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Bestätigungsmail im E-Mail-Marketing: Alles, was du wissen musst

Tom

February 2, 2025

1. Was sind Bestätigungsmails?

Bestätigungsmails sind transaktionale E-Mails, die automatisch ausgelöst werden, sobald eine bestimmte Aktion seitens eines Kunden oder Nutzers durchgeführt wurde. Im Gegensatz zu herkömmlichen Marketing-E-Mails, die darauf abzielen, neue Kunden zu gewinnen oder Aufmerksamkeit zu generieren, haben Bestätigungsmails einen spezifischen Zweck: Sie sollen sicherstellen, dass der Empfänger über den Erfolg seiner Aktion informiert wird.

Beispiele hierfür sind:

  • Eine Bestellbestätigung nach einem Kauf in einem Onlineshop.
  • Eine Terminbestätigung nach einer Buchung.
  • Eine Anmeldebestätigung nach dem Abonnieren eines Newsletters.

Diese E-Mails sind eine Mischung aus Service und Kommunikation und stellen einen der wichtigsten Kontaktpunkte zwischen deinem Unternehmen und dem Kunden dar.

Warum sind sie so besonders?

Bestätigungsmails sind oft die ersten E-Mails, die ein Kunde von deinem Unternehmen erhält. Dies macht sie zu einem entscheidenden Element der Customer Journey. Sie bieten die Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen und den Grundstein für eine langfristige Kundenbeziehung zu legen.

2. Warum sind Bestätigungsmails ein unverzichtbares Element im E-Mail-Marketing?

Die Bedeutung von Bestätigungsmails reicht weit über ihre grundlegende Funktion hinaus. Sie sind ein leistungsstarkes Werkzeug, das zahlreiche Vorteile bietet:

a) Vertrauen aufbauen

Indem du den Kunden sofort über den Erfolg seiner Aktion informierst, schaffst du Transparenz. Dies gibt dem Kunden Sicherheit und stärkt das Vertrauen in dein Unternehmen.

b) Hohe Öffnungsraten nutzen

Statistiken zeigen, dass die Öffnungsraten von Bestätigungsmails häufig bei über 70 % liegen – eine Zahl, die reguläre Marketing-E-Mails selten erreichen. Dies liegt daran, dass Kunden aktiv auf diese E-Mails warten, um weitere Details zu ihrer Aktion zu erfahren.

c) Gezielte Upselling-Möglichkeiten

Bestätigungsmails können strategisch eingesetzt werden, um zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen anzubieten. Zum Beispiel könntest du in einer Versandbestätigung passende Ergänzungsprodukte bewerben.

d) Reduktion von Support-Anfragen

Indem du klare und präzise Informationen in deinen Bestätigungsmails bereitstellst, kannst du unnötige Support-Anfragen vermeiden. Kunden wissen genau, was als Nächstes passiert, und müssen sich nicht mehr an deinen Kundenservice wenden.

3. Die verschiedenen Arten von Bestätigungsmails (mit ausführlichen Beispielen)

Es gibt zahlreiche Arten von Bestätigungsmails, die jeweils auf spezifische Bedürfnisse und Aktionen zugeschnitten sind. Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten ein und erläutern ihre Bedeutung sowie Best Practices für die Gestaltung.

a) Bestellbestätigungen

Die wohl bekannteste Form der Bestätigungsmail ist die Bestellbestätigung. Sie wird unmittelbar nach einem Kauf verschickt und enthält Informationen zur Bestellung wie Artikel, Preise, Lieferadresse und Zahlungsdetails.

Beispiel:

  • Betreff: „Vielen Dank für deine Bestellung bei [Unternehmensname]!“
  • Inhalt: „Deine Bestellung mit der Nummer #12345 wurde erfolgreich aufgegeben. Wir werden dich informieren, sobald dein Paket versandt wurde.“

Warum sind Bestellbestätigungen wichtig?

Sie geben dem Kunden Sicherheit und schaffen die Grundlage für eine transparente Kommunikation während des gesamten Bestellprozesses.

b) Anmeldebestätigungen (Double-Opt-In)

Gerade im Kontext der DSGVO sind Double-Opt-In-Anmeldebestätigungen ein Muss. Sie stellen sicher, dass Nutzer bewusst zustimmen, E-Mails von dir zu erhalten, und minimieren so die Gefahr von Missbrauch.

