ActiveCampaign Deals erstellen: Der vollständige Guide für dein CRM

Deals in ActiveCampaign erstellst du auf sechs Wegen: manuell aus der Pipeline, aus einem Kontaktprofil, aus einem Account, per Automation, per Import oder über die API. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob du einen Einzelfall abbildest oder einen wiederkehrenden Prozess. Dieser Guide erklärt alle Methoden mit konkreten Schritten und zeigt, worauf es beim Setup ankommt.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Deal braucht mindestens Titel, Pipeline und Inhaber – Deal-Wert und Abschlussdatum sind technisch optional, aber für einen brauchbaren Forecast unerlässlich.
• Die schnellste Einzelfall-Methode ist die manuelle Erstellung in der Pipeline-Ansicht; für wiederkehrende Leads ist die Automation-Aktion "Deal hinzufügen" effizienter.
• Custom Fields am Deal ermöglichen es, Deal-spezifische Daten wie Projektart oder Budget-Range direkt am Deal zu speichern statt im Kontaktprofil.
• Deal-Wert und voraussichtliches Abschlussdatum direkt beim Anlegen befüllen – sonst stimmt das Pipeline-Reporting von Anfang an nicht.

Was ein Deal abbildet – und welche Felder du beim Anlegen brauchst

ActiveCampaign kennt drei Objekte im CRM: Kontakt, Account und Deal. Viele setzen Deals erst ein, wenn das Kontaktaufkommen groß genug wird – dabei zeigt sich der eigentliche Nutzen schon beim ersten Folgegespräch. Ein Kontakt ist eine Person, ein Account ist das zugehörige Unternehmen, ein Deal ist die konkrete Verkaufschance mit Wert, Abschlussziel und Status in einer Pipeline.

Derselbe Kontakt kann mehrere Deals durchlaufen: ein erstes Beratungsgespräch, ein konkretes Angebot, ein Folgeprojekt ein Jahr später. Das ist kein Duplikat-Problem, sondern die gewollte Struktur. Wer das nicht nutzt, baut spätestens beim zweiten Kauf eines Kunden sein CRM nach Gefühl statt nach System. Im B2B-Bereich kommt hinzu, dass ein Account mehrere Ansprechpartner haben kann; jede Person kann Hauptkontakt an einem eigenen Deal sein, während der Account alle Deals des Unternehmens zusammenfasst.

Ein häufiges Missverständnis: Deals sind kein Ersatz für Kontakt-Tags oder -Felder. Tags beschreiben den Zustand eines Kontakts über Zeit; ein Deal beschreibt eine zeitlich begrenzte Verkaufschance. Wer beides vermischt, bekommt unübersichtliche Tag-Listen statt klarer Pipeline-Berichte. Die Faustregel: Alles, was zur Person gilt (Interessen, Herkunft, Status), gehört an den Kontakt. Alles, was zur konkreten Verkaufschance gilt (Projektart, Wert, Entscheider, Zeitplan), gehört an den Deal.

Beim Erstellen eines Deals zeigt ActiveCampaign ein Formular mit mehreren Feldern. Nicht alle sind technisch Pflicht, aber einige sind es de facto, wenn der Deal am Ende irgendwas aussagen soll.

Titel

Der Titel erscheint auf der Deal-Karte in der Pipeline und in Berichten. Er sollte so formuliert sein, dass du in drei Monaten noch weißt, worum es geht – ohne das Deal-Profil öffnen zu müssen. Bewährt hat sich die Form "Leistung – Unternehmensname" oder "Leistung – Vorname Nachname": etwa "CRM-Setup – Bauer und Partner GmbH" oder "Jahresvertrag Coaching – Julia Hoffmann". Titel wie "Neue Anfrage" oder "Interessent" taugen nur für den Moment und machen jede Pipeline-Auswertung nach Wochen unlesbar.

Pipeline und Stage

Hier legst du fest, in welchem Verkaufsprozess und in welcher Phase der Deal startet. Hast du mehrere Pipelines – etwa eine für Erstberatungen und eine für Produktverkäufe –, ist die Wahl hier entscheidend für alle nachfolgenden Automationen und Berichte. Der Deal landet immer in der Stage, die du beim Anlegen auswählst; du kannst ihn danach manuell oder per Automation verschieben. Bitte kein neues Stage-Feld beim Anlegen offen lassen – ein Deal ohne Stage-Zuordnung ist im Kanban-Board unsichtbar.

