ActiveCampaign Update: Kontakte flexibel in Automatisierungen verschieben

ActiveCampaign erlaubt es seit August 2025, Kontakte direkt im Automation Builder manuell zu einer aktiven Automatisierung hinzuzufügen oder gezielt an eine bestimmte Stelle darin zu setzen. Die Automation muss dafür den Status "Aktiv" haben. Einzelne Kontakte oder ganze Segmente lassen sich so präzise einschleusen, Duplikate über zwei Filteroptionen kontrollieren und Timing-Probleme bei zeitkritischen Kampagnen umgehen, ohne den Builder verlassen zu müssen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Schaltfläche "Kontakte hinzufügen" erscheint direkt im Automation Builder, wenn die Automation aktiv ist – kein Umweg über die Kontaktliste nötig.
• Durch Hover über ein bestimmtes Element kannst du den exakten Eintrittspunkt setzen, sodass Kontakte nicht die gesamte Sequenz von vorn durchlaufen müssen.
• Zwei Filteroptionen verhindern Duplikate: Kontakte, die jemals in der Automation waren, und Kontakte, die sich aktuell darin befinden, lassen sich getrennt ausschließen.
• Das Feature ersetzt Workarounds über Hilfs-Automationen, manuell gesetzte Tags oder Trigger-Manipulationen.
• Alle manuell hinzugefügten Kontakte erscheinen in der Automation-Statistik und werden als "Manuell hinzugefügt" protokolliert.

Was das Feature genau kann – und was es von bisherigen Workarounds unterscheidet

Wer schon länger mit ActiveCampaign-Automationen arbeitet, kennt das Problem: Ein Kontakt hat den Einstiegstrigger verpasst, weil er sich zu spät angemeldet hat. Eine ganze Gruppe soll nachträglich in eine laufende Nurturing-Sequenz aufgenommen werden, ohne die Automation neu aufzubauen. Oder ein Lead wurde irrtümlich von einer Sequenz ausgeschlossen und soll jetzt manuell eingeschleust werden. Bis zu diesem Update bedeuteten alle drei Fälle fast immer einen Umweg.

Typische Workarounds waren: eine separate Hilfs-Automation aufbauen, die per "In Automation aufnehmen"-Aktion den Kontakt weiterleitet; einen temporären Tag setzen und diesen als Trigger nutzen; oder den Kontakt manuell über die Kontaktübersicht aufrufen, dort auf die Automation klicken und ihn einzeln einschleusen. Alle drei Wege funktionierten, waren aber zeitaufwendig und fehleranfällig, besonders wenn mehrere Dutzend Kontakte betroffen waren.

Das Feature macht diesen Schritt direkter: Du bleibst im Automation Builder, wählst Kontakte oder Segmente aus, setzt Duplikat-Filter und bestimmst, ob die Kontakte am Anfang oder an einem bestimmten Punkt einsteigen sollen. Alles in einem einzigen Workflow, ohne zusätzliche Tabs oder Umwege über die Kontaktliste. Das spart nicht nur Klicks, sondern reduziert auch die Fehlerquote, die bei mehrstufigen Workarounds zwangsläufig entsteht.

Voraussetzungen, die du vor dem ersten Einsatz kennen solltest

Damit die Funktion erscheint, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein. Erstens muss die Automation den Status "Aktiv" haben. Bei einer pausierten oder inaktiven Automation erscheint die Schaltfläche "Kontakte hinzufügen" im Builder nicht. Das ist kein Fehler, sondern Absicht: ActiveCampaign verhindert damit, dass Kontakte in Automationen eingeschleust werden, die aktuell keine E-Mails versenden oder Aktionen ausführen würden – was zu einer unklaren Datenlage führen kann.

Zweitens braucht dein Account die entsprechenden Benutzerrechte, um Kontakte in Automationen zu verwalten. In den meisten Team-Setups ist das standardmäßig für alle Nutzer mit Automatisierungs-Zugriff freigeschaltet. Falls die Schaltfläche trotz aktiver Automation nicht erscheint, lohnt ein Blick in die Accounteinstellungen unter Einstellungen → Benutzer und Rollen, um zu prüfen, ob die Berechtigung für deine Rolle aktiviert ist.