Best Practices:

  • Nutze einen klaren Call-to-Action, der den Nutzer auffordert, seine Anmeldung zu bestätigen.
  • Halte die E-Mail kurz und fokussiere dich auf den Zweck der Bestätigung.

c) Buchungsbestätigungen

Ob Hotelreservierungen, Flugbuchungen oder Event-Tickets – Buchungsbestätigungen geben dem Kunden eine Übersicht über die wichtigsten Informationen zu seiner Buchung.

Wichtige Inhalte:

  • Datum und Uhrzeit der Buchung
  • Name des gebuchten Angebots (z. B. Veranstaltung, Hotelname)
  • Stornierungsbedingungen und Kontaktmöglichkeiten

d) Versandbestätigungen

Nach der Bestellbestätigung ist die Versandbestätigung der nächste Schritt in der Kommunikation mit dem Kunden. Diese E-Mails enthalten oft Tracking-Informationen, die es dem Kunden ermöglichen, den Lieferstatus zu überprüfen.

Wichtig:
Eine Versandbestätigung sollte immer präzise Informationen enthalten, wie z. B.:

  • Die voraussichtliche Lieferzeit
  • Die Adresse, an die geliefert wird
  • Ein Tracking-Link für das Paket

e) Terminbestätigungen

Terminbestätigungen spielen eine zentrale Rolle im Dienstleistungssektor. Sie informieren den Kunden über den vereinbarten Termin und bieten oft zusätzliche Informationen, wie z. B. Wegbeschreibungen oder Parkmöglichkeiten.

f) Bestätigungsmails für das Herunterladen von Inhalten

Diese Art von Bestätigungsmail ist besonders im Content-Marketing von Bedeutung. Sie wird verschickt, nachdem ein Nutzer beispielsweise ein Whitepaper, ein E-Book oder einen Bericht heruntergeladen hat. Oft enthalten diese Mails den direkten Download-Link sowie ergänzende Inhalte, die den Nutzer weiter in die Customer Journey einbinden.

Was sollte eine Download-Bestätigungsmail enthalten?

  • Den Titel des heruntergeladenen Inhalts, damit der Nutzer sofort weiß, worauf sich die E-Mail bezieht.
  • Einen auffälligen und klickbaren Download-Button.
  • Ergänzende Informationen, z. B. Links zu verwandten Artikeln oder weiteren Ressourcen, um den Nutzer weiter zu binden.

Beispiel:

  • Betreff: „Dein E-Book steht bereit – hier herunterladen!“
  • Inhalt: „Vielen Dank für dein Interesse an unserem E-Book 10 Schritte zu erfolgreichem E-Mail-Marketing. Klicke auf den untenstehenden Button, um es jetzt herunterzuladen.“

Diese Mails bieten dir außerdem die Möglichkeit, den Nutzer zu einer weiterführenden Aktion zu motivieren, z. B. das Abonnieren eines Newsletters oder die Vereinbarung eines Beratungsgesprächs.

g) Veranstaltungs-Bestätigungsmails

Veranstaltungs-Bestätigungsmails sind unverzichtbar, wenn dein Unternehmen Events, Webinare oder Workshops organisiert. Sie bestätigen nicht nur die Teilnahme, sondern dienen auch als zentrale Informationsquelle, um alle Event-Details zu kommunizieren.

Was sollte enthalten sein?

  • Das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung.
  • Eine kurze Agenda, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet.
  • Informationen zur Anreise oder ein Link zur virtuellen Veranstaltung.
  • Bei Bedarf zusätzliche Materialien wie PDFs oder Links zu Präsentationen.

Pro-Tipp:
Verwende Reminder-E-Mails, um die Teilnehmer kurz vor der Veranstaltung nochmals an den Termin zu erinnern. Dies reduziert die No-Show-Rate erheblich.

h) Abonnement- und Mitgliedschafts-Bestätigungsmails

Wenn Kunden ein Abonnement abschließen oder einer Mitgliedschaft beitreten, erwarten sie eine Bestätigungsmail, die ihnen alle relevanten Informationen übersichtlich präsentiert.

Wichtige Inhalte:

  • Angaben zur Abonnementdauer oder zur Mitgliedschaft.
  • Informationen zur Bezahlung, insbesondere die Kosten und Zahlungsfrequenz.
  • Links zum Kundenkonto, um Einstellungen oder Abonnements zu verwalten.
  • Kontaktdaten für Fragen oder Anpassungen.

4. Elemente einer perfekten Bestätigungsmail

Unabhängig von der Art der Bestätigungsmail gibt es einige essenzielle Elemente, die jede E-Mail enthalten sollte, um sowohl funktional als auch ansprechend zu sein.

a) Klarer Betreff

Der Betreff einer Bestätigungsmail sollte prägnant und direkt sein. Kunden möchten auf den ersten Blick erkennen, worum es in der E-Mail geht.