Inhaber

Der Inhaber ist der ActiveCampaign-Nutzer, der für den Deal verantwortlich ist. In Einzelunternehmen bist das immer du selbst; in Teams lohnt es sich, Zuteilungsregeln früh zu definieren. Ohne klare Zuständigkeit verlieren Deals in größeren Setups ihren Bezugspunkt: Sie wandern in der Pipeline nicht weiter, weil niemand sie im Blick hat.

Wert und Währung

Der Deal-Wert fließt direkt in die Pipeline-Berichte ein. Standard-Währung ist USD; das lässt sich beim Anlegen auf EUR umstellen. Für DACH-Setups empfiehlt es sich, die Standardwährung im Account auf EUR zu setzen (Einstellungen → Währung), damit neue Deals automatisch in Euro angelegt werden. Wenn der Wert noch nicht feststeht, setze einen Schätzwert – selbst eine grobe Hausnummer ist besser als null, weil das Reporting sonst einen verzerrten Forecast ausgibt.

Voraussichtliches Abschlussdatum

Dieses Feld treibt das Sales-Forecasting. ActiveCampaign verwendet es für Pipeline-Berichte, die zeigen, wie viel Umsatz in welchem Zeitraum erwartet werden kann. Wer das Feld leer lässt, hat im Reporting keine sinnvolle Zeitachse. Eine realistische Schätzung – auch wenn sie sich ändert – ist immer aussagekräftiger als kein Datum. Das Datum lässt sich im Verlauf mehrfach anpassen, ohne dass der Änderungsverlauf verloren geht.

Kontakt

Jeder Deal hat einen Hauptkontakt. Du kannst beim Anlegen nach Name oder E-Mail suchen; bestehende Kontakte werden vorgeschlagen. Gibt es noch keinen passenden Kontakt, legt ActiveCampaign beim Deal-Anlegen automatisch einen neuen an, wenn du eine E-Mail-Adresse eingibst. Im B2B-Bereich kannst du nach dem Anlegen weitere Personen als sekundäre Kontakte hinzufügen, wenn mehrere Menschen an einem Deal beteiligt sind.

Beschreibung

Das Beschreibungsfeld erscheint im "Über diesen Deal"-Bereich des Deal-Profils. Es eignet sich für Angaben, die in kein Standard-Feld passen: besondere Kundenanforderungen, Ergebnisse aus dem Erstgespräch, Budget-Rahmenbedingungen oder interne Hinweise für das Team. Dieses Feld wird nicht für Automationen ausgewertet; für strukturierte Daten sind Custom Fields besser geeignet.

Deals manuell erstellen – drei Ausgangspunkte im Vergleich

Für den manuellen Einstieg gibt es drei Ausgangspunkte: die Pipeline-Ansicht, das Kontaktprofil und die Account-Seite. Sie unterscheiden sich darin, welche Informationen bereits vorbelegt sind und wie viele Klicks du brauchst.

Aus der Pipeline-Ansicht

Das ist der direkteste Weg, wenn du einen neuen Lead hast und ihn sofort in die richtige Stage einordnen willst. Du siehst beim Anlegen sofort, wo der Deal in deiner Pipeline landet.

1. Öffne Deals im linken Menü und wähle die richtige Pipeline aus dem Dropdown oben links.
2. Klicke in der Spalte der gewünschten Stage auf das Plus-Symbol oder den Button "Deal hinzufügen".
3. Fülle Titel, Kontakt (Name oder E-Mail), Wert, Währung und voraussichtliches Abschlussdatum aus.
4. Stelle sicher, dass Inhaber und Stage korrekt gesetzt sind.
5. Klicke auf "Deal hinzufügen" – der Deal erscheint sofort in der Stage und ist im Kanban-Board sichtbar.

Aus dem Kontaktprofil

Wenn du ein Kontaktprofil geöffnet hast, sparst du dir den Kontaktfeld-Schritt, weil der Kontakt bereits vorbelegt ist. Das ist der natürliche Ausgangspunkt, wenn du die E-Mail-Historie eines Kontakts durchgehst und dabei erkennst, dass dieser Kontakt zu einem Deal werden könnte.