Darüber hinaus solltest du vorab wissen, wie deine Segmente aufgebaut sind. Die Funktion erlaubt es, Kontakte per Segmentfilter auszuwählen, bevor sie hinzugefügt werden. Wer seine Kontakte sauber mit Tags oder benutzerdefinierten Feldern strukturiert hat, kann diese Auswahl deutlich präziser treffen als jemand, der auf einer ungegliederten Gesamtliste arbeitet. Eine ungenaue Segmentierung ist die häufigste Ursache dafür, dass versehentlich zu viele oder falsche Kontakte in eine Automation gelangen.

So fügst du Kontakte direkt zu einer Automation hinzu – Schritt für Schritt

Der folgende Ablauf führt dich durch den gesamten Prozess, vom Öffnen der Automation bis zum Bestätigen des Hinzufügens. Am Ende sind die ausgewählten Kontakte aktiv in der Automatisierung und durchlaufen ab dem gewählten Startpunkt alle Schritte.

1. Öffne unter Automationen die gewünschte Automatisierung und stelle sicher, dass ihr Status auf Aktiv gesetzt ist. Ist sie inaktiv oder pausiert, ändere den Status zuerst und warte kurz, bis die Änderung gespeichert ist.
2. Klicke oben im Automation Builder auf die Schaltfläche "Kontakte hinzufügen". Sie erscheint neben dem Trigger-Element am Anfang der Automation.
3. Im sich öffnenden Panel wählst du zwischen Einzelkontakten und Segmenten. Für einen einzelnen Kontakt gibst du Name oder E-Mail-Adresse ein und wählst aus der Vorschlagsliste. Für Segmente nutzt du den Segmentgenerator mit Tags, Feldern oder Verhaltensfiltern.
4. Aktiviere nach Bedarf eine oder beide Duplikat-Optionen: "Keine Kontakte hinzufügen, die jemals in dieser Automatisierung waren" filtert historische Teilnehmer heraus. "Keine Kontakte hinzufügen, die sich aktuell in der Automatisierung befinden" schließt aktive Teilnehmer aus.
5. Prüfe in der Vorschau, wie viele Kontakte deine Auswahl ergibt. Bei sehr großen Segmenten empfiehlt es sich, die Auswahl mit einem weiteren Filterkriterium einzuschränken, bevor du bestätigst.
6. Bestätige mit "Kontakte hinzufügen". ActiveCampaign fügt die Kontakte sofort in die Automation ein. Sie starten am Anfang der Sequenz, sofern du keinen spezifischen Eintrittspunkt gewählt hast.

Kontakte an einen bestimmten Schritt in der Automation setzen

Die zweite Funktion dieses Features ist in vielen Szenarien wertvoller als das schlichte Hinzufügen am Anfang: Du kannst bestimmen, an welcher exakten Stelle in der Automation ein Kontakt einsteigt. Das ist besonders nützlich bei langen Nurturing-Sequenzen, bei denen neue Kontakte nicht alle vorherigen Schritte rückwirkend durchlaufen sollen, oder bei Kampagnen, bei denen ein Kontakt bereits bestimmte Informationen erhalten hat und direkt an der richtigen Stelle weitermachen soll.

Wann ein spezifischer Eintrittspunkt sinnvoll ist

Stell dir eine acht E-Mails lange Onboarding-Sequenz vor. Ein Kontakt, der sich kurz vor E-Mail fünf durch eine andere Maßnahme qualifiziert hat, braucht die ersten vier E-Mails nicht. Er soll direkt ab E-Mail fünf einsteigen. Früher erforderte das entweder eine separate Automation mit eigenem Trigger oder eine Goal-Bedingung als Sprungziel – beides umständlich einzurichten und schwer zu überblicken.