Beispiele:

  • „Deine Bestellung wurde erfolgreich aufgegeben!“
  • „Termin am [Datum] bestätigt: Alle Details hier!“
  • „Willkommen in unserer Community – das erwartet dich jetzt.“

b) Übersichtliche Struktur

Bestätigungsmails sollten inhaltlich gut gegliedert sein. Nutze klare Absätze, Bullet Points und visuelle Elemente wie Buttons oder Trennlinien, um die Inhalte leserfreundlich zu gestalten.

c) Personalisierung

Personalisierte E-Mails haben eine höhere Engagement-Rate. Sprich den Kunden direkt mit seinem Namen an und verwende personalisierte Inhalte wie Bestellnummern oder spezifische Event-Details.

d) Call-to-Action (CTA)

Jede Bestätigungsmail sollte eine klare Handlungsaufforderung enthalten, die den Empfänger zu einer nächsten Aktion motiviert. Beispiele:

  • „Jetzt deine Bestellung verfolgen.“
  • „Hier kannst du deinen Termin bearbeiten.“
  • „Klicke hier, um mehr über unser Angebot zu erfahren.“

e) Relevante Zusatzinformationen

Nutze den Platz in Bestätigungsmails, um dem Kunden zusätzlichen Mehrwert zu bieten:

  • Ähnliche Produkte, die ihn interessieren könnten.
  • Informationen zu Rückgabebedingungen.
  • Links zu deinem Blog oder Social-Media-Kanälen.

5. Wie kannst du Bestätigungsmails einrichten und automatisieren?

Die Einrichtung von Bestätigungsmails hängt stark von der Software ab, die du verwendest. Mit einem leistungsstarken Tool wie ActiveCampaign kannst du diese E-Mails mühelos automatisieren.

a) Die Grundlagen der Automatisierung

  1. Trigger definieren: Wähle aus, welche Aktion des Kunden die Bestätigungsmail auslösen soll (z. B. Bestellung aufgeben, Termin buchen).
  2. Vorlage erstellen: Verwende ein E-Mail-Template, das deinem Branding entspricht. Achte darauf, dass alle wichtigen Inhalte enthalten sind.
  3. Automatisierung starten: Aktiviere den Workflow und überprüfe die Einstellungen.

b) Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung in ActiveCampaign

  1. Gehe zu Automatisierungen und erstelle einen neuen Workflow.
  2. Wähle den Auslöser, z. B. „Kontakt tätigt eine Bestellung“.
  3. Verknüpfe den Auslöser mit einer E-Mail-Vorlage.
  4. Passe die E-Mail-Inhalte an, z. B. füge dynamische Felder für Namen, Bestellnummern oder Eventdaten ein.
  5. Teste die Automatisierung, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktioniert.
  6. Aktiviere die Automatisierung und überwache die Performance.

6. Best Practices für Bestätigungsmails

Eine erfolgreiche Bestätigungsmail sollte nicht nur grundlegende Informationen vermitteln, sondern auch einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Mit diesen Best Practices kannst du das volle Potenzial deiner Bestätigungsmails ausschöpfen.

a) Schnelligkeit ist entscheidend

Bestätigungsmails sollten unmittelbar nach der Aktion des Kunden gesendet werden. Jede Verzögerung kann zu Unsicherheit führen, ob die Aktion erfolgreich war. Tools wie ActiveCampaign ermöglichen dir, E-Mails in Echtzeit zu versenden.

b) Einheitliches Design

Deine Bestätigungsmails sollten ein konsistentes Design haben, das mit deinem Markenauftritt übereinstimmt. Verwende deine Markenfarben, dein Logo und eine einheitliche Schriftart. Ein professioneller und einheitlicher Look stärkt das Vertrauen und die Wiedererkennung deiner Marke.

c) Mobilfreundlichkeit sicherstellen

Laut Studien werden über 60 % aller E-Mails auf mobilen Geräten geöffnet. Daher sollten deine Bestätigungsmails responsiv gestaltet sein, damit sie auf allen Geräten gut lesbar sind. Achte darauf, dass Buttons groß genug sind und die Schriftgröße mindestens 14px beträgt.

d) Klares Ziel der E-Mail

Jede Bestätigungsmail sollte ein klares Ziel verfolgen. Überlege dir, was der Kunde als Nächstes tun soll – sei es, die Bestellung zu verfolgen, einen Termin zu bestätigen oder weitere Produkte zu entdecken. Vermeide überflüssige Informationen, die den Empfänger ablenken könnten.

e) Nutzungsrechte und Datenschutz beachten

Gerade in Deutschland ist die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO essenziell. Stelle sicher, dass deine Bestätigungsmails die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere wenn es um personalisierte Daten geht. Nutze rechtlich geprüfte Texte, beispielsweise für Abmeldelinks.

