Partner mit deutschsprachigem Support begleiten wir die technische und strategische Umsetzung.