1. Öffne das Profil des Kontakts über Kontakte im linken Menü.
2. Scrolle zum Abschnitt "Deals" im rechten Bereich des Profils.
3. Klicke auf "Deal hinzufügen".
4. Wähle Pipeline und Stage, vergib Titel, Wert und Abschlussdatum.
5. Speichere – der Kontakt ist automatisch als Hauptkontakt verknüpft.

Aus einem Account

Für B2B-Deals, bei denen das Unternehmen im Vordergrund steht und der konkrete Ansprechpartner noch nicht feststeht, startest du aus dem Account heraus. Das verhindert, dass ein Deal ohne Unternehmensverknüpfung angelegt wird und später mühsam zugeordnet werden muss.

1. Navigiere zu Kontakte → Accounts und öffne den gewünschten Account.
2. Klicke im Deals-Widget auf "Deal hinzufügen".
3. Account ist bereits vorbelegt; füge Titel, Wert und Stage hinzu.
4. Kontakt kann zunächst leer bleiben und nachträglich ergänzt werden, sobald ein Ansprechpartner bekannt ist.

Deals automatisch erstellen: Wann eine Automation mehr bringt als manuelle Eingabe

Sobald du erkennst, dass du regelmäßig denselben Deal-Typ manuell anlegst, ist das ein Signal: Diese Situation gehört in eine Automation. Die entsprechende Aktion heißt "Deal hinzufügen" und liegt im Automation Builder unter dem Reiter "CRM". Du ziehst sie in eine bestehende Automation und konfigurierst, welche Pipeline, Stage, Inhaber, Titel und Wert der Deal bekommen soll.

Der Titel lässt sich mit Personalisierungs-Tags befüllen, zum Beispiel "%FIRSTNAME% %LASTNAME% – Erstberatung", sodass jeder automatisch erstellte Deal einen lesbaren, individuellen Namen bekommt. Der Deal-Wert kann ebenfalls als fester Betrag oder über einen Deal-Custom-Field-Wert übergeben werden.

Bewährte Auslöser für automatische Deal-Erstellung

• Jemand füllt ein Kontaktformular aus oder bucht einen Termin über eine Buchungs-App: Deal landet in Stage "Erstgespräch vereinbart" mit dem gebuchten Service als Titel.
• Ein Kontakt erreicht einen definierten Lead-Scoring-Schwellenwert: Deal landet in Stage "Qualifizierter Lead" – ein Ansatz, der im Beitrag zu Deal-Automationen in ActiveCampaign ausführlich beschrieben wird.
• Site-Tracking registriert den dritten Besuch auf der Preisseite innerhalb einer Woche: Deal landet in Stage "Interesse signalisiert".
• Eine bestimmte E-Mail wird geöffnet und ein Link darin angeklickt: Deal für das betreffende Produkt wird mit dem Listenpreis als Schätzwert angelegt.
• Eine Webinar-Anmeldung geht über ein ActiveCampaign-Formular ein: Deal "Webinar-Lead" mit Wert 0 EUR, der nach dem Gespräch manuell aktualisiert wird.

Ein wichtiger technischer Hinweis: Die Automation erstellt bei jedem Durchlauf einen neuen Deal – auch wenn für denselben Kontakt bereits einer existiert. Wenn du das vermeiden willst, baue eine If/Else-Bedingung vor die Deal-Aktion: "Führe nur aus, wenn der Kontakt keinen offenen Deal in Pipeline X hat." Das verhindert Dubletten ohne manuelle Kontrolle und hält die Pipeline sauber, auch wenn derselbe Kontakt mehrfach einen Trigger auslöst.

Deals per Import oder API anlegen – wann welche Methode passt

Per Import – der Weg bei CRM-Wechsel

Wenn du aus einem anderen CRM oder aus einer Tabellenkalkulation wechselst, ist der CSV-Import der schnellste Weg, einen Anfangsbestand in ActiveCampaign zu bringen. Der Import läuft über Kontakte → Importieren; in der Spaltenzuordnung wählst du Deal-Felder aus.