7. Häufige Fehler bei Bestätigungsmails und wie du sie vermeidest

Auch bei der Erstellung von Bestätigungsmails können Fehler passieren. Diese häufigen Stolperfallen solltest du unbedingt vermeiden:

a) Unklare Betreffzeilen

Ein Betreff wie „Bestätigung“ oder „Ihre Bestellung“ ist zu allgemein und liefert dem Empfänger keine klare Information. Besser: „Deine Bestellung #12345 wurde erfolgreich aufgegeben.“

b) Fehlende Personalisierung

Unpersönliche Mails wie „Sehr geehrter Kunde“ wirken distanziert. Stattdessen solltest du die E-Mail mit dem Namen des Kunden beginnen, z. B. „Hallo Tom, deine Bestellung ist unterwegs!“.

c) Zu viele Informationen

Eine Bestätigungsmail sollte prägnant sein und nicht mit unnötigen Details überladen werden. Konzentriere dich auf die wesentlichen Informationen und verlinke bei Bedarf auf eine Landingpage für weitere Details.

d) Kein Call-to-Action (CTA)

Ein fehlender CTA ist eine verpasste Gelegenheit, den Kunden zur nächsten Aktion zu führen. Selbst bei einer schlichten Bestätigungsmail kannst du mit CTAs wie „Jetzt Lieferung verfolgen“ oder „Entdecke ähnliche Produkte“ punkten.

e) Fehlende Testläufe

Ungetestete Automatisierungen können peinliche Fehler wie doppelte Mails oder falsche Personalisierungen verursachen. Teste jede Bestätigungsmail ausgiebig, bevor du sie aktivierst.

8. Zusätzliche Tipps für bessere Bestätigungsmails

Wenn du das Potenzial deiner Bestätigungsmails voll ausschöpfen möchtest, können diese zusätzlichen Tipps hilfreich sein:

a) Verwende emotionale Ansprache

Eine Bestätigungsmail muss nicht nüchtern oder langweilig sein. Verwende eine Sprache, die deine Zielgruppe anspricht, und bringe Emotionen in die Kommunikation. Zum Beispiel: „Wir freuen uns riesig, dich an Bord zu haben!“

b) Biete exklusive Vorteile an

Nutze die hohe Öffnungsrate von Bestätigungsmails, um den Kunden mit exklusiven Angeboten oder Vorteilen zu überraschen. Beispielsweise könntest du einen Rabattcode oder kostenlosen Versand für die nächste Bestellung integrieren.

c) Nutze Social Proof

Füge Elemente wie Kundenbewertungen oder Testimonials in deine Bestätigungsmails ein, um Vertrauen zu schaffen und Cross-Selling-Potenziale zu nutzen. Eine einfache Zeile wie „98 % unserer Kunden lieben diesen Artikel!“ kann Wunder wirken.

d) Erstelle A/B-Tests

Um herauszufinden, welche Inhalte, Betreffzeilen oder CTAs am besten funktionieren, solltest du regelmäßig A/B-Tests durchführen. Teste unterschiedliche Variationen und analysiere die Ergebnisse, um deine Bestätigungsmails stetig zu optimieren.

e) Integriere Tracking-Links

Durch das Hinzufügen von Tracking-Parametern kannst du genau sehen, wie viele Kunden auf Links in deinen Bestätigungsmails klicken. Diese Daten sind wertvoll, um die Performance deiner E-Mails zu analysieren und zu verbessern.

9. Tools für die Erstellung und Automatisierung von Bestätigungsmails

Um Bestätigungsmails effizient zu erstellen und zu automatisieren, gibt es zahlreiche Tools, die dir die Arbeit erleichtern. Hier sind einige der besten Optionen:

a) ActiveCampaign

ActiveCampaign bietet eine umfassende Plattform für E-Mail-Marketing und Automatisierungen. Mit mehr als 200 Vorlagen für Bestätigungsmails kannst du deine Prozesse schnell und einfach einrichten.

b) Mailchimp

Mailchimp ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und eignet sich besonders für Einsteiger. Mit vorgefertigten Workflows kannst du Bestätigungsmails in wenigen Minuten erstellen.

c) HubSpot

HubSpot ist ein leistungsstarkes CRM-Tool, das auch umfangreiche E-Mail-Marketing-Funktionen bietet. Besonders nützlich ist die Integration von Bestätigungsmails in deine gesamte Marketingstrategie.