Genauso relevant ist dieses Vorgehen bei Webinar-Funnels: Ein Kontakt meldet sich am Tag des Webinars an, während die Sequenz schon läuft. Er soll nicht die gesamte Vorbereitungssequenz erhalten, sondern direkt an die Erinnerungs-E-Mail gesetzt werden. Das ist mit dem spezifischen Eintrittspunkt in Sekunden erledigt.

So setzt du den Eintrittspunkt gezielt

1. Öffne die aktive Automation im Builder.
2. Fahre mit der Maus über das Element – E-Mail, Warten, Bedingung oder Aktion –, an dem der Kontakt einsteigen soll. Ein Symbol zum Hinzufügen von Kontakten erscheint neben dem Element.
3. Klicke auf dieses Symbol. Es öffnet sich dasselbe Panel wie beim allgemeinen Hinzufügen am Anfang.
4. Wähle Einzelkontakte oder Segmente und setze die Duplikat-Optionen nach Bedarf.
5. Bestätige. Die Kontakte starten ab genau diesem Schritt und durchlaufen alle nachfolgenden Schritte in der normalen Reihenfolge.

Wichtig: Alle Schritte vor dem Eintrittspunkt werden für diese Kontakte nicht ausgeführt. Das bedeutet auch, dass E-Mails, Wartephasen und Bedingungen, die vor dem Einstiegspunkt liegen, für diese Gruppe keine Rolle spielen. Prüfe deshalb vorab, ob die übersprungenen Schritte für den Kontakt inhaltlich irrelevant sind oder ob sie Daten setzen, die spätere Schritte voraussetzen – etwa das Ausfüllen eines Feldes oder das Setzen eines Tags.

Die Duplikatkontrolle im Detail verstehen

Beide Filteroptionen klingen ähnlich, haben aber unterschiedliche Konsequenzen. Das zu verwechseln führt dazu, dass entweder zu viele oder zu wenige Kontakte aufgenommen werden – ein häufiger Fehler, der sich im Nachhinein schwer korrigieren lässt.

Option 1: Kontakte ausschließen, die jemals in der Automation waren

Diese Option prüft die gesamte Historie eines Kontakts in Bezug auf diese Automation. Sie schließt alle Kontakte aus, die die Automation bereits mindestens einmal vollständig oder teilweise durchlaufen haben, unabhängig davon, wann das war. Das ist sinnvoll für Willkommens- oder Onboarding-Sequenzen, die ein Kontakt nur einmal erhalten soll. Es schützt davor, dass reaktivierte Kontakte, die nach Monaten wieder in dein System kommen, nochmals dieselbe Einsteiger-Sequenz erhalten.

Option 2: Kontakte ausschließen, die sich aktuell in der Automation befinden

Diese Option prüft nur den Echtzeit-Status. Kontakte, die die Automation früher durchlaufen und abgeschlossen haben, werden nicht ausgeschlossen. Sinnvoll ist das für wiederkehrende Kampagnen – etwa monatliche Reaktivierungssequenzen oder saisonale Automationen, die ein Kontakt theoretisch mehrfach durchlaufen darf, aber nie doppelt parallel durchlaufen soll.

Beide Optionen kombinieren

Du kannst beide Optionen gleichzeitig aktivieren. In diesem Fall werden Kontakte ausgeschlossen, die entweder aktuell in der Automation sind oder sie jemals durchlaufen haben. Das ist der restriktivste Modus und eignet sich für einmalige Kampagnen, bei denen kein Kontakt unter irgendeinen Umständen zweimal teilnehmen soll. Wenn beide Optionen deaktiviert sind, warnt ActiveCampaign nicht vor Dubletten – ein Kontakt kann dann parallel zweimal in derselben Automation sein, was zu doppeltem E-Mail-Versand führt.

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Einige Stolperstellen zeigen sich beim Einsatz dieser Funktion immer wieder. Sie entstehen nicht aus Unachtsamkeit, sondern aus Unklarheit über das Systemverhalten – weshalb es sich lohnt, sie einmal durchzugehen, bevor du das Feature produktiv einsetzt.