Was beim Import zu beachten ist:

• Die Pipeline muss vor dem Import existieren; eine neue Pipeline lässt sich nicht während des Imports anlegen.
• Stage-Namen gibst du als exakte Bezeichnung an, wie sie in ActiveCampaign heißt – Groß- und Kleinschreibung wird geprüft.
• Der Währungswert muss als Zahl ohne Tausendertrennzeichen übergeben werden (also 15000, nicht 15.000 oder 15,000).
• Kontakte und Deals werden in einem Schritt importiert; die Kontakt-E-Mail ist der Schlüssel, der bestehende Kontakte identifiziert und Dubletten vermeidet.
• Custom Fields am Deal lassen sich beim Import ebenfalls befüllen, wenn die Spaltenbezeichnung in der CSV mit dem Feldnamen in ActiveCampaign übereinstimmt.

Der Import eignet sich für den Erstbestand; für laufende Deal-Eingaben aus externen Systemen ist die API oder eine native Integration dauerhaft die bessere Lösung.

Per API – für direkte Systemanbindungen

Die ActiveCampaign API bietet einen Endpunkt zum Anlegen von Deals: POST /api/3/deals. Das ist relevant, wenn externe Systeme direkt Deals anlegen sollen, ohne den Umweg über eine Automation oder einen manuellen Import.

Typische Szenarien für die API-Methode:

• Ein Webshop legt automatisch Deals für nicht abgeschlossene Warenkörbe über einem bestimmten Warenkorbwert an, inklusive Produktnamen als Deal-Titel und Warenkorbwert als Deal-Wert.
• Ein eigenes CRM oder ERP sendet neue qualifizierte Leads direkt als Deals in eine spezifische Pipeline, ohne dass ein Mensch dabei eingreifen muss.
• Eine Buchungsplattform übergibt nach einer Terminbuchung einen Deal mit dem gebuchten Service als Titel und dem Paketpreis als Wert.

Die API verlangt einen API-Key (Einstellungen → Entwickler) und sendet Daten als JSON. Für Teams ohne eigene Entwickler-Ressourcen bieten Zapier und Make native ActiveCampaign-Aktionen, die denselben Effekt erzielen: Ein Trigger in einem externen Tool löst eine "Create Deal"-Aktion in ActiveCampaign aus, ohne dass Programmiercode geschrieben werden muss.

Benutzerdefinierte Felder am Deal: Deal-Informationen passgenau erfassen

ActiveCampaign kennt Custom Fields nicht nur an Kontakten, sondern auch an Deals. Das ist einer der am häufigsten übersehenen Punkte beim CRM-Setup. Standard-Deal-Felder sind für allgemeine Fälle gemacht; dein Vertriebsprozess hat höchstwahrscheinlich spezifische Informationen, die nirgendwo sonst strukturiert abgebildet werden können.

Custom Fields am Deal legst du unter Einstellungen → Felder → Deal-Felder an. Verfügbare Typen sind Text, Zahl, Datum, Dropdown, Kontrollkästchen und Währung. Diese Felder erscheinen dann im Deal-Profil und können in Berichten, Automationen und Segmentierungen verwendet werden.

Sinnvolle Deal-Custom-Fields in der Praxis

• Projektart: Dropdown mit Werten wie "Erstberatung", "Agenturleistung" oder "Software-Lizenz" – erlaubt Pipeline-Auswertung nach Leistungstyp, unabhängig vom Deal-Titel.
• Budget-Rahmen: Dropdown mit Bandbreiten (unter 5.000 EUR, 5.000 bis 20.000 EUR, über 20.000 EUR) – hilfreich, wenn der exakte Wert noch verhandelt wird und ein Schätzwert im Wert-Feld nicht aussagekräftig ist.
• Entscheidungsträger: Textfeld für den Namen der Person, die final entscheidet – besonders im B2B-Vertrieb mit mehreren Kontakten an einem Deal.
• Akquisitionskanal: Dropdown (Empfehlung, Inbound, Kaltakquise, Event) – für Herkunfts-Auswertungen nach Pipeline-Abschluss, die zeigen, welcher Kanal die wertvollsten Deals liefert.
• Vertragsstart: Datumsfeld – nützlich, wenn nach Vertragsabschluss automatisierte Onboarding-Sequenzen starten sollen, die an dieses Datum gebunden sind.