10. Beispiele für effektive Bestätigungsmails

Der Erfolg von Bestätigungsmails liegt oft im Detail. Hier sind einige inspirierende Beispiele, wie du deine Bestätigungsmails gestalten kannst, um sowohl funktional als auch ansprechend zu sein.

a) Bestellbestätigung

Eine Bestellbestätigung sollte nicht nur die grundlegenden Informationen über die Bestellung enthalten, sondern auch ein visuelles Erlebnis bieten. Ein Beispiel:

Betreff: „Danke für deine Bestellung, [Vorname]! 📦“
Inhalt:

  • Begrüßung: „Hallo [Vorname], vielen Dank für deine Bestellung!“
  • Bestellübersicht: Abbildungen und Namen der Produkte, Bestellnummer, Gesamtkosten.
  • Call-to-Action: „Verfolge deine Bestellung hier“ (mit Tracking-Link).
  • Personalisierter Zusatz: „Wir freuen uns, dich bald wieder in unserem Shop zu sehen.“

Pro-Tipp: Füge ein Bild deines Teams oder ein kurzes „Danke“-Video hinzu, um die Mail persönlicher zu gestalten.

b) Terminbestätigung

Für Dienstleister ist eine gut gestaltete Terminbestätigung essenziell. Sie sollte prägnant sein, aber gleichzeitig alle relevanten Details enthalten.

Betreff: „Dein Termin am [Datum] – alles auf einen Blick!“
Inhalt:

  • Begrüßung: „Hallo [Vorname], wir freuen uns auf deinen Besuch!“
  • Terminübersicht: Datum, Uhrzeit, Ort (mit einer Verlinkung zu Google Maps).
  • Zusatzinfos: „Bitte sei 10 Minuten früher da, falls du Fragen hast.“
  • Call-to-Action: „Termin ändern oder absagen“ (mit Link zur Änderung).

Pro-Tipp: Verlinke häufig gestellte Fragen (FAQs), um den Kunden die Vorbereitung zu erleichtern.

c) Newsletter-Opt-in-Bestätigung

Ein doppeltes Opt-in sorgt nicht nur für rechtliche Absicherung, sondern stärkt auch die Kundenbindung.

Betreff: „Bitte bestätige deine Anmeldung für unseren Newsletter!“
Inhalt:

  • Dank: „Danke für dein Interesse an unseren Inhalten!“
  • CTA: „Klicke hier, um deine Anmeldung abzuschließen.“
  • Hinweis: „Erst nach der Bestätigung erhältst du unsere exklusiven Inhalte.“

Pro-Tipp: Belohne die Bestätigung mit einem Bonus, z. B. einem Rabattcode oder einem kostenfreien Download.

d) Versandbestätigung

Eine Versandbestätigung gibt Kunden Sicherheit und schafft Vorfreude auf die Lieferung.

Betreff: „Deine Bestellung ist auf dem Weg zu dir!“
Inhalt:

  • Begrüßung: „Hallo [Vorname], wir haben deine Bestellung verschickt.“
  • Versandinformationen: Lieferadresse, voraussichtliches Lieferdatum, Tracking-Link.
  • Zusatz: „Du hast Fragen? Unser Kundenservice hilft dir gerne weiter.“

Pro-Tipp: Füge ein animiertes Paket-Icon oder eine Statusanzeige (z. B. „In Bearbeitung“, „Versandt“, „Geliefert“) hinzu.

e) Event-Bestätigung

Bei Events ist es wichtig, den Teilnehmern ein positives Gefühl zu geben und gleichzeitig die wichtigsten Details zu vermitteln.

Betreff: „Deine Teilnahme am [Event-Name] wurde bestätigt!“
Inhalt:

  • Dank: „Wir freuen uns, dich am [Datum] begrüßen zu dürfen!“
  • Event-Details: Ort, Uhrzeit, Dresscode, Parkmöglichkeiten.
  • Zusatzinfos: „Bitte bringe diese E-Mail als Ticket mit.“
  • CTA: „Weitere Infos zum Event hier.“

Pro-Tipp: Integriere eine Möglichkeit, den Termin direkt in den Kalender (Google, Outlook etc.) zu übertragen.