Kontakte werden hinzugefügt, erhalten aber keine E-Mails

Das passiert, wenn E-Mail-Schritte in der Automation ein Warte-Element oder eine Bedingung davor haben, das der Kontakt nicht erfüllt oder das eine Zeitsperre setzt. Der Kontakt ist technisch in der Automation, wartet aber auf die Erfüllung einer Bedingung, die nie eintritt – etwa weil ein Tag fehlt, den er eigentlich tragen sollte. Prüfe die Automation auf bedingte Schritte und stelle sicher, dass der Eintrittspunkt nach solchen Bedingungen liegt, wenn du nicht möchtest, dass der Kontakt durch sie hindurchmuss.

Die Automation läuft bei manchen Kontakten sofort, bei anderen mit Verzögerung

Enthält die Automation Warte-Elemente – etwa "Warte 2 Tage" zwischen zwei E-Mails – starten alle Kontakte, die diesen Schritt als Eintrittspunkt haben, erst nach der vollen Wartezeit mit dem nächsten Schritt. Das ist kein Fehler, sondern das normale Systemverhalten. Wer möchte, dass Kontakte unmittelbar die nächste Aktion erhalten, setzt den Eintrittspunkt auf den Schritt direkt nach dem Warte-Element.

Zu viele Kontakte werden ungewollt hinzugefügt

Das entsteht fast immer, wenn das gewählte Segment breiter ist als erwartet. ActiveCampaign zeigt in der Vorschau eine Kontaktanzahl an, bevor du bestätigst. Überprüfe diese Zahl kritisch. Häufige Ursachen für überdimensionierte Segmente: fehlendes Enddatum bei zeitbasierten Tags, zu breite Feldfilter ohne UND-Verknüpfung oder fehlende Ausschlussregeln für bereits betreute Kontakte. Starte im Zweifelsfall mit einem einzelnen Testkontakt, bevor du das gesamte Segment hinzufügst.

Der Eintrittspunkt überspringt notwendige Datenschritte

Wenn eine Automation in frühen Schritten Felder setzt oder Tags vergibt, die spätere Schritte voraussetzen, führt ein Einstieg mitten in der Sequenz dazu, dass diese Daten fehlen. Ein typisches Beispiel: Schritt zwei setzt den Tag "Interessent-B2B", Schritt sieben prüft auf diesen Tag. Ein Kontakt, der an Schritt fünf eintritt, hat den Tag nie erhalten und folgt dem falschen Pfad bei Schritt sieben. Prüfe bei der Wahl des Eintrittspunkts, welche Daten die vorangegangenen Schritte produzieren und ob der Kontakt diese Daten bereits anderweitig trägt.

Wann dieses Vorgehen nicht die richtige Wahl ist

Das direkte Hinzufügen im Builder ist für operative Korrekturen und gezielte Einzel- oder Gruppeneinschleusung ausgelegt. Bei sehr großen Kontaktmengen im fünfstelligen Bereich ist ein segmentbasierter Trigger – also eine Automation, die automatisch anspringt, sobald ein Kontakt ein bestimmtes Kriterium erfüllt – stabiler und skalierbarer. Das manuelle Hinzufügen kann bei solchen Volumina zu Verzögerungen im Versand führen, weil alle Kontakte gleichzeitig in die Warteschlange kommen.

Wenn die Logik der Automation stark vom Eintrittszeitpunkt abhängt – etwa weil Follow-up-E-Mails genau drei Tage nach dem Einstieg versendet werden sollen und dieser Zeitpunkt für manuell hinzugefügte Kontakte von dem der regulär eingestiegenen abweicht – kann das zu inhaltlichen Inkonsistenzen führen. Ein Kontakt, der manuell an Schritt fünf gesetzt wird, erhält keine rückwirkenden Mails, auch wenn diese inhaltlich aufeinander aufgebaut waren.

Außerdem ersetzt die Funktion keine sauber aufgebaute Automation-Architektur. Wer regelmäßig Kontakte manuell verschieben oder nachpflegen muss, hat möglicherweise ein strukturelles Problem im Setup: zu starre Einstiegspunkte, fehlende Goal-Elemente oder keine ausreichende Segmentierung am Trigger. Das manuelle Feature ist eine operative Hilfe für Ausnahmefälle, kein Ersatz für einen durchdachten Aufbau von ActiveCampaign-Automationen.