Custom Fields an Deals und Kontakten unterscheiden sich in einem wichtigen Punkt: Kontaktfelder gelten für die Person über alle Deals hinweg; Deal-Felder gelten für diese spezifische Verkaufschance. Wenn jemand zwei Deals hat, kann jeder Deal eine andere Projektart oder einen anderen Akquisitionskanal tragen, ohne dass die Kontaktdaten verändert werden. Der Beitrag zu benutzerdefinierten Feldern für Deals zeigt, wie sich Custom Fields auch in Berichten und Automations-Bedingungen nutzen lassen.

Typische Fehler beim Deal-Setup – und wie du sie behebst

Die meisten Probleme beim Deal-Management entstehen nicht beim Anlegen selbst, sondern durch Entscheidungen, die beim ersten Setup getroffen werden und später schwer zu ändern sind.

Zu viele Pipelines für zu wenige Prozesse

Viele beginnen mit mehreren Pipelines: eine pro Produkt, eine pro Team, eine "für später". Das Ergebnis ist ein CRM, in dem niemand mehr weiß, wo welcher Deal hingehört. Die Faustregel lautet: eine Pipeline pro grundlegend unterschiedlichem Verkaufsprozess. Wenn zwei Prozesse dieselben Stages haben und dieselben Entscheidungen verlangen, brauchen sie keine separate Pipeline. Ein Deal-Custom-Field "Produktkategorie" leistet die Trennung, ohne die Pipeline-Ansicht zu zersplittern.

Deal-Titel ohne Aussagekraft

Titel wie "Neue Anfrage" oder "Interessent" machen die Kanban-Ansicht nach zwei Wochen unlesbar. Etabliere eine verbindliche Titelkonvention und baue sie in Automationen ein, die Deals automatisch anlegen. Personalisierungs-Tags ermöglichen Titel wie "%FIRSTNAME% %LASTNAME% – Webinar-Lead" direkt aus der Automation heraus, ohne manuelle Nacharbeit.

Deal-Wert bleibt dauerhaft leer oder auf null

Ein Deal ohne Wert ist im Pipeline-Forecast unsichtbar. Selbst wenn der endgültige Wert noch nicht verhandelt ist, setzt du einen Schätzwert. Das ist keine Zusage, sondern eine Planungsgrundlage. Wer das systematisch weglässt, kann die wertvollste Pipeline-Funktion nicht nutzen: die Prognose, wie viel Umsatz in den nächsten 30, 60 oder 90 Tagen erwartet werden kann.

Zu späte Deal-Erstellung

Wer Deals erst anlegt, wenn das Angebot versendet wird, verliert alle Daten aus der Qualifizierungsphase. Je früher ein Deal angelegt wird, desto nützlicher wird die Pipeline – weil sie zeigt, wie viele Interessenten in welcher Phase stecken und wo Engpässe entstehen. Ein früh angelegter Deal, der sich als unqualifiziert herausstellt, kann auf "Verloren" gesetzt und archiviert werden; das zerstört keine Daten, sondern erzeugt wertvolle Conversion-Daten für die Vertriebs-Auswertung.

Automatische Deal-Erstellung ohne Dubletten-Schutz

Sobald Automationen Deals anlegen, entsteht das Risiko, dass derselbe Kontakt mehrfach dieselbe Automation durchläuft und doppelte Deals bekommt. Vor jede automatische Deal-Erstellung gehört eine Bedingung, die prüft, ob bereits ein offener Deal desselben Typs für diesen Kontakt existiert. Das lässt sich im Automation Builder über "Kontakt hat Deal in Pipeline X" als If/Else-Bedingung abbilden, ohne dass Entwicklerwissen nötig ist.

Account und Kontakt nicht verknüpft

Im B2B-Bereich entstehen Berichte auf Account-Ebene nur dann korrekt, wenn Kontakte auch tatsächlich einem Account zugeordnet sind. Wenn ein Deal aus einem Kontaktprofil heraus angelegt wird, der keinem Account angehört, erscheint der Deal nicht in der Account-Übersicht – auch wenn du nachträglich den Account am Deal einträgst. Den Kontakt erst dem Account zuordnen, dann den Deal anlegen: das ist die richtige Reihenfolge.