11. Zukünftige Trends bei Bestätigungsmails

Bestätigungsmails entwickeln sich ständig weiter, und Unternehmen, die frühzeitig auf neue Trends setzen, können einen Wettbewerbsvorteil erzielen. Hier sind einige spannende Entwicklungen:

a) Interaktive Elemente

Immer mehr Unternehmen setzen auf interaktive Inhalte wie klickbare Statusanzeigen oder Umfragen innerhalb der E-Mail. Diese machen die Mail nicht nur ansprechender, sondern erhöhen auch die Interaktionsrate.

b) KI-gestützte Personalisierung

Künstliche Intelligenz wird eine immer größere Rolle bei der Personalisierung von E-Mails spielen. Beispielsweise könnte eine KI automatisch Produktempfehlungen basierend auf der Bestellung oder dem Verhalten des Kunden hinzufügen.

c) Barrierefreiheit

Mit wachsendem Bewusstsein für Inklusion werden barrierefreie Bestätigungsmails zum Standard. Dazu gehören gut lesbare Schriftgrößen, klare Kontraste und Alt-Texte für Bilder.

d) Video-Integration

Immer mehr Unternehmen integrieren kurze Videos in ihre Bestätigungsmails, um ihren Kunden auf kreative Weise zu danken oder wichtige Informationen zu übermitteln.

e) Nachhaltigkeit und Transparenz

Kunden legen zunehmend Wert auf Nachhaltigkeit. Unternehmen könnten Bestätigungsmails nutzen, um auf umweltfreundliche Praktiken hinzuweisen, wie z. B. den Verzicht auf Papierquittungen oder den CO₂-neutralen Versand.

12. Best Practices für das Design von Bestätigungsmails

Das Design deiner Bestätigungsmail hat einen direkten Einfluss darauf, wie sie vom Empfänger wahrgenommen wird. Ein ansprechendes, funktionales und klar strukturiertes Design sorgt dafür, dass die wichtigsten Informationen sofort ins Auge springen. Hier sind einige Best Practices, die du bei der Gestaltung beachten solltest:

a) Verwende ein konsistentes Branding

Deine Bestätigungsmail sollte nahtlos zu deiner Marke passen. Nutze:

  • Deine Markenfarben
  • Dein Logo
  • Deine bevorzugten Schriftarten

Ein konsistentes Design stärkt die Wiedererkennung und Professionalität. Achte darauf, dass dein Branding dezent ist, damit es die Informationen in der E-Mail nicht überlagert.

b) Setze auf klare Strukturen

Eine übersichtliche Struktur ist das A und O. Gliedere deine Bestätigungsmail in sinnvolle Abschnitte, z. B.:

  1. Begrüßung und Dank
  2. Zusammenfassung der Transaktion oder Aktion
  3. Zusätzliche Informationen und Call-to-Action

Verwende Zwischenüberschriften und ausreichend Abstand zwischen den Abschnitten, um die Lesbarkeit zu erhöhen.

c) Hebe wichtige Informationen hervor

Hebe zentrale Informationen visuell hervor, z. B.:

  • Bestellnummer oder Terminzeit mit Fettdruck
  • Tracking-Links mit auffälligen Buttons
  • Wichtige Details wie Kontaktinformationen in einer separaten Box

Dadurch können Kunden die relevanten Inhalte schnell erfassen.

d) Optimiere für mobile Geräte

Da ein Großteil der E-Mails auf Smartphones geöffnet wird, muss deine Bestätigungsmail mobilfreundlich sein. Achte darauf, dass:

  • Das Design responsiv ist
  • Texte auch auf kleinen Bildschirmen gut lesbar sind
  • Buttons groß genug sind, um bequem geklickt zu werden

Teste die Darstellung auf verschiedenen Endgeräten, bevor du die E-Mail live schaltest.

e) Nutze visuelle Elemente gezielt

Visuelle Elemente wie Icons, Grafiken oder Produktbilder können die E-Mail auflockern und ansprechender machen. Verwende diese jedoch sparsam, um die Ladezeit der E-Mail nicht unnötig zu verlängern.

Beispiel:
Ein Icon neben der Lieferadresse oder ein Paket-Emoji neben dem Versandstatus kann die E-Mail lebendiger machen.

f) Integriere klare Call-to-Actions (CTAs)

Jede Bestätigungsmail sollte mindestens einen klaren CTA enthalten. Beispiele:

  • „Jetzt Bestellung verfolgen“
  • „Zum Kundenportal“
  • „Termin im Kalender speichern“

Verwende auffällige Buttons, die sowohl ästhetisch ansprechend als auch barrierefrei (z. B. mit Alt-Texten) gestaltet sind.

g) Verwende eine klare Sprache

Der Text deiner Bestätigungsmail sollte einfach, präzise und verständlich sein. Verzichte auf Fachjargon und lange Schachtelsätze. Je direkter die Kommunikation, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde die gewünschten Aktionen ausführt.