Häufige Fragen

Kann ich Kontakte auch zu pausierten Automationen hinzufügen?

Nein. Die Funktion steht ausschließlich für aktive Automationen zur Verfügung. Bei einer pausierten Automation erscheint die Schaltfläche "Kontakte hinzufügen" im Builder nicht. Falls du Kontakte vorbereiten möchtest, während die Automation noch nicht abschlussbereit ist, reaktiviere sie erst dann, wenn du die Kontakte tatsächlich hinzufügen willst, oder nutze einen vorbereitenden Tag als Trigger, der dann beim Aktivieren der Automation greift.

Wie viele Kontakte kann ich auf einmal hinzufügen?

ActiveCampaign setzt keine offiziell dokumentierte Obergrenze für das manuelle Hinzufügen per Segment. In der Praxis zeigt sich, dass sehr große Segmente im fünfstelligen Bereich zu längeren Verarbeitungszeiten führen können. Für solche Volumina ist ein regulärer Automatisierungs-Trigger, der auf ein Segment oder einen Tag reagiert, stabiler als das manuelle Hinzufügen über den Builder.

Werden manuell hinzugefügte Kontakte in der Automation-Statistik erfasst?

Ja. Kontakte, die manuell hinzugefügt werden, erscheinen in den Automation-Berichten unter "Aktive Kontakte" und nach Abschluss unter "Abgeschlossene Kontakte". Ihr Einstiegskanal wird als "Manuell hinzugefügt" protokolliert, was eine spätere Auswertung ermöglicht. So kannst du vergleichen, ob manuell eingestiegene Kontakte dieselben Abschluss- und Öffnungsraten erreichen wie organisch eingestiegene.

Was passiert, wenn ich einen Kontakt an einen Bedingungsschritt setze?

Der Kontakt startet direkt an diesem Schritt und muss die Bedingung zum Zeitpunkt seines Einstiegs erfüllen, um den "Ja"-Pfad zu nehmen. Erfüllt er sie nicht, folgt er dem "Nein"-Pfad. Das ist identisch mit dem Verhalten eines regulär eingestiegenen Kontakts. Soll der Kontakt sicher auf dem richtigen Pfad weiterlaufen, empfiehlt es sich, ihn an den Schritt direkt nach der Bedingung zu setzen, wenn du den gewünschten Pfad kennst.

Kann ich Kontakte auch aus einer aktiven Automation entfernen?

Ja. In der Automation-Ansicht unter dem Tab "Aktive Kontakte" kannst du einzelne Kontakte manuell entfernen. Das stoppt alle weiteren Schritte für diesen Kontakt innerhalb dieser Automation sofort. Bereits versendete E-Mails werden dadurch nicht rückgängig gemacht, aber alle zukünftigen Aktionen für diesen Kontakt werden in dieser Automation eingestellt.

Funktioniert das Feature mit allen Automatisierungstypen?

Das manuelle Hinzufügen funktioniert mit allen Standard-Automationen in ActiveCampaign. Bei Automationen, die ausschließlich über CRM-Pipelines oder Deal-Trigger gesteuert werden, gelten möglicherweise eingeschränkte Bedingungen, da diese Automationen auf Deal-Objekte statt auf Kontakte ausgerichtet sind. In solchen Fällen empfiehlt sich ein Test mit einem einzelnen Kontakt, bevor ein Segment hinzugefügt wird.

Wer Kontakte regelmäßig und in größerem Umfang in Automationen nachpflegt, profitiert davon, die Datenbasis sauber zu halten. Eine solide Segmentierung ist die Grundlage dafür, dass das manuelle Hinzufügen zuverlässig und ohne ungewollte Dopplungen funktioniert. Wie du Kontakte in ActiveCampaign strukturiert verwaltest und segmentierst, zeigt der entsprechende Leitfaden mit konkreten Feldstrategien.