Häufige Fragen

Kann ich einen Deal nachträglich in eine andere Pipeline verschieben?

Ja. Im Deal-Profil findest du oben das Pipeline- und Stage-Feld, das du direkt bearbeiten kannst. Beim Verschieben in eine andere Pipeline wählt ActiveCampaign automatisch die erste Stage der Ziel-Pipeline aus. Automationen, die auf Stage-Wechsel reagieren, feuern dabei wie bei einem regulären Stage-Wechsel. Das ist beim Verschieben wichtig, um ungewollte Automationsschritte zu vermeiden – prüfe vorher, ob Automationen für die Ziel-Pipeline aktiv sind.

Was passiert mit einem Deal, wenn ich den Hauptkontakt lösche?

Wenn du den Hauptkontakt eines Deals löschst, wird auch der Deal gelöscht – das ist nicht rückgängig zu machen. Wenn der Kontakt nur inaktiv sein soll, setze ihn auf "Abgemeldet" oder archiviere ihn statt ihn zu löschen. Deals mit mehreren Kontakten bleiben erhalten, wenn nur ein sekundärer Kontakt entfernt wird; gelöscht wird ein Deal nur, wenn der Hauptkontakt des Deals selbst gelöscht wird.

Wie viele Deals kann ein Kontakt gleichzeitig haben?

Es gibt keine technische Obergrenze. Ein Kontakt kann beliebig viele Deals in unterschiedlichen Pipelines haben. Ob das sinnvoll ist, hängt vom Prozess ab. In der Praxis bewährt sich die Regel: maximal einen offenen Deal pro Pipeline und Kontakt. Sind mehrere Deals gleichzeitig aktiv, wird die Pipeline-Auswertung schnell unscharf, weil unklar ist, worauf der Verkaufsprozess gerade fokussiert ist.

Kann ich Deal-Felder in E-Mail-Vorlagen verwenden?

Ja. ActiveCampaign stellt Deal-Personalisierungs-Tags bereit, die in E-Mails eingefügt werden können, die aus einer Automation heraus versendet werden – etwa für Deal-Titel, Deal-Wert oder benutzerdefinierte Deal-Felder. In manuell versendeten Kampagnen stehen diese Tags nicht zur Verfügung, weil eine Kampagne keinem spezifischen Deal zugeordnet ist. Der Einsatz empfiehlt sich besonders für automatische Bestätigungsmails, die relevante Deal-Informationen für den Kontakt zusammenfassen.

Ist es möglich, einen Deal mehreren Benutzern zuzuteilen?

Ein Deal hat immer genau einen Inhaber. Wenn mehrere Personen an einem Deal arbeiten sollen, gibt es zwei Wege: Entweder wechselt der Inhaber je nach Phase per Automation beim Stage-Wechsel, oder du nutzt Tasks und Notizen im Deal-Profil, um anderen Nutzern Aufgaben zuzuweisen, ohne den Inhaber zu ändern. Tasks lassen sich in ActiveCampaign einem beliebigen Teamnutzer zuordnen und erscheinen in dessen Aufgabenliste.

Welche Deal-Berichte stellt ActiveCampaign bereit?

Im Bereich Berichte → Deals findest du Auswertungen zu Pipeline-Wert je Stage, gewonnene und verlorene Deals nach Zeitraum, durchschnittliche Deal-Laufzeit und Abschlussquoten je Pipeline. Für detailliertere Auswertungen – etwa Deals nach Custom Field oder nach Inhaber über mehrere Pipelines hinweg – lassen sich Berichte über die API oder mit einem BI-Tool wie Google Looker Studio auf Basis eines Daten-Exports aufbauen.

Wer Deals nicht nur anlegt, sondern systematisch durch Automationen steuern will – Stage-Wechsel bei Klick, automatische Follow-up-Tasks, gewonnene Deals als Trigger für Onboarding-Sequenzen –, findet in der ActiveCampaign-Betreuung bei Advertal Unterstützung für den Aufbau eines CRM-Setups, das den Vertrieb entlastet statt belastet.