13. Häufige Fehler in Bestätigungsmails und wie du sie vermeidest

Auch bei Bestätigungsmails gibt es einige Stolpersteine, die den Erfolg mindern können. Hier sind die häufigsten Fehler und Tipps, wie du sie vermeidest:

a) Fehlende Personalisierung

Eine unpersönliche Ansprache wie „Sehr geehrter Kunde“ wirkt kühl und distanziert. Nutze Personalisierungs-Tags, um Kunden mit ihrem Namen anzusprechen. Dies schafft eine direkte Verbindung.

b) Unklare oder fehlende Informationen

Wenn Bestätigungsmails wichtige Details wie Bestellnummern oder Termine nicht enthalten, sorgt dies für Verwirrung. Stelle sicher, dass alle relevanten Informationen in der E-Mail enthalten sind und einfach zugänglich sind.

c) Zu viele Call-to-Actions

Zu viele CTAs können Kunden überfordern und zu Inaktivität führen. Beschränke dich auf ein bis zwei klare Handlungsaufforderungen.

d) Mangelnde Mobilfreundlichkeit

Eine E-Mail, die auf Smartphones schlecht dargestellt wird, wirkt unprofessionell. Teste die Darstellung auf mobilen Geräten, bevor du sie versendest.

e) Fehlender Abmeldelink

Auch Bestätigungsmails müssen den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Stelle sicher, dass jede E-Mail einen gut sichtbaren Abmeldelink enthält, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

14. Erfolgsmessung und Optimierung von Bestätigungsmails

Die Arbeit an einer Bestätigungsmail endet nicht mit ihrem Versand. Um das Beste aus deinen E-Mails herauszuholen, solltest du regelmäßig ihre Performance analysieren und optimieren.

a) Wichtige Metriken

  1. Öffnungsrate: Wie viele Empfänger öffnen die Bestätigungsmail?
  2. Klickrate: Wie oft werden Links in der E-Mail angeklickt?
  3. Conversion-Rate: Wie viele Empfänger führen die gewünschte Aktion aus (z. B. einen Termin wahrnehmen)?
  4. Absprungrate: Wie viele E-Mails werden nicht zugestellt oder abgelehnt?

b) A/B-Tests

Teste verschiedene Varianten deiner Bestätigungsmails, um herauszufinden, welche besser performt. Beispiele für Testvarianten:

  • Unterschiedliche Betreffzeilen
  • Verschiedene Buttonfarben oder -texte
  • Anpassungen in der Reihenfolge der Informationen

c) Feedback einholen

Frag deine Kunden aktiv nach Feedback zu deinen Bestätigungsmails. Dies kann z. B. durch eine kurze Umfrage am Ende der E-Mail erfolgen:
„Wie hilfreich fanden Sie diese Bestätigungsmail? [⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️]“

15. Rechtliche Aspekte von Bestätigungsmails

Bestätigungsmails sind nicht nur ein wichtiger Bestandteil des E-Mail-Marketings, sondern unterliegen auch bestimmten rechtlichen Rahmenbedingungen. Um Abmahnungen oder Strafen zu vermeiden, solltest du sicherstellen, dass deine Bestätigungsmails den geltenden Gesetzen entsprechen. Hier sind die wichtigsten rechtlichen Aspekte, die du beachten solltest:

a) DSGVO-konforme Datenverarbeitung

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU. Bestätigungsmails fallen unter die DSGVO, da sie in der Regel persönliche Informationen wie Namen, E-Mail-Adressen oder Bestellinformationen enthalten.

  • Rechtsgrundlage: Du darfst personenbezogene Daten nur verwenden, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt (z. B. Vertragserfüllung oder Einwilligung).
  • Datenminimierung: Verwende in der E-Mail nur die Daten, die tatsächlich notwendig sind. Zeige beispielsweise keine vollständigen Kreditkartennummern an, sondern nur die letzten vier Ziffern.
  • Datensicherheit: Stelle sicher, dass die E-Mails verschlüsselt versendet werden, um sensible Informationen zu schützen.

b) Double-Opt-in-Verfahren

Beim Versand von Bestätigungsmails für Newsletter ist das Double-Opt-in-Verfahren in vielen Ländern Pflicht, um nachzuweisen, dass der Empfänger tatsächlich eingewilligt hat, E-Mails zu erhalten. Dies bedeutet:

  1. Der Nutzer meldet sich für den Newsletter an.
  2. Er erhält eine E-Mail, in der er die Anmeldung bestätigen muss.
  3. Erst nach der Bestätigung wird die E-Mail-Adresse für den Versand freigeschaltet.

Diese Vorgehensweise schützt nicht nur die Nutzer, sondern auch dich als Absender vor rechtlichen Problemen.

c) Impressumspflicht

In Deutschland und vielen anderen Ländern unterliegt jede geschäftliche E-Mail einer Impressumspflicht. Dein Impressum muss gut sichtbar in der Bestätigungsmail enthalten sein und folgende Informationen beinhalten:

  • Name und Anschrift des Unternehmens
  • Kontaktmöglichkeiten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
  • Handelsregister- oder Umsatzsteuer-ID, falls vorhanden

Du kannst das Impressum entweder direkt in der E-Mail platzieren oder als Link einfügen, der auf eine entsprechende Seite führt.

d) Widerrufsbelehrung und Rückgaberecht

Falls es sich um eine Bestellbestätigung handelt, müssen unter Umständen rechtliche Hinweise wie Widerrufsbelehrungen oder Rückgaberichtlinien enthalten sein. Diese Informationen schaffen Transparenz und schützen dich vor späteren rechtlichen Auseinandersetzungen.

e) Abmeldelink (Opt-out)

Selbst bei transaktionalen E-Mails solltest du einen Abmeldelink bereitstellen, insbesondere wenn die Bestätigungsmail zusätzliche Marketinginhalte enthält. Der Abmeldelink sollte:

  • Klar sichtbar sein
  • Mit einem einzigen Klick funktionieren
  • Die Abmeldung unverzüglich umsetzen

Ein fehlender Abmeldelink kann zu hohen Geldstrafen führen, da dies gegen Anti-Spam-Gesetze wie die DSGVO oder den CAN-SPAM Act (USA) verstößt.

f) Dokumentation und Nachweisbarkeit

Speichere nach Möglichkeit, wann und wie die Einwilligung eines Kunden eingeholt wurde. Dies gilt vor allem für Newsletter-Bestätigungsmails:

  • Log-Dateien mit IP-Adresse und Zeitstempel können im Streitfall als Nachweis dienen.
  • Dokumentiere, wann der Nutzer zugestimmt hat, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Fazit: Bestätigungsmails als strategisches Werkzeug im E-Mail-Marketing

Bestätigungsmails sind weit mehr als bloße Transaktionsnachrichten – sie sind ein strategisches Werkzeug, um Kunden zu informieren, Vertrauen aufzubauen und Cross-Selling-Potenziale zu nutzen. Mit einem klar strukturierten Ansatz kannst du deine Bestätigungsmails nicht nur informativ, sondern auch ansprechend und rechtssicher gestalten.

Zusammenfassung:

  1. Bestätigungsmails sind ein unverzichtbarer Bestandteil jeder E-Mail-Marketing-Strategie.
  2. Sie bieten zahlreiche Anwendungsbereiche, von Buchungsbestätigungen über Versand-Updates bis hin zu Newsletter-Opt-ins.
  3. Der Erfolg hängt stark von der Personalisierung, dem Design und der inhaltlichen Qualität ab.
  4. Rechtliche Vorgaben wie DSGVO, Impressumspflicht und Opt-out-Optionen dürfen nicht vernachlässigt werden.
  5. Mit Tools wie ActiveCampaign kannst du Bestätigungsmails automatisieren und optimieren.

Jetzt liegt es an dir, diese Erkenntnisse umzusetzen und Bestätigungsmails in deine Marketingstrategie zu integrieren. Falls du noch keine Automatisierungen eingerichtet hast oder Unterstützung bei der Umsetzung benötigst, probiere ActiveCampaign 14 Tage lang kostenlos aus und entdecke, wie einfach es ist, Bestätigungsmails effizient zu versenden.

Deine nächsten Schritte:

  • Erstelle eine Liste mit den Arten von Bestätigungsmails, die dein Unternehmen benötigt.
  • Überarbeite bestehende Bestätigungsmails, um sie an die Best Practices anzupassen.
  • Teste verschiedene Varianten und optimiere kontinuierlich.

Mit diesen Maßnahmen wirst du nicht nur deine Kunden begeistern, sondern auch langfristig von höheren Conversion-Raten und einer stärkeren Kundenbindung profitieren.

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